Sponsored Post Was ist das?

Archiv war gestern! So geht Datenspeicherung heute

Schnee von gestern: Wie Datenmanagement heute funktioniert. (Foto: Shutterstock / Stock-Asso)

Lesezeit: 3 Min. Gerade keine Zeit? Jetzt speichern und später lesen

Anzeige

Rasant wachsende Datenbestände, eine unübersichtliche Software-Landschaft, immer neue gesetzliche Anforderungen … Irgendwann ist das alte Dokumentenarchiv am Limit – ein neues muss her. Was ein zukunftssicheres Archivsystem können muss.

Archivsysteme sind von Natur aus langfristig ausgelegt. Doch in den letzten 20 Jahren hat sich einiges getan. Zum einen müssen Datenmengen in einer völlig anderen Größenordnung verarbeitet werden, alte Systeme können damit nicht mehr umgehen. Zum anderen eröffnen neue Technologien ungeahnte Möglichkeiten zum Umgang mit Daten und zur Entwicklung langfristig nutzbarer Dokumentenmanagementsysteme.

Welche Probleme können durch ein altes Archivsystem entstehen?

OPTIMAL SYSTEMS
OPTIMAL SYSTEMS

Software für Macher – OPTIMAL SYSTEMS ermöglicht mit yuuvis® die Entwicklung hoch skalierbarer und leistungsfähiger Content-Management-Anwendungen.

Wer ein Archivsystem nutzt, das vor 10 oder 20 Jahren aufgesetzt wurde, hat vermutlich inzwischen mit einigen Problemen zu kämpfen:

  • Das alte Archivsystem kann die schnell wachsende Datenmenge nicht bewältigen, da es schlecht skalierbar ist.
  • Nach einer Unternehmensübernahme oder -fusion passen die beiden Systeme nicht zusammen.
  • Das bisher genutzte System wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt, was zu Inkompatibilitäten und Sicherheitsrisiken führen kann.
  • Durch einen Technologiewechsel sind die Schnittstellen des Archivsystems nicht mehr kompatibel mit anderen im Unternehmen genutzten Anwendungen.
  • Das alte Archivsystem erfüllt nicht mehr die aktuellen gesetzlichen Compliance-Anforderungen.
  • Das System ist komplex, unüberschaubar und teuer in Betrieb und Wartung.

Gute Gründe für einen Wechsel – wäre dieser nur nicht so riskant und kostspielig. Doch das Festhalten an einem alten System verlangsamt die Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Mit gravierenden Folgen: Durch die drohende Inkompatibilität mit anderen Anwendungen wird die Modernisierung der gesamten Systemlandschaft immer weiter hinausgezögert. Aktuelle Technologien können somit nicht eingesetzt werden – und das Unternehmen verliert den Anschluss an den Wettbewerb.

Zukunftssicherheit: Wenn wechseln, dann richtig

Vor dem Wechsel zu einem neuen Archivsystem empfiehlt es sich, das komplette Dokumentenmanagement auf den Prüfstand zu stellen. Dazu gehören technische, rechtliche und organisatorische Aspekte. Daraus ergibt sich ein Archivierungskonzept, das unter anderem Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte regelt sowie die Form und Struktur der zu archivierenden Daten definiert.

Eine Systemmigration ist unbestritten ein aufwändiges Unterfangen. Um möglichst selten darauf zurückgreifen zu müssen, lohnt die Investition in ein System, das mit dem Unternehmen wächst und sich an zukünftige Anforderungen anpassen kann. Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden:

Skalierbarkeit: Um auch in 10 bis 15 Jahren noch genug Platz für alle archivierungspflichtigen Inhalte zu bieten, muss das System mit den Daten wachsen. Dazu sollte es zukunftsfähige Technologien einsetzen, wie zum Beispiel Microservices und containerbasierte Architekturen.

Plattformunabhängigkeit: Die Implementierung offener Standards erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das System auch in Zukunft lauffähig und integrierbar bleibt. Da die Spezifikationen frei verfügbar sind, können viele Anbieter darauf basierende Anwendungen entwickeln. Bereits existierende Bausteine und Protokolle erleichtern die Erstellung von Anwendungen und sorgen für bessere Interoperabilität und Portabilität. Durch die hohe Bekanntheit der Standards stehen mehr qualifizierte Entwickler zur Verfügung. Zudem sind Datenformate und Schnittstellen nicht von einzelnen Anbietern abhängig und können auch von zukünftigen Anwendungen gelesen werden.

Kostenkontrolle: Neben den aktuellen Wartungskosten ist entscheidend, dass das System eine langfristige Perspektive besitzt – damit nicht schon in drei Jahren der nächste Wechsel fällig wird.

Ein modernes Archivsystem wächst mit deinen Anforderungen. (Grafik: OPTIMAL SYSTEMS)

Moderne Archivierung mit Content Services

Ein Beispiel für ein solches System ist yuuvis® Momentum. Das Werkzeug stammt vom deutschen Anbieter OPTIMAL SYSTEMS und eignet sich zum Aufbau professioneller Lösungen für das Content- und Informationsmanagement. Es verwaltet beliebig große Datenbestände mit Metadaten – auch mit Milliarden binären Dokumenten, egal welchen Dateiformats – und bietet eine schnelle Volltextsuche. yuuvis® Momentum basiert auf Microservices, die mit Docker-Containern realisiert und mit Kubernetes orchestriert werden – dem State-of-the-Art für Cloud-Plattformen. Es läuft auf allen Systemen, die Kubernetes unterstützen – on-premises auf eigenen Rechnern oder auf beliebigen privaten oder öffentlichen Cloud-Diensten sowie in hybriden Szenarien.

Zusammenfassung: Welche Vorteile bietet ein modernes Archivsystem?

Ein modernes Archivsystem schafft ein ruhiges Gewissen, denn es

  • wächst mit der Menge an Daten und Nutzern;
  • lässt sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren dank zukunftsfähiger Technologie, Plattformunabhängigkeit und kompatibler Schnittstellen;
  • spart Kosten durch Nutzung von Open-Source-Technologien statt proprietärer Datenbanken und Server;
  • vereinfacht die Systemlandschaft, da nur die Komponenten eingesetzt werden, die das Unternehmen benötigt;
  • unterstützt die Compliance durch Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung, Löschung und Zugriffsbeschränkung.

Mehr zur Erstellung eines Archivierungskonzepts sowie Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung der Migration findest du im Whitepaper von yuuvis®.

Zum Download
Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus!

Hey du! Schön, dass du hier bist. 😊

Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus, um diesen Artikel zu lesen.

Wir sind ein unabhängiger Publisher mit einem Team bestehend aus 70 fantastischen Menschen, aber ohne riesigen Konzern im Rücken. Banner und ähnliche Werbemittel sind für unsere Finanzierung sehr wichtig.

Danke für deine Unterstützung.

Digitales High Five,
Luca Caracciolo (Chefredakteur t3n) & das gesamte t3n-Team

Anleitung zur Deaktivierung