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Klingt nicht hip, ist aber wichtig: E-Mail-Archivierung im Unternehmen

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit der richtigen Software ist strukturierte E-Mail-Archivierung nicht kompliziert. (Foto: Shutterstock/rawf8)

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Beim Stichwort E-Mail-Archivierung denkst du an Windows-95-PCs in dunklen IT-Kellern? Hier erfährst du, warum du mit dieser Vorstellung falsch liegst und weshalb ein gut geführtes Mail-Archiv auch für kleine und mittlere Unternehmen wichtig ist.

Das E-Mail-Aufkommen ist schon in kleinen Unternehmen oft enorm. Wohin aber mit den Mails, wenn sie erst mal da sind? Aus rechtlichen Gründen müssen viele Mails aufbewahrt werden. Aber wie? Sie auszudrucken und abzuheften, ist nicht nur ökologisch gesehen eine schlechte Idee – denn häufig sind Originalformate gefragt und ein Ausdruck ist genau genommen eine Kopie. Einfach einmal täglich alle E-Mails als Backup auf einen Server werfen? Das reicht leider auch nicht aus und frisst ziemlich viel Speicherplatz … Deshalb kommt hier ein Crashkurs in Sachen E-Mail-Archivierung:

E-Mail-Archivierung ist ungleich Backup – beides ist notwendig!

MailStore
MailStore

MailStore ist auf die Entwicklung innovativer E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert.

Was genau ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?

Ein Archiv ist nicht das gleiche wie ein Backup – aber beides solltest du haben. Einige Funktionen, die der Archivierung zukommen, kann ein Backup nämlich nicht erfüllen. Andersherum brauchst du auch für dein E-Mail-Archiv einen Backup-Plan.

Ein Backup ermöglicht es dir, über einen begrenzten Zeitraum hinweg Daten zu sichern und sie im Bedarfsfall wiederherzustellen. Die ständige Verfüg- und vor allem die Wiederauffindbarkeit von E-Mails ist damit allerdings nicht gewährleistet. Genau das leistet aber die Archivierung – auch über lange Zeiträume hinweg. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass beim Backup Mails unmittelbar nach dem Eingang gelöscht oder verändert werden können und so der Sicherung entgehen könnten. Solche Fälle werden bei der Archivierung verhindert.

Warum E-Mails archivieren?

Aufbewahrungspflichten

In Deutschland gibt es für Unternehmen Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel nach § 257 HGB und § 147 AO. Abhängig vom Typ der Dokumente gelten dabei Fristen von beispielsweise sechs oder zehn Jahren. Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, läuft allerdings auch die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen nicht ab. In der Praxis wird deshalb eine Aufbewahrungsfrist von elf Jahren angenommen. Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Unternehmen, die nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind. Vergleichbare Regelungen, allerdings mit anderen Fristen, gibt es auch in Österreich und der Schweiz.

Datenschutz: Unterstützung bei der DSGVO-Umsetzung

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO haben sich für Unternehmen neue Anforderungen im Hinblick auf den transparenten Umgang mit Daten ergeben. Als Teil der Gesamtstrategie Datenschutz trägt eine strukturierte E-Mail-Archivierung dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen. Die DSGVO verpflichtet etwa dazu, auf Nachfrage Auskunft über gespeicherte beziehungsweise verarbeitete persönliche Daten zu geben. Mit einer E-Mail-Archivierungsoftware, die das Durchsuchen und auch Exportieren von E-Mails und Dateianhängen ermöglicht, können solche Anfragen effizient und zuverlässig bearbeitet werden.

Business Continuity durch Mailarchivierung

E-Mail-Archivierung trägt auch dazu bei, den Betrieb nach Zwischenfällen schnell wieder aufnehmen zu können. (Foto: Shutterstock/ Indypendenz)

Business Continuity

Business Continuity ist eine Herausforderung, der sich praktisch jeder IT-Verantwortliche stellen muss. Serverausfall, Datenverlust – mit einem sorgfältig gepflegten E-Mail-Archiv lässt sich eine Menge Chaos vermeiden und der Betrieb kann schnell weiterlaufen.

Anforderungen an eine Mailarchivierungslösung

  • Einfache Installation und Betrieb
    Die initiale Einrichtung der Software umfasst bestenfalls bereits die Installation und die Benutzerverwaltung. Ein gutes E-Mail-Archiv hat eines mit einem guten Drucker gemeinsam – es muss ohne großen Aufwand und Pflege seinen Job verrichten. Tut es dies nicht, ist Ärger vorprogrammiert.
  • Archivierung existierender E-Mails
    Nicht nur frisch ein- und ausgehende, sondern auch bestehende Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien solltest du mit der Lösung archivieren können. Nur so ist sichergestellt, dass du alle Mails, die du noch aufbewahren musst, in einer Lösung griffbereit hast.
  • Nutzerfreundlichkeit
    Will man die Möglichkeiten eines Mailarchivs voll ausschöpfen, sollten die Mitarbeiter ohne große Hürden auf alle (archivierten) E-Mails zugreifen können. Die Nutzung sollte einfach, intuitiv und mit den üblichen Gewohnheiten der Mitarbeiter gut vereinbar sein. Das entlastet vor allem die IT beziehungsweise den Admin.
  • Kompatibilität
    Mit der Wahl einer Mailarchivierungslösung sollte man sich nicht auf bestimmte Mailprogramme, Formate oder ähnliches festlegen müssen – hier können immer wieder neue Situationen entstehen und Änderungen notwendig werden. Diese Flexibilität darf die Archivlösung nicht einschränken. Die relevanten E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, G Suite, alle IMAP- oder POP3-kompatiblen E-Mail-Server, aber auch Nischensysteme wie MDaemon, IceWarp und Kerio Connect sowie E-Mail-Dateien (verschiedener Formate) und E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook sollten daher unterstützt werden.

 

flexible E-Mail-Archivierung

Eine gute Mailarchivierungslösung ist mit den verschiedensten Formaten und Systemen kompatibel. (Grafik: MailStore)

  • Rechtssicherheit/Revisionssicherheit
    Damit dein Unternehmen auch rechtlich immer auf der sicheren Seite ist, ist es unter anderem wichtig, dass die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit von E-Mails und Anhängen jederzeit gegeben ist. Auch Manipulationssicherheit von Speicherung und Export sowie eine zuverlässige Protokollierung müssen sichergestellt sein. Für die Aufbewahrungsrichtlinien gilt: Nachvollziehbarkeit ist unverzichtbar.
  • Zertifizierung Die Archivierungslösung sollte GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert sein.

Die Archivierungslösung von MailStore

All diese Aspekte hat MailStore in die Entwicklung seiner Archivierungssoftware einfließen lassen – um ein Produkt zu entwickeln, das sowohl bei Endanwendern, als auch bei IT-Administratoren punkten kann. Dabei standen speziell die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen im Fokus. Der Anspruch von MailStore ist, die Vorteile moderner E-Mail-Archivierung ohne großen Aufwand zugänglich zu machen – sicher und zuverlässig.

Du möchtest noch mehr über E-Mail-Archivierung erfahren? Dann schau in den Leitfaden Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung!

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