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Produktiver sein: 5 wichtige Regeln zum Umgang mit der E-Mail-Inbox

5 unerlässliche Regeln, die deine E-Mail-Inbox zähmen. (Grafik: Shutterstock)

Der Atlantic-Redakteur James Hamblin gibt fünf persönliche Regeln, mit denen er die E-Mail-Inbox zähmt. Das persönliche Credo: „Kürze ist die höchste Tugend“.

Auch in Zeiten von Slack und Hipchat ist die E-Mail einfach nicht totzukriegen. Und Inbox-Zero bleibt eine der größten Herausforderungen für Office-Worker auf der ganzen Welt. Wer täglich vor einem riesigen Ansturm steht, fühlt sich häufig sogar überfordert. Es gilt gewisse Höflichkeitsregeln einzuhalten, sich Zeit für Ausführungen zu nehmen und immer sofort zu antworten. Oder etwa nicht?

Der Atlantic-Redakteur James Hamblin sieht das komplett anders. In seinem „How To Email“- Artikel verrät er, dass er die Zeit, in der er sich mit E-Mails beschäftigt habe, jetzt halbierte. Das ging mittels fünf Regeln, denen er folgt und die unerlässlich sind, wenn das Thema nicht Überhand nehmen soll. Im Grunde plädiert er darin für ein effizienteres Credo: „Kürze ist die höchste Tugend“.

Fünf Regeln, die deine E-Mail-Inbox zähmen:

5 wichtige Regeln: So verhinderst du, dass deine E-Mail-Inbox dich stresst. (Foto: Shutterstock)
Fünf wichtige Regeln: So verhinderst du, dass deine E-Mail-Inbox dich stresst. (Foto: Shutterstock)
  1. Keine Abmeldungen: Begriffe wie „Danke“, „Bis dann“ oder „Cheers“ lässt Hamblin inzwischen komplett weg. Im Grunde, so schreibt er, brauche es nicht einmal mehr den eigenen Namen in der E-Mail, wenn es nicht hier und da die Norm wäre.
  1. Keine Höflichkeitsfloskeln: Im Grunde ist das die Erweiterung von Punkt eins. Jemandem einen schönen Tag zu wünschen oder ihn zu fragen, wie es gehe, sei ein Relikt aus der Zeit handgeschriebener Briefe, so Hamblin. Einfach weglassen.
  1. Drei Sätze oder weniger: Die Regel ist nicht neu und kommt in vielen Ratgebern vor – was nicht in drei Sätze passt, ist häufig ein Grund, um zum Hörer zu greifen oder ein Meeting anzusetzen. Schon um dem Empfänger nicht die Zeit zu stehlen, sei der Punkt wichtig.
  1. Inbox ist keine To-do-Liste: Inbox Zero sei zwar schön, schreibt Hamblin, jedoch sollen Anwender nicht zu besessen davon sein, alles abzuarbeiten. Die Inbox ist keine To-do-Liste. Es gibt immer wichtigere Aufgaben am Tag, die zu erledigen sind.
  1. Zwei- bis dreimal am Tag checken: Das Checken der E-Mails benötigt anschließend mindestens 30 Sekunden, um wieder in die vorherige Aufgabe zu kommen, schreibt Hamblin. Er habe früher gut 100 Mal in sein Postfach geschaut. Ein echter Zeitfresser also.

Übrigens, auch dieser Artikel könnte dich interessieren: Wer im Großraumbüro sitzt, wird häufig gestört sein. Wie du trotzdem das Beste aus deiner Produktivphase rausholen kannst, erfährst du in dem Beitrag „Ungestört arbeiten – so kann das klappen! Tipps und Tricks für die Produktivphase“.

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2 Reaktionen
peter

ich nutze seit ein paar monaten digitando.de und erspare mir damit die lästigen emails der online shops (habe alle shopnachrichten in digitando abgeschaltet). die rechnungen und sowas habe ich dann dort in der app. damit fallen schon viele mails weg, echt praktisch.

Karl Marks

3. und 5. stimme ich zu; 1. und 2. absolut nicht - das wirkt unseriös, unhöflich, und zeigt mir letzten Endes nur das mein Gegenüber keine Zeit für mein Anliegen hat. Ist ein NOGO.

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