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Phrasen, Grußformeln, Emoticons: Dos and Don’ts in beruflichen Mails

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Was ist eigentlich erlaubt in geschäftlichen E-Mails? Darf man duzen, Emojis benutzen oder alles klein schreiben? Wir verraten dir, was geht – und was nicht.

Dos und Don’ts für Business-Mails

(Grafik: Shutterstock / ra2studio)

Auch für die Form digitaler Post gelten Regeln. (Grafik: Shutterstock / ra2studio)

Betreff

Man kennt das: „Re: Re: Re: Re: Re: finale Druckversion“. Dabei geht es schon lange nicht mehr um die Druckversion, sondern die Planung des nächsten Meetings. Wenn sich das Thema einer Mail-Unterhaltung ändert, ist es sinnvoll, auch den Betreff entsprechend anzupassen. So verursacht man im Postfach seines Kontakts kein heilloses Chaos.

Rechtschreibung

In einer Mail hast du nichts außer deiner Schreibe, die dich repräsentiert. Also achte darauf, dass die stimmt. Tipp- und Rechtschreibfehler wirken achtlos, erwecken den Eindruck, dass du nicht sorgfältig bist. Bevor man die Mail abschickt, sollte man also noch mal drüberlesen. Und das nicht nur beim Chef, denn auch die Kollegen haben diesen Respekt verdient. Dazu gehört auch Groß- und Kleinschreibung. Die gehört nämlich nicht nur zur korrekten Rechtschreibung, sondern macht den Text auch einfacher lesbar.

Kurz und knackig

Bring dein Anliegen auf den Punkt. Lange Protokolle, Konzepte et cetera gehören in den Anhang oder als Cloud-Link in die Mail – und nicht voller Länge in den Body kopiert. Denn mit ewig langen Texten riskierst du, dass der Empfänger die Mail aufschiebt. Terminabsprachen oder ähnliches am Ende der Mail könnten zudem übersehen werden, wenn nur der Anfang überflogen wird. Alles Wichtige gehört also am besten in den ersten Absatz. Da jedoch auch bei Anhängen die Gefahr besteht, dass sie nicht gelesen werden, fasst du im Idealfall die absolut wichtigsten Punkte für die Mail noch mal – kurz – zusammen.

Konkret sein

Sei so konkret wie möglich. Vor allem, wenn es um Termine und Absprachen geht, zum Beispiel indem du Formulierungen wie „bis Ende nächster Woche“ gegen „bis Freitag (17.11.) um 15 Uhr“ ersetzt.

Grußformel

Man kann die Grußformel natürlich in die Signatur setzen und sich so bei jeder einzelnen E-Mail bis zu 30 Buchstaben sparen. Aber muss das wirklich sein? Vor allem, weil man sich dann auf den kleinsten gemeinsamen Nenner einigen muss und hier letztendlich so was wie „Viele Grüße“ steht. Viel charmanter ist es, die Grußformel je nach Anlass und Person auch mal anzupassen.

Signatur

In geschäftliche Mails gehört eine Signatur. Sie ist nicht nur ungemein praktisch für den Empfänger, sondern bei eingetragenen Firmen teils auch rechtlich erforderlich.

Duzen, Emojis, pinke Schrift: geht das?

Twitter stellt seine Web-Emojis unter Open-Source-Lizenz. (Screenshot: WordPress.com)

Ein Emoji kann in Mails eine wichtige Deutungshilfe sein. (Screenshot: WordPress.com)

Es gibt noch etliche Regeln für die Form geschäftlicher E-Mails. Die vielleicht beste Methode für einen guten Mailverkehr ist aber, jede Mail als individuelle Unterhaltung zu betrachten und zu versuchen, sich zumindest ein bisschen auf den Empfänger einzustellen. Analog redet man ja auch nicht mit jedem gleich, sondern nimmt auf gewisse Befindlichkeiten Rücksicht, grüßt anders und ist mal mehr mal weniger persönlich. Das kostet auch im Schriftverkehr gar nicht so viel mehr Mühe, als mit Worthülsen und Copy & Paste zu arbeiten.

In vielen Berufen kommuniziert man mittlerweile mit seinen Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen fast überwiegend per Mail. Und wenn die E-Mail die Hauptschnittstelle ist, ist es durchaus sinnvoll, auch etwas Charakter in seine Mails zu bringen.

Auch Emojis sind längst nicht mehr nur im Messenger geduldet. Gerade bei Formulierungen, die nicht eindeutig sind, kann ein Emoji für Klarheit sorgen und die Betonung ersetzen. Und auf dieser Klarheit sollte auch der Fokus liegen. Abweichende Schriftarten und -Farben, sofern sie beim Empfänger überhaupt angezeigt werden können, sorgen in der Regel nicht für mehr Klarheit, sondern provozieren Anzeigefehler oder schlechtere Lesbarkeit. Experimente sind hier eher nicht zu empfehlen.

Bei vielen Startups wird mittlerweile nur noch geduzt. Ist das die Firmenpolitik, gilt das natürlich auch in den Mails. Wer sich unwohl damit fühlt, den steinalten Steuerberater oder einen Prof. Dr. Dr. zu duzen, sollte sich nicht vor einer Ausnahme scheuen. Eine gute Möglichkeit ist hier, den Empfänger zunächst zu siezen und mit dem Vornamen zu unterschreiben. So zeigt man, dass man das Duzen vorzieht, aber die Grenzen des anderen wahren will. Nimmt der Empfänger das „du“ an, kann man es selbst auch wagen.

Manchmal ist eine E-Mail auch gar nicht angebracht. Welche Kommunikationsform zu welchem Inhalt passt, liest du hier: „Kommunikations-Knigge: Die wichtigsten Kommunikationsregeln für E-Mail, Firmenchat und Telefon“.

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4 Kommentare
Jürgen Schulze

Am Schlimmsten finde ich das permanente Geduze.
Ich käme niemals auf die Idee, meinen Postboten oder meinen Bäcker zu duzen. Warum werde ich dann aber in E-Mails einfach so drauflosgeduzt? Nur, weil man annimmt, ich sei ein Teenager?
Krönung: Support-Mail von neobooks, in der ich im ersten Teil (da individuell) gesiezt wurde, man aber im Laufe des zweiten Teils der E-Mail (da Standard-Footer) geduzt wurde.
Jeden zu duzen ist einfach respektlos.

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BastianBalthasarBux

Muss mich meinem Vorredner anschließen. Selbst in Tirol duzen wir uns üblicherweise erst ab 1000m ü.d.M.
Und allen die jetzt raunzen, dass sich die englischsprachige Welt angeblich auch immer duzt sei gesagt: Das ist FALSCH! Es gilt das Nuhrzitat „Wenn man keine Ahnung hat …“.
Das englische „you“ ist die Höflichkeitsform! Das „du“ (englisch thou) ist vor langer Zeit (AFAIR bereits im 17. Jhdt.) aus der Alltagssprache verschwunden! Defacto siezen sich also die Englischsprachigen permanent!

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gertrud.haeuser9
gertrud.haeuser9

guter Punkt den mein Vorredner da anführt! Ich würde auch noch anführen, dass ich nicht verstehe, weshalb man das überhaupt als Argument nimmt. Unter Deutschen gibt es eine klare Abgrenzung von Du und Sie und ich finde gar nicht schlecht, wenn man längere Zeit die etwas verhaltenere und distanzierte Form benutzt. Macht es doch umso bedeutsamer wenn man dann wechselt.

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Peter Samana
Peter Samana

Wie heißt es doch so schön im Teaser dieses Artikels…..?

„Was ist eigentlich erlaubt in geschäftlichen E-Mails? Darf man duzen, Emojis benutzen oder alles klein schreiben? Wir verraten dir, was geht – und was nicht.“

Das permanente Duzen durch mir unbekannte Menschen ist nicht nur in emails Normalität. Naja, Benehmen ist halt Glücksache oder redaktionelle Kumpanei.

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