Sponsored Post Was ist das?

Blätterst du noch oder scrollst du schon? Digitalisier dich und deine Dokumente

Ein mit Mappen, Heftern und Büchern vollgestopftes Regal

Einem solchen Regal würde die Suchfunktion via CMD bzw. STRG + F sehr gut stehen (Foto: Adobe Stock/imagewell10)

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Workflows werden zunehmend digital – beruflich, aber auch privat. Doch unser aller Alltag wirft uns immer wieder analoge Schriftstücke vor die Füße. Wie Ablage, Management und Zusammenarbeit einfach und schnell funktionieren können, erfährst du hier.

In einem jungen Unternehmen, irgendwo in Deutschland: Jürgen, Produktverantwortlicher, sichtet mit seiner Kollegin Marie, Projektmanagerin, die Überbleibsel des dreistündigen, unternehmensweiten Workflow-Brainstorms. Ein Wirrwar aus Notizzetteln, vollgeschriebenen Whiteboards und an den Wänden befestigten Post-its breitet sich vor den beiden aus. Selbst unter den Tischen finden sich Karteikarten mit mehr oder weniger wichtigen Kritzeleien.

Die wichtigsten Takeaways des Treffens wurden natürlich vorbildlich im Protokoll festgehalten, alle Nuancen und Ideen ließen sich dort aber nicht abbilden. Daher sollen alle festgehaltenen Punkte digitalisiert werden. Jürgen hält ein A2-Flipboard-Papier in die Höhe. „Was war damit? Kann das weg?“ fragt er in Richtung Marie. „Ich glaube das brauchen wir“, entgegnet diese. „Sicher ist sicher.“ Jürgen rollt mit den Augen, Marie lacht. „Hätte ich auch nicht gedacht, dass ich mal – wie meine Eltern früher – Dokumente abtippen muss“, fügt sie hinzu und dreht das Whiteboard auf die andere Seite. Auch diese ist bis zur Oberkante vollgeschrieben. Jetzt rollt auch Marie mit den Augen. „Nagut“, sagt sie und atmet laut aus, „das kann dauern.“

Von Papier zu digital: Damals und heute

Analoge Dokumente verschwinden langsam, aber sicher aus den Alltägen der Büros. PDFs werden 2020 entspannt und ohne Aufwand von Körperenergie oder Druckerpapier weitergeleitet, gesichtet und verarbeitet – ohne, dass jemand sie langwierig abtippen oder damit durch durchs halbe Haus latschen müsste. Auch Freigaben und Zusammenarbeit passieren heute ganz bequem und direkt im Dokument. Das spiegelt sich übrigens auch in der Produktion von Papier wider: In zehn Jahren, von 2007 bis 2017, ist die Produktion von grafischem, also bedruckbarem Papier weltweit um fast 25 Prozent zurückgegangen.

Schöne, digitale Dokumente

Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitales Dokumentenmanagement ist effizienter und nachhaltiger als es ausgedruckte Zettel jemals sein könnten. Neben Material wird so nämlich vor allem Zeit eingespart und somit Raum für sinnvollere Tätigkeiten geschaffen. Wenn interdisziplinär und remote zusammengearbeitet wird – was heutzutage in den meisten Unternehmen, zumindest teilweise, der Fall ist –, sollte jederzeit und überall auf die nötigen Unterlagen zugegriffen werden können.

Auch in den meisten Privathaushalten ist „papierlos“ die Devise geworden. Die wenigsten erhalten oder verschicken ihre Dokumente überhaupt noch analog; beschriften und scannen gehört in den meisten Fällen der Vergangenheit an. Aber was, wenn es – wie im Falle von Marie und Jürgen – wirklich mal nicht anders geht?

Die analogen Ausnahmen

Ob privat oder beruflich: Nicht immer kann auf haptisches Papier verzichtet werden. Da wären die unzähligen Formulare, die von Ämtern und Kassen eingefordert werden, haufenweise Bewirtungsbelege, Tagestickets für den öffentlichen Nahverkehr oder Visitenkarten der letzten Veranstaltungen. Das trifft Freelancer genauso wie Angestellte oder Privatpersonen. All diese Dokumente hätte man am Ende gern digitalisiert, katalogisiert und einfach abruf- und auffindbar – der Weg dahin muss jedoch erst einmal bestritten werden, und er ist meist nur mit Druckern, Stiften und Scannern zu meistern.

Die Ablage und das Management von Dokumenten sollte im Idealfall aber keine immer größer werdende Aufgabe werden, die mit endlosem Zettel-Wirrwarr anfängt und mit müden, viereckigen Augen und dem Kauf eines All-in-one-Druckers aufhört – und somit, zumindest privat, höchstwahrscheinlich aufgeschoben wird.

Schnell, einfach, digital: Digitalisierung mit Adobe Scan

Abhilfe schafft hier die vielseitige, einfach zu bedienende Adobe-Scan-App. Von Dokumenten und Formularen über Meeting-Notizen bis hin zu Whiteboards – jedes analoge Schriftstück wird im Handumdrehen zum PDF. Auch handgeschriebene Assets bleiben nicht außen vor: Dank Adobes KI-Technolgie Adobe Sensei wird jede Klaue schnell und einfach erkannt und digital abgelegt – na gut, fast jede Klaue zumindest. Auch kleinere Ungereimtheiten wie zum Beispiel Schatten oder Blendeffekte, die die Lesbarkeit beeinträchtigen würden, werden automatisch ausgebessert.

Dabei ist es ganz egal, wo und wann das geschehen soll: Adobe Scan funktioniert geräteübergreifend und ist damit überall universell einsetzbar.

Scannen, editieren, organisieren und verwalten – egal von wo und mit welchem Gerät. (Bild: Adobe)

Jedes so digitalisierte Schriftstück kann dann mithilfe der kostenlosen Adobe Acrobat Reader App für alle bereitgestellt und mit Notizen oder Kommentaren versehen werden. Im Rahmen des Adobe Acrobat Pro DC-Abonnements kannst du diese PDF-Dokumente sogar am Desktop bearbeiten und so beispielsweise nachträgliche Headlines, Unterpunkte oder Anmerkungen anfügen. Diese Dokumente sind dann jederzeit in der Adobe Document Cloud auffind- und abrufbar und können kinderleicht in E-Mails eingebunden oder zur Weiterverarbeitung, beispielsweise für Feedback oder Freigaben, bereitgestellt werden.

Das hätte den Arbeitstag von Marie und Jürgen übrigens stark vereinfacht.

Deinen Scanner ab sofort immer dabei

Auch daheim, ob im Homeoffice oder für private Belange: Adobe Scan macht das Leben leichter. Formulare können mit dem Smartphone gescannt und ganz bequem elektronisch ausgefüllt und sogar unterschrieben werden, Visitenkarten werden nach erfolgreichem Scan automatisch als Kontakte auf deinem Smartphone oder Tablet angelegt. Nie war die Digitalisierung praktischer.

Erlebe jetzt, wie einfach smartes und digitales Dokumentenmanagement sein kann – mit Adobe Scan.

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