Sponsored Post Was ist das?

Alle Medien an einem Ort: Zusammenarbeit, Freigaben und Ablagestruktur in der Cloud managen

ASsetmanagement

Alle Teammitglieder an einem Tisch? Mittlerweile ist das eher die Ausnahme! Damit die Zusammenarbeit auch ortsunabhängig gelingt, braucht es eine gute Assetmanagement-Strategie. (Foto: istockphoto.com/rawpixel)

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Marketer müssen oft interdisziplinär und über global verteilte Standorte hinweg Strategien, Botschaften und Creatives entwickeln. In kürzester Zeit sammeln sich dabei zahlreiche Dateien, die es zu organisieren gilt. Wie das klappt, liest du hier!

Canto
Canto

Canto ist Anbieter von Digital-Asset-Management-Software und -Dienstleistungen. Das Unternehmen zählt rund 800 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Du suchst eine Mediendatei. Auf dem Desktop findest du die Version „letzte_Änderungen_final“, der Grafikkollege hat fast zeitgleich „_finalfinal“ auf dem Server abgelegt. Aber die Dateien unterscheiden sich. Du bist dir nicht mehr ganz sicher, was jetzt eigentlich die richtige Version ist und merkst: Ihr braucht langsam ein System.

Wenn Daten nicht eindeutig abgelegt wurden oder nur in einem Ordner auf dem Desktop abgespeichert sind, entstehen Informationsbrüche. Nicht nur bei größeren Konzernen sorgt eine fehlende Struktur schon nach wenigen Monaten für Unübersichtlichkeit. Neue Mitarbeiter benötigen entsprechend lange, um sich voll und ganz in das Tagesgeschäft einbringen zu können. Außerdem: Immer, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder erkranken, gehen zusätzlich noch Wissen und Erfahrungswerte verloren.

Angesichts der Trends hin zum Homeoffice und zur internationalen Kollaboration wird der Aufbau einer sinnvollen Struktur zur erfolgskritischen Herausforderung, der Marketing-Teams auf organisatorischer und technologischer Ebene begegnen müssen. Es braucht teamübergreifende Organisation und transparente Kommunikationsprozesse, um Sicherheit für die Markenwelt zu garantieren und Ressourcen zu schonen. Doch wie geht man das an?

Canto, Anbieter von SaaS- sowie On-Premises-Lösungen für Digital-Asset-Management-Systeme (DAM-Systeme), hat schon viele Unternehmen bei der digitalen Transformation und der Verwaltung digitaler Assets wie Mediendateien, Dokumente und Vorlagen begleitet. Sebastian Picklum, Director Research and Development bei Canto, hat aus den erfolgreich durchgeführten Projekten nicht nur auf technologischer Ebene gelernt, sondern auch Tipps für die Organisation in Teams sammeln können:

1. Klare Richtlinien statt Unsicherheit und Chaos

Marketing-Experte sein heißt oft, Allround-Talent zu sein und abteilungsübergreifende Projekte zu realisieren. Immer im Blick dabei ist die einheitliche Unternehmenskommunikation.

Doch wer ist für was zuständig? Wo ist das neueste Logo zu finden, in der richtigen Auflösung? Mit welchen Schlagworten müssen freigegebene digitale Assets versehen werden, damit die Kollegen sie wiederfinden? Um diese Fragen zu beantworten, braucht es neben dem passenden Tool auch interne Richtlinien, die die Aspekte Brand-Safety und Lizenzsicherheit abdecken. Neben vereinbarten Zielen und Verantwortlichkeiten fußt die interne Kommunikation auf Informationen, die für alle zugänglich sein müssen. Enorm hilfreich sind zentrale Wikis mit klaren Vorgaben, denn sie bilden Unternehmenswissen ab und helfen auch beim Onboarding neuer Mitarbeiter.

Klarheit bedeutet manchmal auch, sich von bisherigen Strukturen abzuwenden und scheinbar unverrückbare Sachverhalte neu zu denken: Zum Beispiel setzt der Logistikkonzern Schnellecke bei der Organisation der unternehmenseigenen digitalen Assets anstatt auf die gewohnten Ordnerstrukturen nur noch auf Suchfunktion und Verschlagwortung. Mit dieser Herangehensweise wird die geschäftliche Bildverwaltung genauso intuitiv wie die private auf dem Smartphone.

2. Ade Tool-Chaos: Reduzierter Ressourcenaufwand durch Zentralisierung

Verschiedenste Abteilungen brauchen immer wieder Zugriff auf sich verändernde und in unterschiedlichsten Dateiformaten vorliegende Logos, auf Excel- sowie Wordvorlagen oder auch Einverständniserklärungen für bestimmte Fotos. Manche Unternehmen nutzen kostenlose Cloud-Lösungen wie Google Drive oder Dropbox für die Dateiablage. Diese stoßen jedoch ab einem gewissen Volumen und gewünschtem Funktionsumfang, gerade in Sachen Sicherheit, an ihre Grenzen.

Besonders im Marketing führt aber ab einem gewissen Umfang an Dateien fast kein Weg mehr an einem professionellen DAM-System vorbei. Die zentrale Plattform organisiert digitale Assets sowie die zugehörigen Lizenzen und Versionen. Diese sind direkt aus dem System in Indesign bearbeitbar. Die Dateien können über Schnittstellen automatisiert in für Websites oder Onlineshops benötigten Größen in Echtzeit an Besucher am Computer und Smartphone ausgespielt werden. Via intelligenter Verschlagwortung werden Bilder vom System automatisch kategorisiert.

Ein zentrales Tool hilft, den Überblick zu behalten. (Foto: istockphoto.com/jacoblund)

3. Rechtlich auf der sicheren Seite sein und bleiben

Wo war gleich wieder die Einverständniserklärung für das Mitarbeiterfoto abgespeichert? Darf ich das Bild für diesen Facebook-Post überhaupt verwenden? Wo dürfen die geschossenen Veranstaltungsfotos auch wirklich verwendet werden? Nur intern oder auch extern? Verletzungen von Persönlichkeitsrechten stellen einen ernstzunehmenden Rechtsverstoß dar, der die Reputation von Unternehmen beschädigen kann.

Ein geeignetes Tool kann Abhilfe schaffen, in dem Lizenzierungsfragen sowie Einverständnisregelungen im Sinne des Datenschutzes direkt mit dem Asset, also beispielsweise dem Mitarbeiterbild, verknüpft abgelegt werden können. Damit ist zum Beispiel jedem Nutzer des Systems, unabhängig von Zeit, Ort und Vorwissen, klar, ob ein Foto auch für Social Media verwendet werden darf – oder nicht.

4. Collaboration Software: Cloud statt lokalem Speicherort?

Die klassische IT-Abteilung, die sich tagtäglich um das Funktionieren der Infrastruktur kümmert, stößt bei verteilten Teams an ihre räumlichen und organisatorischen Grenzen. Daher werden Softwareentscheidungen heute häufig anders getroffen also noch vor wenigen Jahren. Oft ist der lokale oder auch nur unternehmenseigene Server nicht mehr der favorisierte Lösungsansatz. Cloud-Lösungen bieten gerade bei Enterprise-Software den Vorteil, dass oftmals keine Installation, sondern nur noch ein Login via Browser oder App notwendig ist. Die Onboarding-Zeit für die neue Collaboration-Software wird so auf ein Minimum reduziert, genau wie das Ausfallrisiko, da keine Information ausschließlich lokal gesichert ist.

Ihr seid noch auf der Suche nach einer Cloud-Lösung, die euer Team beim Asset-Management unterstützt? Auf canto.de steht eine kostenlose 15-tägige Trial-Version zur Verfügung!

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