Sponsored Post Was ist das?

Warum du E-Mails nicht als Kollaborationstool zweckentfremden solltest

Digital Workplace E-Mail Produktivität

Weniger Informations-Overload = mehr Spaß an der Arbeit. (Foto: Adobe Stock)

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Arbeit kann echt nerven – vor allem, wenn man einen großen Teil der Zeit darauf verwendet, E-Mails abzuarbeiten oder sich mühsam Informationen zusammenzuklauben. Wie es anders geht, erfährst du hier.

Chat-Systeme, Social Intranets und Mitarbeiter-Apps erobern die Unternehmen. Die interne Kommunikation wird auch von deutschen Unternehmen zunehmend als entscheidender Faktor für den Wettbewerbserfolg gesehen. Die Verantwortlichen erkennen, wie wichtig gut informierte Mitarbeiter sind – sowohl für die Prozesse aber auch für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Immer neue Tools von einfachen Chat-Programmen bis hin zu komplexen Projektplanungs- und Zeiterfassungstools kommen auf den Markt. Einige Entscheider stehen dem Thema aber immer noch kritisch – oder sogar ablehnend – gegenüber. Die E-Mail reicht vielen Unternehmen, gerade KMU, als schnelle und digitale Kommunikationsform. Die neuen Tools gelten dagegen als Spielzeuge für junge Startups. Ein Fehler!

Produktivkiller E-Mail

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Intrexx

Die Low-Code-Development-Software Intrexx ermöglicht es, mit wenig Aufwand Lösungen für Intranet, Social Intranet oder Extranet bis hin zum Digital Workplace zu erstellen.

Seit Jahren wird das Ende der E-Mail prognostiziert. Doch keine Chance. Die Kakerlake des Internets – wie die E-Mail von manchen Digitalexperten abwertend genannt wird – ist nicht totzukriegen. 1.000 Milliarden – so viele E-Mails wurden laut GFK-Studie 2018 in Deutschland verschickt (Hochrechnung ohne Werbe- und SPAM-Mails). Und trotz Siegeszug der Messenger sollen die Zahlen der versendeten E-Mails in Zukunft noch ansteigen. Durchschnittlich 30 E-Mails erhält jeder Büromitarbeiter pro Tag. Er benötigt allein zum Lesen der Nachrichten 30 Minuten. Dennoch halten die Deutschen an der E-Mail fest.

Ein Großteil der E-Mails entfällt dabei auf unnötige CC/BCC-Kopien und reine Informationsweitergabe, um Kollegen und Vorgesetzte „im Loop“ zu halten. In Zeiten, in denen sprichwörtlich „Zeit Geld ist“, ist das eine stetig steigende Geldvernichtungsmaschine. Je höher die Mitarbeiter in der Hierarchie stehen, desto mehr E-Mails erhalten sie.

Viele Angestellte versuchen, sich mit Tricks zu retten. Sie führen zum Beispiel E-Mail-Sprechstunden ein und rufen ihre E-Mails nur ein bis drei Mal täglich zu festen Zeiten ab. Kollegen in einigen Führungsetagen sind sogar dazu übergegangen, E-Mails in denen sie CC/BCC gesetzt sind, ungelesen zu löschen. Aber solche radikalen Methoden müssen nicht sein. Sie sind am Ende nur ein Symptom für falsch genutzte Kommunikationskanäle. Die E-Mail war nie als Collaboration-Tool gedacht. Gerade bei einem komplexen Abstimmungsprozess in einer mittleren oder größeren Gruppe entstehen so unnötige und unübersichtliche „Ping-Pong-Nachrichten“, aus denen irgendwann jeder genervt aussteigt.

Der Digital Workplace als hochkomprimierte Wissenszentrale

Die konsequenteste Lösung: ein Digital Workplace! Als Weiterentwicklung des klassischen Intranets bieten Digital Workplaces eine Fülle an Funktionen und gehen sowohl vom Funktionsumfang als auch der Verankerung im Unternehmen einen deutlichen Schritt weiter. Im Gegensatz zu den verstaubten Intranets früherer Tage verfolgt der Digital Workplace keinen Top-down-Ansatz mehr, bei dem die Geschäftsführung (oft mit technischer Unterstützung der IT-Abteilung) alle paar Wochen eine Verlautbarung veröffentlicht und Mitarbeiter sporadisch vorbeischauen. Der Digital Workplace wird zur zentralen und hochkomprimierten Wissenszentrale im Unternehmen und bekommt damit einen entscheidenden Platz im täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter.

  1. Komplette Prozessoptimierung
    Ob Industrie 4.0, gemeinnützige Organisation, Bildungseinrichtung oder jedes andere Unternehmen – alle Firmen verarbeiten eine Unmenge an Daten. Von ausgelesenen hochkomplexen Maschinendaten mit MQTT, über Personal- und Finanzprozesse bis hin zu einfachen Urlaubsanträgen und Raumbuchungen müssen alle möglichen Prozesse im Unternehmen organisiert und abgearbeitet werden. Ein Digital Workplace vereint alle diese Prozesse sicher und einfach an einem zentralen Ort.
  2. Interne Kommunikation (CMS, Chat/Messenger, Social Intranet)
    Ein Digital Workplace kombiniert gleich mehrere Kommunikationsformen. Neben der klassischen Top-down-Kommunikation (wie in bisherigen Intranets) werden je nach Funktionsumfang auch Kollaborationstools, Social Intranets und Chat-Programme unterstützt. Damit können Mitarbeiter sich in Arbeitsgruppen organisieren, direkte Nachrichten austauschen, Dateien verwalten, Events organisieren, Aufgaben- und To-do-Listen nutzen oder ganz einfach unternehmensinterne Kleinanzeigen erstellen. Arbeitsabläufe und Abstimmungen werden so komprimiert und entscheidend beschleunigt.
  3. Zentrale Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter
    CRMs, Wikis und eine Vielzahl zusätzlicher Use-Cases runden einen professionellen Digital Workplace ab. Dabei verändert sich auch die Kommunikationsform im Unternehmen. Mitarbeiter können und sollen alle Informationen jederzeit und vor allem von überall einsehen können. Somit wird die Push-Kommunikation immer mehr zu einer Pull-Kommunikation.
Produktivität Digital Workplace

Wer Informationen nicht suchen muss wie die Nadel im Heuhaufen, arbeitet produktiver. (Foto: Adobe Stock)

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