Ratgeber

Dialog statt Monolog: So profitieren Redner und Zuhörer von dialogorientierten Präsentationen

Mit diesen Tipps und Tricks wird jede Präsentation zum Erfolg. (Grafik: Shutterstock)

Seit über 20 Jahren wird – einerlei, ob intern oder bei Kunden – nach Schema F präsentiert, sodass Zuhörer gelangweilt sind. Um sie für sich zu gewinnen, ist dialogorientiertes Präsentieren das Mittel der Wahl.

Weil viele Geschäftsführer und Mitarbeiter so genervt von Präsentationen sind – sei es aufgrund des eintönigen Vortrags oder der aufwendigen Erstellung –, überlegen einige Unternehmen, Präsentationen komplett zu verbannen. Doch das ist unmöglich, da sie als Medium, um schnell und anschaulich Informationen zu vermitteln, nicht mehr wegzudenken sind. Innerhalb der letzten Jahre haben sich die Anforderungen an Referenten gewandelt. Zuhörer erwarten ein professionelles Auftreten, ein entsprechendes Equipment (Beamer, Laptop und Präsentationssoftware) und dass der Vortrag durch Bilder und Dokumente – wie Handouts – sinnvoll unterstützt wird. Wenn der Redner das Gesagte an den passenden Stellen mit Infografiken illustriert, wertet das die Präsentation auf und durchzieht sie wie ein roter Faden.

Präsentationen auf Zielgruppen zuschneiden

Beim Content-Marketing, zum Beispiel bei der Lead-Generierung, ist es notwendig, Content – etwa ein E-Book, ein Whitepaper oder eine Checkliste – an die jeweilige Zielgruppe anzupassen. Das ist zwar mit hohem Aufwand verbunden, bringt Unternehmen aber deutlich mehr qualifizierte Leads, auf die die eigenen Produkte oder Dienstleistungen abzielen. Dasselbe lässt sich auf Präsentationen übertragen. Vor allem Kunden merken recht schnell, ob der Vertriebsmitarbeiter sich die Mühe gemacht hat, die Präsentation auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden. Doch nicht immer weiß ein Mitarbeiter, wer seine Zuhörer sein werden. Mitunter haben diese völlig unterschiedliche Funktionsbereiche. Eine Präsentation für einen Geschäftsführer sollte anders aufgebaut sein als für einen Marketingleiter. Doch wie kann der Vortragende es nun schaffen, alle Zuhörer für sich zu gewinnen?

Eine Geschichte kreieren

Sehr hilfreich ist hier eine Methode, die man aus dem Marketing kennt. Mit Storytelling versuchen Unternehmen, Emotionen und Informationen zu übermitteln. Dafür inszenieren sie packende, mitreißende Geschichten. Inzwischen gibt es viele Mittel – Video, Bilder, Animationen, Audiofiles –, mit denen genau das gut gelingt. Doch eine Geschichte ist nur dann überzeugend, wenn sie Menschen in den Bann zieht. Ein dramaturgischer Aufbau ist dafür essenziell – und das gilt auch für Präsentationen. Das muss aber nicht die im Storytelling oftmals skizzierte Heldenreise sein, sondern zumeist reichen schon kleinere Anekdoten, eine angemessene Sprechweise, eine hochwertige Bildauswahl und eine einheitliche Gestaltung der Präsentation.

Dialog statt Monolog

Der Vortragende macht vieles richtig, wenn er diese Aspekte berücksichtigt und die Präsentation dialogorientiert gestaltet. Das bedeutet, die Zuhörer direkt in die Präsentation einzubeziehen und sie den Verlauf des Vortrags mitbestimmen zu lassen. Das erfordert eine Portion Mut, insbesondere von unsicheren Rednern, da man sehr spontan auf die Wünsche und Bedürfnisse der Zuhörer reagieren muss. Aber es macht auch eine entsprechende Anpassung der Präsentation notwendig – durch Verlinkungen, Bilder und Co., was also durchaus mit Aufwand verbunden ist. Diese Vorbereitung und diese interaktive Form der Präsentation generiert dafür ganz sicher Aufmerksamkeit und reißt die Zuhörer bis zum Ende mit.

Nähe zum Zuhörer schaffen

Für eine dialogorientierte Präsentation kommt es darauf an, Nähe zu den Zuhörern zu schaffen. Dabei sollte der Redner seinen Vortragsort berücksichtigen. Physische Hindernisse, etwa ein Pult, können den Abstand zwischen Publikum und Bühne – und damit den Abstand zum Redner – vergrößern. Diese Hindernisse werden allzu oft ignoriert. Für eine möglichst interaktive Beziehung zwischen Vortragenden und Publikum ist ein Minimum an Distanz erstrebenswert. Die Vortragssituation spielt dabei eine wichtige Rolle. In einem kleinen Raum können Vortragende anders agieren als in einem großen Saal. Aber selbst in einer großen Location können Redner Nähe schaffen, indem sie auf die Leute zugehen, konkrete Rückfragen stellen und darauf verzichten, das Pult zu nutzen. Wenn sie besonders emotionale Inhalte vermitteln wollen, kann es sogar hilfreich sein, sich auf die Ebene des Publikums zu begeben, indem Redner die Bühne verlassen und sich bücken oder hinknien.

Technologische Basis schaffen

Doch nicht nur die emotionale Komponente ist bei einer dialogorientierten Präsentation von Bedeutung: Um Zuhörer aktiv mit einzubeziehen, sollte die Software über bestimmte Funktionalitäten verfügen. Es gibt zum Beispiel den Zoom-Effekt, mit dem Nutzer Folienübersichten erstellen können. Klickt der Vortragende auf eine Stelle in der Folie, wird der Inhalt in diesem Bereich automatisch herangezoomt. Damit können Benutzer Informationen vergrößern und sich gemeinsam mit den Zuhörern interaktiv durch die Präsentation bewegen. Ein solcher Effekt kann sehr nützlich sein, wenn ein Mitarbeiter Quartalszahlen vorstellt und seitens des Publikums eine Rückfrage zu den Daten kommt.

Apropos Infografiken: Mit diesem Stilmittel lassen sich komplexe Informationen verständlich darstellen. Ganz gleich ob Trends, Statistiken oder Prozesse – eine Visualisierung von komplexen Themen ist in vielen Fällen wertvoll. Im dialogorientierten Präsentieren erweist sich das als hilfreich, da Vortragende und Zuhörer über einzelne Aspekte einer Grafik in den Austausch treten und auf Basis der Zahlen eine Diskussion führen können.

Flat Design und Morph-Effekt sind in

Die Präsentation muss nicht jeden neuen Trend aufgreifen, sondern zeitlos, elegant und ansprechend wirken. 3D-Effekte, bis vor wenigen Jahren noch ein großes Gimmick, sind inzwischen beinahe vollständig verschwunden. Nutzer greifen jetzt auf das Flat Design zurück, eine flache Darstellungsweise von Grafiken, Icons oder Diagrammen. Diese können Anwender mit dem Morph-Effekt visuell aufbereiten. Hiermit lassen sich in der Präsentation – sehr einfach und ohne Programmierkenntnisse – Übergangseffekte schaffen. So ergeben sich völlig neue, innovative Darstellungsoptionen. Möglich sind filmartige Animationen oder Erklärvideos. Bei diesen Animationen handelt es sich nicht um einfache GIFs, sondern professionell aussehende Videos, die das Programm aus der Präsentation extrahiert und welche Unternehmen anschließend auch im Content-Marketing verwenden können.

Alle Tipps sind nichts wert, wenn …

Selbst wenn Vortragende diese Hinweise befolgen, gilt weiterhin vor allem eins: Eine gute Präsentation sollte das Ziel verfolgen, Zielgruppen zu erreichen und die Zuhörer für sich zu gewinnen. Wenn es allerdings am Know-how über die Erstellung von Präsentationen mangelt, sich Anwender zu sehr in Details verlieren und Aussagen nicht gut vermitteln können, führen selbst die besten Tipps nicht zum gewünschten Ziel. Für die perfekte Präsentation gibt es keine Formel. Grundprinzipien sollten jedoch alle Nutzer befolgen – hinsichtlich der Textlänge auf jeder Folie, der Struktur eines Vortrags, eines guten Handouts und des pointierten Ausformulierens von Kernaussagen. Für eine interaktive Präsentation ist es wichtig, mit den Zuhörern in den Dialog zu treten, Rückfragen zu stellen und spontan auf Kritik reagieren zu können.

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