Interview

Auf diese Tools setzt Smartsteuer

Björn Waide von Smartsteuer (Foto: Smartsteuer)

In unserer Artikelserie „Auf diese Tools setzt …“ gewähren bekannte Internetfirmen aus Deutschland seltene Einblicke in ihren Tech-Stack. Heute an der Reihe: der Dienst für Online-Steuererklärungen Smartsteuer.

t3n: Welches Tool setzt ihr für das HR- und Bewerbermanagement ein?

Um die passenden Leute für unser Team zu finden, setzen wir – neben Empfehlungen – auf Umantis. Das ist eine Talent-Management-Software der Haufe Group, zu der auch Smartsteuer gehört. Für uns ist die Nutzung von Umantis daher quasi familiär bedingt und ein echter Benefit.

t3n: Welches Tool hilft euch beim Kundensupport?

Tatsächlich ist der Customer-Support bei uns als Anbieter von Online-Steuererklärungen – der wir den Prozess so einfach wie möglich gestalten wollen – essenziell und wir achten sehr auf die Sicherheit sensibler Kundendaten. Deshalb nutzen wir hier Jitbit als On-Premise-Version in Kombination mit einer zusätzlich entwickelten Integration von Parlamind zur automatisierten Beantwortung von Kundenanfragen.

t3n: Und wie sieht es bei der Buchhaltung aus?

Noch so ein Vorteil, als „Grown-up“ zu einem Konzern zu gehören: Die Buchhaltung übernimmt die Muttergesellschaft, die SAP-basiert arbeitet.

t3nAuf welches Tool für das Team-Messaging setzt ihr? 

Slack. Und das sogar so intensiv, dass unser Nutzungsverhalten auf die Gestaltung des neuen Smartsteuer-Büros abgefärbt hat! Der Vorteil gegenüber E-Mails mit CC-Kaskaden: Slack bietet „Transparency by default“. Kommuniziert wird in offenen Channels und jeder kann mitlesen. Slack ist schlank, bietet viele Integrationen und erschlägt einen nicht so wie MS-Teams.

t3nIst ein Tool zur Messung der Teamstimmung beziehungsweise zur Optimierung der Unternehmenskultur im Einsatz?

Nein, wir nutzen dazu keine Tools. In der Vergangenheit haben wir ein paar Tools ausprobiert, waren aber nicht zufrieden damit. Seitdem wir bei Smartsteuer jegliche Hierarchien abgeschafft haben und auf Selbstorganisation setzen, halten wir aber regelmäßige Retrospektiven mit dem ganzen Team ab. Dabei kann jeder Feedback zur Stimmung geben oder einfordern.

t3n: Welches CRM-System kommt bei euch zum Einsatz?

Man mag es kaum glauben, aber unser CRM-System haben wir selbst entwickelt. Weil das sehr anspruchsvoll ist, würden wir das heute wahrscheinlich nicht wieder so machen. Aber vor gut zwölf Jahren, als Smartsteuer gegründet wurde, sah die Verfügbarkeit guter Cloud-Tools noch anders aus.

t3nAuch das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung wird heute über Tools abgewickelt. Welche kommen bei euch zum Einsatz?

Zwar setzen wir seit unserer Re-Organisation vor einigen Monaten bewusst nicht mehr auf Methoden wie Scrum, aber die Atlassian Suite mit Confluence und Jira hat sich bewährt. Auch hier sorgen die vielen Integrationsmöglichkeiten dafür, dass die Tools mächtig sind. Für manche Projekte, die weniger IT-lastig sind, darf es aber gern auch ein Trello-Board sein.

t3n: Welche Tools kommen bei euch für das E-Mail-Marketing und die Verwaltung von Newslettern zum Einsatz?

Mit Mailjet setzen wir bewusst auf einen französischen und damit europäischen Anbieter mit DSGVO-Kompatibilität. Der Einsatz von Nicht-EU-Tools für die externe Kommunikation ist immer mit besonders vielen datenschutzrechtlichen Klärungen und Unsicherheiten verbunden, weshalb wir uns für Mailjet entschieden haben.

t3nFast jedes Startup verfügt auch über ein KPI-Dashboard zur Messung von Kennzahlen. Welches nutzt ihr und warum gerade das?

Im Unternehmen gibt es keine starren Strukturen mehr. Jeder kann und soll jederzeit erfahren, was kundenseitig passiert. Dazu haben wir schon seit längerer Zeit eine eigene, pragmatische Lösung zur Transparenz von KPI gefunden: Monitore, die in unserem Büro verteilt hängen und die Daten – übergreifend oder auf Teilaspekte wie Marketing fokussiert – anzeigen. Elasticsearch dient dabei als Datensenke („Data-Lake“) für diverse Unternehmenskennzahlen, aus denen sich die Dashboards auf Dashing-Basis speisen.

t3n: Nutzt ihr auch ein Tool zur Konkurrenzbeobachtung? 

Wir wollen Innovationstreiber sein, aber Google Alerts, Crunchbase und der Blick ins Handelsregister helfen uns dabei, wenn wir doch mal einen Blick auf die Mitstreiter werfen wollen.

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