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Datenmanagement ist kein Luxus: 5 Handlungsempfehlungen für Mittelständler

Datenmanagement Software für KMU

Daten und das dazugehörige Datenmanagement sind entscheidende Erfolgsfaktoren für KMU. (Foto: SAP/ Reto Klar)

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Du denkst, datenbasierte Unternehmensstrategien sind nur was für Konzerne? Hier erfährst du, wie professionelles Datenmanagement auch kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, ihre Daten nachhaltig zu Erfolgstreiber machen.

Daten werden gern als das Gold unserer heutigen Zeit bezeichnet. Dennoch nutzt nur etwa ein Drittel aller mittelständischen Unternehmen eine Business-Intelligence-(BI)/Analysesoftware – und nur etwa 17 Prozent haben eine unternehmensweite Datenmanagementstrategie. Diese fünf Tipps geben dir Orientierung, wie du dich der Herausforderung Datenmanagement stellen solltest.

1. Den Blick in Richtung Zukunft wenden

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SAP ist global führender Anbieter von Unternehmenssoftware und Dienstleistungen und unterstützt weltweit auch 250.000 Mittelstandskunden auf dem Weg in die digitale Zukunft.

Kleine und mittelständische Unternehmen sind einem hohen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Für sie ist es besonders wichtig, sich von der (teilweise größeren) Konkurrenz abzuheben und ihr immer einen Schritt voraus zu sein. Seit einigen Jahren stehen mit vorausschauenden Analysen (sogenannten Predictive Analytics) Methoden zur Verfügung, die es auf Basis umfassender Algorithmen und komplexer mathematischer/statistischer Modelle ermöglichen, Optimierungspotenziale und Geschäftschancen zu identifizieren und entsprechende Handlungsoptionen abzuleiten. Wer das nicht nutzt, sondern Analysewerkzeuge nur zur Betrachtung und Auswertung historischer Daten einsetzt, vergibt vielleicht wertvolle Chancen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu erspielen und Anstöße für innovative Produkte und Geschäftsmodelle zu finden.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind oft nah an ihren Kunden, kennen diese gut und haben intuitiv ein Gefühl dafür, wer zufrieden oder unzufrieden ist und in welche Richtung man mit seinen Produkten und Angeboten zukünftig gehen sollte. Intuition ist hilfreich und wichtig – aber planen und verwalten kann man letztlich nur, was auch messbar ist. Deshalb lohnt es sich, beide Herangehensweisen zu verknüpfen und die eigenen Annahmen mit belastbaren Daten zu überprüfen und zu präzisieren.

2. Daten wie jede andere Ressource behandeln

Wenn im Unternehmen öfter Sätze fallen wie „Mit diesem Datenthema befassen wir uns, wenn im Kerngeschäft alles stabil läuft und wir ein bisschen Luft haben“, zeigt das, dass dem Datenmanagement noch nicht genug Gewicht beigemessen wird. Für viele Firmen ist es inzwischen überlebenswichtig, datengetrieben zu arbeiten. Daten stellen für diese Unternehmen eine zentrale Ressource dar und sollten von der Geschäftsführung auch als solche behandelt werden. Das bedeutet unter anderem, die Schaffung einer datenorientierten Kultur hoch einzupriorisieren und angemessene Budgets zur Erhebung, Archivierung, Pflege, Analyse und Interpretation von Daten bereitzustellen.

3. Den Fortschritt im Datenmanagement regelmäßig überprüfen

Gutes Datenmanagement ist kein Projekt, sondern ein fortlaufender, iterativer Prozess. Der Fortschritt dieses Prozesses muss regelmäßig überprüft werden. Dafür sollte man sich die folgenden sechs Fragen stellen:

  • Können neue oder bisher inaktive Datenquellen zügig in die bestehenden Daten integriert werden?
  • Werden neue Kennzahlen schnell in die Betriebsabläufe eingebunden und können Unternehmensanforderungen zügig in neue Kennzahlen übertragen werden?

  • Besteht umfassende Kenntnis der Datenressourcen?

  • Kann auf neue Vorschriften und Datenanfragen schnell reagiert werden?

  • Ist es möglich, Dashboards, Berichte oder Analyseanwendungen für verschiedene Zielgruppen ohne großen Zeitaufwand zu entwickeln?

  • Können neue Erkenntnisse in operative Anwendungen eingebunden werden, ohne dass die vorhandene Softwareinfrastruktur grundlegend umgestaltet werden muss?

Und letztlich gilt dabei: Nicht nur drüber nachdenken, sondern testen, testen, testen!

4. Datenmanagement ganzheitlich denken

Die Datenmengen, die selbst in kleinen Unternehmen anfallen, werden immer größer. Außerdem kommen ständig neue Datenquellen und -typen hinzu. Diese unterschiedlichen Datensätze sinnvoll zu koordinieren und zu bündeln, ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen – sowohl auf der Prozess-, als auch auf der technischen Seite. Schnell bilden sich sonst Datensilos, die die Entscheidungsfindung erschweren und die Zusammenarbeit behindern. Kollege X aus dem Einkauf führt Excel-Tabellen, die nur er versteht, während Kollegin Y aus dem Vertrieb irgendeine Software nutzt, die ihr früherer Chef mal nützlich fand? Wollte man die Daten der beiden Abteilungen verknüpfen, um zusätzliche, neue Erkenntnisse zu gewinnen, würde das schwierig werden.

Um solche Szenarien zu verhindern, ist es wichtig, eine unternehmensweite Strategie zu haben, die festlegt, welche Daten wann, wie, wie und von wem erhoben, verwaltet und analysiert werden sollen. Auch aus rechtlichen Gründen ist dahingehend Transparenz nötig.

Um den Einstieg zu finden, ist es sinnvoll, den Ist-Stand detailliert aufzunehmen und zu schauen, an welchen Stellen zusätzliche Daten hilfreich wären oder wo Informationen noch nicht optimal abgebildet sind. Müssen Prozesse verbessert oder neu geschaffen werden? IT und Fachbereiche sollten dabei Hand in Hand arbeiten – und neben den eigenen Anforderungen immer die Gesamtstrategie des Unternehmens im Kopf haben.

5. Auch bei der Software Klein-Klein vermeiden

Ein zentraler Aspekt bei der Konzeption und Umsetzung einer einheitlichen Daten-Strategie ist die Wahl der passenden Software. Zukunftsfähige ERP-Lösungen etwa sollten über eine flexible Architektur, offene Schnittstellen und Lösungsbausteine verfügen, um maximal anbindbar zu sein.

Auf so einen integrativen Ansatz setzt SAP: Die ERP-Lösungen des Unternehmens lassen sich bei Bedarf durch Fachbereichslösungen ergänzen. Moderne Analyselösungen mit integrierten Technologien wie Machine Learning oder künstlicher Intelligenz ermöglichen dabei eine hohe Effizienz in der Datenanalyse. All das wird auf einer digitalen Plattform gebündelt, die ein effizientes Datenmanagement und das Vorantreiben von innovativen Services und Produkten unterstützt.

SAP verzeichnet weltweit 250.000 Mittelstandskunden und hat sicher auch die passende Lösung für dein Business.

Du willst wissen, welche neue Technologien dein Unternehmen in Sachen Datenmanagement voranbringen? Das zweitägige Event SAP NOW Berlin ist ein guter Startpunkt, um deinen Weg in die digitale, datengetriebene Zukunft zu planen und innovative Lösungen und Best Practices von vielen mittelständischen Unternehmen kennenzulernen. Den Termin und die Agenda findest du online!

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