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Digitale Prozesse im Unternehmen: So arbeitet dein Team von überall auf der Welt

Mit Automatisierung und Digitalisierung zu mehr Erfolg im Unternehmen. (Foto: Shutterstock / Wright Studio)

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hilft nicht nur beim dezentralen Arbeiten, sondern eröffnet Unternehmen langfristig neue Geschäftsmodelle. Aber wie sollen Unternehmen die Digitalisierung angehen? Hier erfährst du mehr.

Wie digital sind Unternehmen in Deutschland wirklich?

In Zeiten von Social Distancing wurden viele Mitarbeiter von ihren Arbeitgebern von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice geschickt. Das Arbeiten von zu Hause aus ist längst zur Normalität geworden – aber wie gut klappt es wirklich? Prozesse, die früher kaum ins Gewicht fielen, werden im Homeoffice schnell zum Hindernis. Beispiel: Verträge, die ausgedruckt vorliegen müssen, um von der Geschäftsleitung unterschrieben werden zu können. Oder die Personalakte, die in haptischer Form auf dem Schreibtisch steht. Was lehrt einen die Krise also? Neben Kollaborations- und Kommunikationstools sind es vor allem dokumentenintensive Basisprozesse im Unternehmen, die Mitarbeitern die Arbeit erleichtern – wenn sie digitalisiert sind.

Welche Geschäftsprozesse fallen im Unternehmen an und wie werden sie gehandhabt?

In jedem Unternehmen werden täglich viele Prozesse angestoßen: Das sind zum Beispiel der Wareneingang, Bestellungen von Kunden, die Ausgangs- oder Eingangsrechnung, Personalprozesse oder auch die Produktion. Für gewöhnlich laufen diese Prozesse stark standardisiert und anhand festgelegter Reihenfolgen ab. Entscheidend ist, dass Dokumente und Daten all dieser Prozesse am Ende auch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen?

Auf Unternehmen prasseln tagtäglich eine Unmenge an Daten und Dokumenten ein. Das können Rechnungen oder Verträge sein, aber auch Bedarfsmeldungen, Lieferscheine, Material- oder Kundenstammdaten und dergleichen mehr. Auch der Transfer dieser Daten unterscheidet sich zum Teil stark. Manches flattert als Papierdokument auf den Schreibtisch der Personalabteilung, vieles wird per Mail kommuniziert und verschickt, es gibt PDFs, Office-Dateien, Multimedia-Dateien oder weitere elektronische Formate. Dieser bunte Mix aus Papier und elektronischen Dokumenten aller Art muss effizient verwaltet werden. Denn manche enthalten unternehmenskritische Informationen, andere Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen, wie der GoBD oder der DSGVO.

Bei der Verarbeitung dieser Informationen stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen, beispielsweise hohem Zeitaufwand, dem Risiko des Datenverlusts, fehlender Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, keinem durchgängigen Zugriff sowie Medienbrüche.

Da ist noch Luft nach oben! (Quelle: Kofax/Forbes Insights 2020)

Nutze die Chancen der Digitalisierung

Der Wille zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist da. Es hakt allerdings manchmal noch an der Umsetzung, vor allem bei kleineren und mittelständischen Unternehmen: Laut einer Bitkom-Studie zum Stand der Digitalisierung im Mittelstand von 2019 fühlen sich bisher nur 19 Prozent des Mittelstandes softwareseitig für die Digitalisierung ihrer Prozesse gut aufgestellt. Bei den großen Unternehmen sind es bereits 86 Prozent.

  1. Vergiss den Bauch, datenbasierte Entscheidungen sind besser

So manch eine Führungskraft entscheidet immer noch gerne aus dem Bauch heraus. Aber die eigene Intuition kann täuschen. Wichtige Entscheidungen sollten daher besser auf Datenbasis als nach Gefühl getroffen werden. Alle Informationen und Daten sind bereits im Unternehmen vorhanden und warten nur darauf, ausgelesen, interpretiert, miteinander verglichen und in einen Zusammenhang gesetzt zu werden. Die Basis dafür sind digitale Unternehmensprozesse.

  1. Immer auf der sicheren Seite

Im Gegensatz zu Papier sind Dokumente und Informationen innerhalb digitaler Prozesse gesichert und vor Datenverlust geschützt. Eine Digitalisierungs-Software lässt sich außerdem an ein Archiv-System koppeln, welches mit definierten Workflows, automatisiert Aufbewahrungs- und Löschfristen einhält.

  1. Digitale Prozesse machen einfach mehr Spaß

Stell dir vor, du kannst einen Text, Vertrag, ein Konzeptpapier oder ein Angebot – was auch immer – mit einem Team von vielen Personen gemeinsam bearbeiten. Du weißt immer, wer gerade dran war, wer was geändert hat und wer am Ende freigibt. Du musst nicht ständig den Status checken, sondern wirst automatisch über jede Änderung benachrichtigt. Und am Ende unterschreibt der oder die Vorgesetzte per digitaler Signatur – alles ohne drucken zu müssen, zeitraubende Telefonate zu führen oder unübersichtliche E-Mail-Kommunikation.

Mit ausgedruckten Tabellen arbeiten ist in einem digitalisierten Unternehmen passé. (Foto: Shutterstock / Natee Meepian)

Wenn du mehr über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfahren möchtest, melde dich kostenlos zum virtuellen Kongress für digitale Unternehmensprozesse der EASY SOFTWARE AG an. Am 29. September 2020 gibt es von 9 bis 18 Uhr auf der EASY WORLD über 50 Vorträge zu den Themen Personal und Procurement-to-Pay-Prozesse, Dokumentenmanagementsysteme, Materialmanagement sowie digitale Plattformen und Applikationen – je nachdem, was dich interessiert. Und das alles ohne Anfahrtswege und Hotelkosten – digital eben!

Zur EASY WORLD 2020
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