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Beispiele erfolgreicher Digitalisierung: Das Social Intranet der AOK Bayern

(Foto: dpa)

Es ist immer einfach, zu meckern. Über Unternehmen und Entscheider, die keinen Mut haben, über zögerliches Vorgehen. Schluss damit! Unser Gastautor stellt positive Beispiele der Digitalisierung vor. Dieses Mal: die AOK Bayern.

Genug mit der Jammerei! Unser Gastautor Alain Veuve hat genug von der Negativität, mit der der Fortschritt der Digitalisierung hierzulande betrachtet wird. Also rief er auf, ihm positive Beispiele vorzustellen, Unternehmen, die mit gutem Beispiel vorangehen, und zeigen, dass es sich auszahlt, das Thema mutig und kreativ anzugehen. Wichtig war ihm dabei, dass nicht nur Konzepte und Strategien vorliegen, sondern auch konkrete Dinge umgesetzt wurden. Die Ergebnisse stellen wir nun vor.

Dass Digitalisierung in Großunternehmen anders als in mittleren Unternehmen abläuft, ist hinlänglich bekannt. Die Mühlen mahlen langsamer, müssen meist aber – um beim Bildlichen zu bleiben – auch mehr mahlen. In Projekte sind meist sehr viele Teams und Entscheidungsträger involviert. Die Abhängigkeit von IT-Systemen und die Berücksichtigung von bereits getätigten Investitionen sind höher.

Das Projekt der AOK Bayern ist genau von diesem Schlage. Es ist groß und umfangreich und stellte für die AOK Bayern eine Herausforderung dar. Das ist erstmal nichts Ungewöhnliches. Ungewöhnlich und bemerkenswert ist jedoch, dass damit auch die Kommunikationskultur innerhalb des Unternehmens beeinflusst und verändert wurde. Aber der Reihe nach:

Von der Informationsplattform zum Social Intranet

15 Jahre lang unterhielt die AOK Bayern für ihre rund 10.000 Mitarbeiter ein Intranet im herkömmlichen Sinn. Das bot zwar schon die Möglichkeit, Arbeitsgruppen zu organisieren, bestand aber im Wesentlichen aus zentral zur Verfügung gestellten Informationen für die Mitarbeiter.

Der Impuls für ein neues Intranet ging bei der AOK Bayern von der IT und der Organisationsentwicklung aus. Eine daraufhin eingeleitete Bedarfsanalyse bei den Mitarbeitern zeigte klar, dass der Bereich Intranet überarbeitet werden musste. Die Ausschreibung zur neuen Lösung gewann schließlich ein Projekt mit dem Namen „Kiwi“ (Kommunikation, Information, Wissen intern).

Kiwi wurde 2015 eingeführt und stellte das Unternehmen vor die üblichen Herausforderungen, die so ein Projekt mit sich bringt: Systembedingte Altlasten mussten beseitigt, mehr als hunderttausend Inhalte mussten migriert und bestehende Artikel mussten überarbeitet werden.

Kultureller Wandel

Wirklich spannend an Kiwi ist jedoch der unternehmenskulturelle Wandel, den es bei der AOK Bayern ausgelöst hat. Michael Ginolas und Jacqueline Pollakis von der AOK Bayern beschreiben die Veränderungen folgendermaßen:

„Mit der Einführung des Social Intranets konnten die Mitarbeiter quasi von heute auf morgen eigenverantwortlich Informationsmanagement betreiben und erhielten durch Feedback- und Beteiligungsmöglichkeiten wie Kommentare einen ungeahnten Einfluss. Sie hatten nicht nur eine öffentliche Stimme, sondern konnten sich urplötzlich standortübergreifend vernetzen und unternehmensweit kollaborieren. Zum einen war die aktive Beteiligung eine ungewohnte Neuheit, der viele Mitarbeiter positiv entgegensahen. Zum anderen mussten die Nutzer sich nun selbst Informationen beschaffen. Inhalte, die zuvor auf dem Präsentierteller serviert wurden, mussten nun in einen personalisierten Feed abonniert werden (Stichwort: Bring- und Holschuld).“

Zudem wurde und wird das hohe Maß an Kommunikation – mit dessen Freiheit das Unternehmen zunächst umgehen lernen musste, was etwa die Qualität der Kommentare angeht – nach wie vor teilweise kritisch beäugt.

Einige im Intranet eher passive Kollegen fragen sich, warum sich andere Kollegen so engagiert und aktiv in Kiwi beteiligen. Auch Teile der Führungsriege mussten sich erst an die Vereinigung von Top-Down- und Bottom-Up-Kommunikation und die neue Eigenständigkeit der Mitarbeiter gewöhnen. Für sie galt es, loszulassen, zu vertrauen, ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung zu übertragen und Freiräume zu schaffen. Eine Herausforderung, die bis heute andauert. „Dennoch beobachten und fördern wir hierarchieübergreifende Kommunikation im Social Intranet zunehmend und erfolgreich“, so Ginolas.

Das klingt für Außenstehende auf den ersten Blick erstmal nach viel Arbeit und Aufwand. In Tat und Wahrheit zeigt es aber die Veränderung in der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Durch die neue Technologie sind sie in der Lage, breiter und mit mehr Teilnehmern über unternehmensrelevante Themen zu kommunizieren.

Social Intranet als Erfolgsfaktor

Nach rund drei Jahren im Betrieb ist Kiwi, das Social Intranet, ein Erfolg für die AOK Bayern. Die Anzahl der Inhalte, noch viel mehr aber die Kommentare und Empfehlungen, wachsen stark. Die Kollaborationsmöglichkeiten werden offen angenommen und gerne und häufig genutzt.

Michael Ginolas und Jacqueline Pollakis weiter:

„Es ist spannend, zu sehen, wie anfängliche Skeptiker doch noch Befürworter des Social Intranets und hierarchieübergreifende Kommunikation und kurze Kommunikationswege möglich wurden. Plötzlich antwortet der Vorstand direkt auf (auch kritische) Kommentare von Mitarbeitern.“

Gutes Beispiel, was neue Technologie bewirken kann

Ich finde an diesem Beispiel spannend, zu sehen, wie neue Technologie die Arbeitswelt, ja sogar das soziale Gefüge in einer großen Unternehmung positiv verändern kann.

Sicher gibt es für diesen Prozess allgemein unterstützende Einflussfaktoren, wie etwa einen allgemeinen Trend hin zu Working Out Loud. Dass eine so große Organisation jedoch eine Veränderung in diese Richtung schafft, ist keinesfalls selbstverständlich.

Vielfach wird aus Risikoüberlegungen Bestehendes zwar technisch erneuert, methodisch aber auf demselben Stand belassen. Dass die AOK Bayern den risikoreicheren Weg gegangen ist, zeigt, dass das Unternehmen in der Lage ist, sich zu wandeln und anzupassen. Und das wird sich für die AOK Bayern auszahlen.

Die anderen Best Practices findest du hier:

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