Die digitale Arbeitswelt bietet Arbeitnehmer:innen und Unternehmen die Möglichkeit, immer mehr Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Das hilft besonders dabei, zeitfressende Routineaufgaben zu minimieren und sich stattdessen vermehrt auf die wesentliche Arbeit konzentrieren können. Wichtig ist dabei, die gegebenen Umstände und Workflows mitzudenken und diese smart in die neuen Prozesse zu integrieren. Denn Arbeitsprozesse können sich fast immer und in allen Abteilungen effektiver gestalten lassen – besonders auch im Vertrieb, der wichtige Schnittstellen in die Buchhaltung oder in die Produkt- und Marketingabteilung hat.

Lauren ist Sales-Managerin in Berlin. Ihr Unternehmen ist noch relativ jung und verkauft seine SaaS-Lösung an mittelständische Unternehmen. Im Vertrieb besteht ihr Alltag vor allen Dingen aus einem: Kundengesprächen. Gerade erst hat ein Unternehmen die Softwarelösung ihres Unternehmens nach langen Verhandlungen gebucht. Nun muss der Vertrag aufgesetzt und von beiden Seiten unterzeichnet werden – oftmals eine lange und lästige Aufgabe, vor allem auf dem Papierweg. Für das Homeoffice hat Lauren dafür extra einen Drucker bekommen und Briefmarken aus dem Büro mitgenommen. Jetzt heißt es: Vertrag erstellen, alles ausdrucken, in den Umschlag stecken und ab zur Post.

Das Problem: Das alles kostet Zeit und Lauren wird durch die vielen analogen Aufgaben komplett aus ihrem eigentlichen Workflow gerissen. Es ist Zeit, Vertragsabschlüsse zu digitalisieren, denkt sie sich.

Mithilfe elektronischer Signaturen sparst du nicht nur Papier und Porto, sondern vor allem Zeit – das macht den Arbeitsalltag für alle Beteiligten schlanker und effizienter. Doch wie steht es eigentlich um die Rechtskräftigkeit von E-Signaturen? Lauren hat Bedenken, dass ihre Idee nicht so einfach umzusetzen ist – zu Unrecht.

Nicht jede Art von elektronischer Unterschrift ist gleich. Es gibt einige Kriterien und Sicherheitsstandards, die eine E-Signatur erfüllen muss, um anerkannt zu werden – mehr zu diesem Thema erfährst du in diesem Beitrag.

Damit die Digitalisierung der Unterschriftenprozesse auch reibungslos vonstattengeht, muss die neue Lösung bestmöglich mit den bestehenden Prozessen verknüpft werden können. Adobe Acrobat Sign bietet hier die optimale Mischung aus starkem Standalone-Tool und weitreichenden Integrationsoptionen.

Die elektronische Signatur von Adobe erfüllt nicht nur alle Sicherheitsstandards und Vorschriften, sondern lässt sich auch problemlos in den Arbeitsalltag und vorhandene Tool-Portfolios integrieren.

Adobe Acrobat Sign ist im gesamten Microsoft-Portfolio nutzbar und in der kompletten Microsoft-365-Suite integriert. Egal, an welchem Gerät du gerade sitzt und woran ihr gerade arbeitet, mit Acrobat Sign für Microsoft kannst du dich direkt in der Anwendung mit Kolleg:innen abstimmen sowie Dokumente elektronisch unterschreiben und versenden.

Seit Neuestem lassen sich Acrobat-Sign-Workflows auch vom Teams-Genehmigungsmodul aus initiieren – das macht die Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten noch einfacher und lässt euch Geschäftstransaktionen schneller erledigen. So kann Lauren zum Beispiel einen Vertrag unterzeichnen, versenden und vom Partner unterzeichnen lassen, ohne das Programm zu verlassen, in dem sie gerade arbeitet.

Auch die Integration von Acrobat Sign in Google Drive funktioniert reibungslos und lässt euch eure Workflows schnell optimieren. Die wichtigsten PDF-Werkzeuge und Tools für elektronische Unterschriften können direkt in Google Drive genutzt werden. Dabei werden alle Änderungen an Dokumenten automatisch in der Cloud gespeichert und sind dort vor unbefugten Zugriffen geschützt.

Neben reibungslosen Integrationsfunktionen und Workflows für digitale Signaturen bietet Acrobat Sign auch Branding-Tools, damit ihr bei Unterschriftsvorgängen auch Logos oder einen kurzen Text zum Unternehmen hinzufügen könnt. Auch eine persönliche Begrüßung lässt sich den über Acrobat Sign versandten E-Mails hinzufügen, mit denen ihr eure Unterschriften anfordert.

Lauren hat Acrobat Sign erfolgreich für ihre Vertragsprozesse genutzt und die Vertriebsabteilung ist begeistert. Der Vertragsabschluss läuft mittlerweile vollständig digital und deutlich schneller. Die Abteilung spart nicht nur Geld für Papier und Porto, auch das Einholen von Unterschriften ist in deutlich kürzerer Zeit vom Tisch. Und im Homeoffice oder in der Bahn kann Lauren jetzt schnell mit führenden PDF-Werkzeugen auf Dokumente zugreifen und sie von jedem Gerät aus konvertieren, erstellen, bearbeiten, genehmigen oder unterschreiben.

Nicht nur der Vertrieb kann von Acrobat Sign profitieren, auch andere Abteilungen können ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Die HR-Abteilung kann digital schneller Arbeitsverträge versenden und abschließen – besonders bei neuen Arbeitskolleg:innen beschleunigt das die Abwicklung enorm. Im Einkauf können durch Acrobat Sign Beschaffungsprozesse beschleunigt und Kaufverträge abgeschlossen werden, und auch die Rechtsabteilung kann sich über schnelle, rechtskräftige digitale Unterschriften freuen.

Interessiert an den Möglichkeiten, die Acrobat Sign eurem Unternehmen eröffnet? Dann teste jetzt Adobe Acrobat Sign im Rahmen der Adobe Document Cloud, egal ob als Einzelnutzer:in oder als Team, für 14 Tage kostenlos und erfahre, wie Acrobat Sign auch deinem Unternehmen helfen kann.

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