Ratgeber

Drucker fürs Büro: So findest du die passende Lösung

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Diskretes Drucken kann aus Compliance-Gründen ein wichtiges Feature sein – viele Drucker fürs Büro können das. (Bild: A_stockphoto / Shutterstock)

Komfortabel und sinnvoll ist es auch, auf Kombigeräte zu setzen, die gleichzeitig Faxe versenden und empfangen (was du in den meisten Branchen inzwischen so gut wie nicht mehr benötigen wirst, aber dennoch für den Notfall haben solltest) und kopieren und scannen können. Insbesondere ein guter Scanner, der auch große Mengen einfach und schnell einziehen kann, spart Zeit. Dass ein Bürodrucker über mindestens drei unterschiedlich große (und größenverstellbare) Papierfächer verfügen sollte, versteht sich bei einem Bürogerät von selbst. Solche Stand-Kombigeräte sind übrigens nicht vergleichbar mit den kompakten, aber meist mäßig verarbeiteten Multifunktionsgeräten, die im Heimbereich erhältlich sind. Auch hier gilt: Wer sich als einzelner Freiberufler für ein Multifunktionsgerät zulegt (dafür gibt es vor allem Platzgründe), sollte sich für eine spezielle Büromaschine (Kostenpunkt ab 400 bis 500 Euro) entscheiden.

Managed-Print-Services (MPS) bestellen Toner für den Drucker selbst

Abzuraten ist dagegen von Toner- und Tinten-Flatrate-Verträgen. Diese sind in den meisten Fällen mit einer Pflichtabnahmemenge verbunden oder so dimensioniert, dass sie sich oft nicht lohnen werden. Ob man mit einem gekauften Gerät mit zusätzlich abgeschlossenen Wartungsvertrag oder mit einem Leasing-Gerät besser fährt, ist dagegen von den jeweiligen Konditionen abhängig. In eine ähnliche Richtung gehen Managed-Print-Service-Verträge (MPS), die etliche Druckerhersteller anbieten – Drucker, die ihr Verbrauchsmaterial selbstständig nachbestellen und sogar bei Problemen den Techniker anrufen. Hier ist es empfehlenswert, mehrere Anbieter zu kontaktieren und genau zu fragen, in welchen Fällen der Techniker bemüht wird.

Einige andere Extras sind dagegen auch und gerade im Büroalltag mehr als praktisch: Duplexdruck zählt heutzutage zu den Standardfunktionen gängiger Bürodrucker, Ansteuerbarkeit per WLAN ist dagegen ein Feature, das erst nach und nach aus dem Heimbereich kommend auch im Büroalltag Einzug hält. Gerade für Smartphone- oder Tablet-Nutzer in Besprechungen ist es hilfreich, drahtlos ohne Umwege drucken zu können.

Eine Funktion, die schon aus Compliance- und Privatsphäregründen im Büroalltag wichtig ist, ist der diskrete Druckauftrag. In diesem Fall erscheint der Dokumentenname nicht öffentlich im Netzwerk und der Druckauftrag wird erst durch Eingabe einer bestimmten Kennzahl am Drucker selbst, die nur der Mitarbeiter kennt, der den Auftrag ins System geschickt hat, gestartet. In eine ähnliche Richtung geht die Follow-me-Printing-Funktion, die dazu beitragen kann, dass Dokumente auch wirklich dort rauskommen, wo du es erwartest (und nicht stapelweise nicht abgeholte Ausdrucke im Drucker liegen). Praktisch ist das auch bei Teams, die keinen festen Schreibtisch haben und an unterschiedlichen Plätzen im Unternehmen arbeiten, etwa IT-Supporter.

Zu guter Letzt gibt es noch eine Funktion, die nur in großen Unternehmen benötigt wird, dort dem Support aber einiges an Rennerei und Arbeit ersparen kann: Per Drucker-Online-Management lassen sich die im Netzwerk installierten Drucker verwalten und Daten wie Tintenstand der einzelnen Tonerpatronen sowie Druckvolumina auslesen. Bessere Systeme setzen auf Predictive Maintenance, informieren dich also einige Tage bevor eine Patrone gewechselt werden muss, sodass der Techniker dies im Vorbeigehen mit erledigen kann (oder im schlimmsten Fall die Teamassistenz den betreffenden Toner rechtzeitig nachbestellen kann).

Fazit: Auswahl an Drucker-Modellen ist riesig

Das papierlose Büro bleibt ein Mythos, über den wohl vor allem die Druckerhersteller lachen werden. Dennoch gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich für eine effiziente Druckerlösung im Büroumfeld zu entscheiden. Du solltest dich hier umfassend beraten lassen und neben dem Anschaffungs- oder Mietpreis vor allem die Verbrauchskosten für Toner und Wartung im Blick behalten.

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