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Beispiele erfolgreicher Digitalisierung: Paul – Kommunikation mit der Steuerberatung

(Foto: Shutterstock / Jirapong Manustrong)

Es ist immer einfach, zu meckern. Über Unternehmen und Entscheider, die keinen Mut haben, über zögerliches Vorgehen. Schluss damit! Unser Gastautor stellt positive Beispiele der Digitalisierung vor. Dieses Mal: die Steuerberatung Birkenmaier & Kusel.

Genug mit der Jammerei! Unser Gastautor Alain Veuve hat genug von der Negativität, mit der der Fortschritt der Digitalisierung hierzulande betrachtet wird. Also rief er auf, ihm positive Beispiele vorzustellen, Unternehmen, die mit gutem Beispiel vorangehen, und zeigen, dass es sich auszahlt, das Thema mutig und kreativ anzugehen. Wichtig war ihm dabei, dass nicht nur Konzepte und Strategien vorliegen, sondern auch konkrete Dinge umgesetzt wurden. Die Ergebnisse stellen wir nun vor.

Aus meiner eigenen beruflichen Tätigkeit weiß ich nur zu gut, wie festgefahren die Branche der Steuerberater ist. Die Kommunikation mit Steuerberatungen ist oft schwierig und langsam. Wichtige Dokumente sind oft nicht digital verfügbar. Die ganze Zusammenarbeit entspricht schlicht nicht mehr der Art und Weise, wie wir das heute in anderen Bereichen gewöhnt sind.

Ich erlebe im Gespräch mit Steuerberatungen oft, dass der Handlungsbedarf erkannt wird. Leider – ich muss das so sagen – bleibt es allzu oft dabei. Die Steuerberatung Birkenmaier & Kusel jedoch hat es nicht bei der Erkenntnis belassen, sondern eine innovative Lösung auf den Markt gebracht, die die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberatung vereinfacht. Eine Lösung, die den Namen Paul trägt.

Wer ist eigentlich Paul?

Paul ist eine App, mit der Steuerberatungen, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer ihren Mandanten einen digitalen Kanal zur Kommunikation zur Verfügung stellen können. Die App ermöglicht sicheres Kommunizieren über Nachrichten und Chat, die Verwaltung von Terminen zwischen Mandant und Kanzlei, die Verwaltung von Dateien und Belegen, direkte Kontaktangaben zu den Mitarbeitern der Kanzlei, Aufgabenverwaltung, thematisch selektierbare Newsletter-Verwaltung und die Möglichkeit, Formulare digital zu unterzeichnen.

Kurz gesagt bietet sie alles, um den Austausch zwischen Mandanten und der Steuerberatung zu strukturieren, digitalisieren und von den Arbeitszeiten der Mandanten und Steuerberatungen zu entkoppeln. Das schafft für Kunden wie Anbieter enorme Vorteile.

Über den Tellerrand hinaus

Fragt man Peter Kusel, warum seine Steuerberatung Paul entwickelt hat, nennt er drei Gründe. Zum einen sei man schon immer darauf bedacht gewesen, mit der Zeit zu gehen, zum anderen gäbe es keine guten Lösungen „von der Stange“ und schließlich man blicke bei Birkenmaier & Kusel seit jeher „über den Tellerand hinaus“. Ungewöhnliche Attribute für eine Steuerberatung.

Im Jahr 2010 wurde bereits eine „kleine“ App entwickelt, die aber bei der Kundschaft nicht so richtig Anklang fand. Nach weiteren Gesprächen in den letzten Jahren setzte sich die Erkenntnis durch, eine solche Lösung grösser aufziehen und in den Markt tragen zu müssen.

Das bisher größte Softwareprojekt

Eine der größten Herausforderungen lag in der Tatsache, dass die Steuerberater noch nie ein eigenes Softwareprodukt gebaut hatten. Zwar konnten sie auf das Know-how von erfahrenen Softwareentwicklern zurückgreifen, die Produktentwicklung gestaltete sich aber als Herausforderung. Oft wurde erst mit den ersten Arbeitsresultaten klar, wie die besten Benutzer-Flows für den Kunden ablaufen. Und – was oft unterschätzt wird – die Prozesse im Backend gestalten sich unerwartet komplex, wenn der Einsatz der eigenen Mitarbeiter so effizient wie möglich gehalten sein soll.

Großartiges Kundenfeedback

Zu den schönsten Momenten des Projektes zählt Kusel dann auch das erste Feedback von 100 ausgewählten Kunden. Bewertungen wie „revolutionär“, „sowas gibt es nicht mal in den großen Kanzleien in Frankfurt oder München“ oder „da sind Sie Ihrer Zeit voraus“ bestärken das Team rund um Kusel, auf dem richtigen Weg zu sein.

Zudem entstand durch das Projekt im Unternehmen völlig eine neue Dynamik. Schon alleine deshalb, weil aus einer für die Steuerberater-Branche völlig verrückten Idee tatsächlich ein Produkt entstanden ist.

Und die Digitalisierung?

Auf die Digitalisierung im Allgemeinen angesprochen sagt Kusel: „Digitalisierung darf nicht blindlings mit der Gießkanne über einem Unternehmen ausgeschüttet werden. Eine kritische Distanz und kontroverse Meinungen hierzu sind wichtig, um nicht in Aktionismus zu verfallen.“

Ich denke, Birkenmaier & Kusel ist mit Paul auf dem richtigen Weg. Spannend wird es, zu sehen, wie andere Dienstleister die Software für sich einsetzen. Handlungsbedarf besteht in allen den Bereichen. Auf mittlere Sicht werden die zunehmende durch den Staat getriebene Standardisierung der Rechnungslegung und die automatisierte Verarbeitung der laufenden Buchhaltung das klassische Geschäft der Steuerberater immer mehr unter Druck setzen. Beratung wird weiterhin benötigt, bleibt aber auch gleich schlecht skalierbar wie bisher, weil sie auf Vertrauensbeziehungen basiert. Gut möglich, dass sich Birkenmaier & Kusel mit Paul einen Grundstein für einen neuen Geschäftszweig geschaffen hat.

Die anderen Best Practices findest du hier:

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