Ratgeber

DSGVO: 10 fatale Datenschutz-Fehler deiner Mitarbeiter

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6. Hereinspaziert!

Büroräume bieten einige Gefahren für Datenschutzverstöße. Insbesondere wenn betriebsfremde Personen in Büroräume gelassen werden und ohne Begleitung umherspazieren können. Ein offenes Büro, ein unverschlossener Serverraum, ein vergessenes Dokument auf dem Drucker können fatale Folgen für den Datenschutz von Kunden und Mitarbeitern haben. Der Zugang zu den Büroräumen sollte Betriebsfremden nur für Betriebszwecke gestattet sein und das auch nur unter Aufsicht.

7. Zu viel Auskunft am Telefon

Vor allem unerfahrenen Telefonisten kann es passieren, dass Auskünfte zu personenbezogenen Daten gegenüber einem unberechtigten Zuhörer gemacht werden. Zur Vermeidung ist es unerlässlich, den Mitarbeiter schon im Voraus gründlich darin einzuweisen, welche Auskünfte gemacht werden dürfen und welche nicht.

8. Chaos am Arbeitsplatz

Vertrauliche Briefe, Verträge, Notizen mit Passwörtern, USB-Sticks und das alles auf einem Haufen. Wenn dann auch noch jeder x-beliebige Mitarbeiter diesen Haufen sehen kann, ist das Datenschutz-Chaos perfekt. Hilfreich ist eine Clean-Desk-Policy, die vorsieht, dass bei Verlassen des Arbeitsplatzes keine Unterlagen mit vertraulichen Dokumenten zurückgelassen werden dürfen. Computer müssen gesperrt werden.

9. Der PC als Müllhalde

Einer der Grundsätze des Datenschutzrechts ist die Speicherbegrenzung. Daten sollen nur solange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Bestes Beispiel ist das überquellende E-Mail-Postfach. Dieses sollte regelmäßig geleert werden. Dokumente mit personenbezogenen Daten, die auf der Festplatte gespeichert sind, aber nicht benötigt werden, müssen in den Papierkorb verschoben werden. Achtung: Aufbewahrungsfristen beachten!

10. Datenpannen verschweigen

Jeder Mensch macht mal Fehler. Um Ärger mit den Vorgesetzten zu vermeiden, neigen Mitarbeiter dazu, Datenpannen zu verschweigen. Folge sind Schäden für Betroffene und das Unternehmen. Sie müssen Mitarbeiter für den Datenschutz sensibilisieren, dessen Bedeutung verdeutlichen und mit gutem Beispiel vorangehen. Schulungen und ständige Thematisierung des Datenschutzes sind hier hilfreich.

Hinweis in eigener Sache: t3n hat mit zertifizierten Datenschutzexperten ein DSGVO-Rettungspaket inklusive Vorlagen und einer webbasierten Datenschutz-Software erarbeitet. Er unterstützt die Umsetzung der DSGVO in Eigenregie. Für einen Einstieg in die Grundlagen der neuen Datenschutz-Regeln bietet t3n zudem einen DSGVO-Guide von IT-Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke an.

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2 Kommentare
sky-head
sky-head

Es ist völliger Unsinn die Passwörter regelmäßig zu ändern, weil dies nur dazu führt, dass Mitarbeiter sich Passwörter irgendwo aufschreiben, möglichst einfache Passwörter wählen, usw, weil sich kein Mensch die 10 Millionen Passwörter merken kann, die man im Kopf haben muss. Googeln Sie einfach mal nach Passwort ändern und Sicherheit… und so was nennt sich Digital Pioneers.
https://m.heise.de/newsticker/meldung/Wider-den-Zwang-zur-Passwort-Aenderung-3176493.html

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lawpilots_team
lawpilots_team

Ja, normalerweise reicht es, ein Passwort erst zu ändern, wenn der Verdacht besteht, dass es in falsche Hände geraten ist. Die bekannte Empfehlung, Passwörter regelmäßig zu ändern, rührt daher, dass damit ein eventueller Schaden zumindest zeitlich begrenzt werden kann.

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