Sponsored Post Was ist das?

3 Vorteile eines digitalen Büros

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Papier größtenteils aus dem Büro zu verbannen, kommt nicht nur der Umwelt zugute, sondern vor allem der Sicherheit und der Produktivität des Unternehmens. Zudem werden effizientere Workflows möglich.

Buchungsbelege, Arbeitsverträge und Bewerbungsschreiben: Auf deutschen Büroschreibtischen regiert weiterhin das Papier-Chaos. Schließlich ist Papier noch immer allgegenwärtig: Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt 250 kg davon. Im Jahr. Der Digitalisierungsfortschritt lässt trotz ambitionierter Pläne der Wirtschaft zu wünschen übrig. Zwar überlegte laut einer Studie der Bitkom 2016 noch jedes zweite Unternehmen ein stärkeres Investment in Digitalisierungsprojekte vorzunehmen – doch bei der Umsetzung agieren viele eher halbherzig: Nur vier von zehn Unternehmen verfolgen heute überhaupt eine konkrete Digitalisierungsstrategie für ihre Geschäftsprozesse.

Dabei drängen längst technologische Alternativen auf den Markt, die das alltägliche Arbeiten mit Dokumenten deutlich erleichtern und zu einer nachhaltigen Prozessoptimierung beitragen können. So bildet eine ECM-Software inzwischen die gesamte dokumentenbasierte Workflowkette innerhalb der Fachabteilung ab – angefangen von der Vertrags- oder Rechnungserstellung bis zur finalen Archivierung. Wie sieht ein digitales Büro im optimalen Fall aus? Die folgenden drei Aspekte beschreiben einen Arbeitsplatz, in dem das Papier endgültig ausgedient hat – und die elementaren Vorteile eines Digital Offices zum Tragen kommen.

1.) Prozesse optimieren

Ist ein Dokument erstmal dem Drucker entnommen, durchläuft es eine Vielzahl schwer nachvollziehbarer Korrektur- und Abnahmeschleifen. Sind zudem noch etwaige Kopien davon im Umlauf, ist die Verwirrung meistens komplett. Doch es gibt alternative Lösungen: ECM-Tools wie enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bieten die komfortable Möglichkeit, mit Hilfe von Änderungshistorien und Zuständigkeitsregeln den Verlauf des Bearbeitungsprozesses detailliert nachzuvollziehen – jede Editierung ist dokumentiert. Zudem verhindern Check-In-and-out-Systeme das zeitgleiche Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Nutzer. Bei digitalen Dokumenten ist das kein Problem.

2.) Digital archivieren

Wozu solltest du unnötigen Platz im Büro verbrauchen, wenn eine sichere Archivierung auch digital möglich ist? Heute lassen sich problemlos beliebig viele Dokumente automatisiert scannen, klassifizieren, verschlagworten und ablegen – stets in der neuesten Version, applikationsunabhängig und revisionssicher. Dazu ist Dank digitaler Unterschriften die Authentifizierung eines Vertrages oder einer Vereinbarung auch gemäß ihrer Rechtskonformität gewährleistet.

3.) Digitale Akten

E-Akten sind die zeit- und aufwandsschonende Alternative zu mühseligen Recherchemarathons. Unabhängig davon, ob Mieterlisten angelegt, Patientendaten gesammelt oder Lieferanteninformationen gespeichert werden müssen: Digital sucht und findet es sich erheblich einfacher. Der unternehmensweite Zugriff wird garantiert, unabhängig von Standort oder Abteilung, aber stets entsprechend der Zugriffsberechtigungen. Auch bei der Informationssuche bieten elektronische Akten messbare Vorteile – feingranulare Suchkriterien ermöglichen die Bereitstellung der gewünschten Resultate innerhalb von Sekunden. Das spart Energie und schont die Nerven.

Fazit: Inzwischen lässt sich mit zahlreichen software-basierten Lösungen eine nahezu vollflächige Digitalisierung des klassischen Büros einleiten. Viele Großunternehmen wie der ADAC, Panasonic oder Zalando nutzen bereits ECM-Programme wie enaio® von OPTIMAL SYSTEMS und sorgen auf diese Weise dafür, dass zahlreiche Briefkörbe entlastet und Druckerpatronen gespart werden können.

Der Weg zum papierlosen Arbeiten ist vielleicht doch weniger illusorisch als angenommen.

Auf www.optimal-systems.de/digitalisierung erfährst du mehr zu flexiblen ECM-Lösungen und über die Chancen und Potenziale digitaler Büros. Im Infoguide „Digitalisierung in 5 Minuten“ bekommst du Antworten, Orientierung und Hilfestellungen zur Digitalisierung.