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Digital Declutter: Frühjahrsputz für deine digitalen Assets

Frühjahrsputz für deine digitalen Assets: Was Digital Declutter und DAM-Systeme damit zu tun haben. (Grafik: nadia_bormotova/PrettyVectors)

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Wo hat die Kollegin die Datei schon wieder abgelegt und welche ist eigentlich die aktuelle Version? Hier kommen guten Gründe für Digital Declutter und ein Tool-Tipp, mit dem du easy Ordnung in deine digitalen Assets bringst.

Canto gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Digital-Asset-Management-Software und -Dienstleistungen. Rund 800 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie mehr als 2.500 Kunden weltweit vertrauen auf Canto.

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Vielleicht kennst du das Szenario: Der Sales-Kollege ruft an und braucht dringend Unterstützung bei einer Präsentation. Er erklärt dir, welche Abbildungen er sich vorstellt. Du hast sofort ein Bild vor Augen, vor einiger Zeit hast du eine passende Grafik eingekauft. Doch wie sieht es mit den Nutzungsrechten aus? Wo hattest du die Datei damals her und vor allem: Wo ist sie jetzt abgelegt? Du fragst deine Grafikkollegin, die verschiedene Versionen der Datei findet. Spätestens jetzt wird klar: Ihr braucht ein System.

Angesichts des Homeoffice-Booms und der stärkeren internationalen Zusammenarbeit wird der Aufbau einer sinnvollen Struktur immer wichtiger – gerade für Kreativteams. Unübersichtliche Ablage in privaten und teamübergreifenden Ordnern und die fehlende einheitliche Benennung von Dateien sind dabei nur ein paar der Probleme. Bereits produzierter Content, der sich nicht mehr auffinden lässt, oder der doppelte und dreifache Einkauf von Stockbildern kostet am Ende nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven.

Doch wie geht man eine Neuorganisation richtig an?

Digital Declutter – die digitale Inventur

Unter Digital Declutter versteht man eine Inventur aller digitalen Assets, gefolgt von einer Neuorganisation in ein einfacheres, sichereres System. Digitale Assets sind alle computergestützten Dateien, die Nutzungsrechte beinhalten. Das können also sowohl Bilder, Videos, GIFs, Präsentationen aber auch Dokumente und PDFs sein.

Wichtig bei so einer digitalen Inventur ist nicht nur, dass du dir einen Gesamteindruck aller Assets verschaffst und Duplikate und alte Versionen löscht oder archivierst. Achte auch darauf, alle zur Verwendung bereitstehenden Dateien richtig abzulegen. Ein wichtiger Punkt ist dabei die einheitliche Benennung von Dateien. Typische Kategorien können Projekte, Kampagnen oder spezifische Produkte sein.

Verschaffe dir einen Gesamteindruck aller Assets und lösche oder archiviere dabei Duplikate und alte Versionen. (Grafik: cifotart)

Ihr habt als Marketing-Team schon mehrmals versucht, eure interne Ablage zu überarbeiten, früher oder später landet ihr aber immer wieder beim selben unübersichtlichen Chaos? Genau hier kommen Digital-Asset-Management-Systeme (DAM-Systeme) ins Spiel!

Digital-Asset-Management-Systeme

DAM-Systeme werden in vielen Unternehmen eingesetzt, wenn die Entschlackungskur der digitalen Assets weitere Funktionen erfordert. Cropping, die automatische Erstellung verschiedener Ausgabegrößen für Print oder Social, Versionen-Management, Lizenzierung sowie eine detaillierte Rechtevergabe und Sharing-Funktionen sind nur einige Features, die DAM-Systeme bereitstellen. Das Warten auf die Kollegen, die möglicherweise auch noch in einer anderen Zeitzone arbeiten oder gar krank sind, hat damit endlich ein Ende.

Du bist oft auf der verzweifelten Suche nach Bildern, Videos oder Dokumenten? Das hat mit einem DAM-System wie Canto endlich ein Ende. (Foto: Prostock-Studio)

Was unterscheidet ein DAM-System von herkömmlichen Cloud-Lösungen à la Google Drive, Dropbox und Co.?

Copyright-Probleme adé

Einige Bilder, die du im Fundus hast, haben Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Verbreitung oder dürfen nur für einen bestimmten Zeitraum verwendet werden? Viele DAM-Systeme unterstützen mit fortschrittlichen Metadatenfunktionen die intelligente Lizenzverwaltung. Sie gewährleistet, dass die Dateien immer auf dem aktuellen Stand sind und ordnungsgemäß verwendet werden können.

Hallo KI, hallo einfache Suche

Dank umfangreicher Suchfunktionen lassen sich Dateien in einem DAM-System schnell und einfach finden. Du kannst beispielsweise nach einem Schlagwort, Autor, Datum, Dateigröße oder Dateityp suchen oder filtern und damit wertvolle Zeit sparen.

Mit Canto kannst du wichtige Mediendateien ganz einfach organisieren, finden und teilen. (Foto: RossHelen)

Next level: Analysen und Reporting

DAM-Systeme können auch den Content-Planungsprozess unterstützen. Analysen über gespeicherte Assets, wie der Zeitpunkt der letzten Verwendung, die Person, die sie verwendet hat, oder der Zweck der Verwendung, können Aufschluss geben und bei der Planung neuer Inhalte helfen.

Stichwort Zugriffsberechtigungen: Weniger ist mehr

Du willst an einem zentralen Ort mit Kollegen und externen Agenturen kommunizieren, Inhalte freigeben und gleichzeitig sicherstellen, dass unfertige oder veraltete Dateien nicht ungehindert verteilt werden können? Auch dabei hilft dir ein DAM-System. Administratoren und Redakteure können ihre eigenen privaten Arbeitsbereiche einrichten, um gemeinsam an Dateien zu arbeiten.

Wenn auch du Ordnung in deine digitalen Assets bringen willst, könnte Canto das passende Tool für dich sein. Das willst du ausprobieren? Kein Problem, denn dafür gibt’s die kostenlose Testversion!

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