Eine Einkaufsstraße in Deutschland – eine junge Frau spricht einen jungen Mann an: „Entschuldigen Sie, darf ich Sie etwas fragen?“ Der Mann geht ungerührt weiter, reagiert auch nicht auf Nachhaken. Eine Szene, die uns in der nichtdigitalen Welt seltsam erscheint, ist in der digitalen Lebensrealität Alltag: E-Mails werden ignoriert, massenhaft – und teilweise aus purer Notwehr.

Nicht nur Journalisten kennen das Phänomen, dass sie sich irgendwann entscheiden müssen: Zwischen freundlich sein und erfolgreich arbeiten. Die meisten Journalisten entscheiden sich irgendwann für die zweite Variante und ignorieren den Großteil der eintreffenden E-Mails. Pressemitteilungen natürlich sowieso – aber auch persönliche Anschreiben. Sie sind allerdings ein Extremfall, weil sie mit E-Mails zu Themenvorschlägen von allerlei PR-Menschen, Pressemitteilungen und ähnlichem überhäuft werden.

Doch auch Freiberufler und Arbeitnehmer in anderen Jobs kennen das Phänomen, besonders in Führungspositionen: Statt zu arbeiten müssen sie E-Mails beantworten – und die meiste Zeit geht mit Abwimmeln und Absagen drauf. Das ist geraubte Zeit, Fremdbestimmung – die weder einen selbst noch das Unternehmen weiterbringt.

Wer ist hier eigentlich unfreundlich? Derjenige, der auf eine irrelevante Anfrage nicht antwortet oder derjenige, der sie verschickt? Das Ignorieren ist allerdings nicht immer die beste Strategie. Denn mancher E-Mail-Schreiber ist hartnäckig: Auf das Ignorieren folgt das Nachhaken – „digitales Vordrängeln“ nannte Daniel Fiene von RP Online kürzlich die meist nervige Frage, ob eine E-Mail auch angekommen sei.  Manchmal geht das bis zur letzten Eskalationsstufe: dem Anruf – am besten noch auf dem privaten Handy. Da wäre es dann am Ende doch schneller gegangen, man hätte direkt per E-Mail abgesagt.

„Wäre es nicht wunderbar, wir hätten endlich den ,Bitte freundlich abwimmeln‘-Button in unseren E-Mail-Programmen?“

Und dann bleibt ja irgendwie doch auch immer das schlechte Gewissen beim Nichtantworten. Ein Ausweg kann es sein, Absagen vorzuschreiben und einfach nur noch die Anrede zu ändern – der Rest ist Copy & Paste. Das ist natürlich insbesondere dann sinnvoll, wenn viele der Anfragen, die man täglich abwimmeln muss, sehr ähnlicher Natur sind.

Besonders vielbeschäftigte Menschen wählen daher schon mal die nächste Eskalations-Stufe bei der digitalen Selbstverteidigung gegen E-Mail-Zeiträuber: Die Autoresponse-Antwort, die jeden Absender eingehender E-Mails schon mal vorsorglich warnt, dass er mit einer Antwort eher nicht rechnen kann: Vielen Dank für deine Nachricht – ich bin leider vielbeschäftigt, vielleicht ist deine Nachricht ja besser bei X, Y oder Z aufgehoben. Oder geh noch besser auf diese FAQ – was auch immer du tust, erwarte bitte keine Antwort. Aber es geht noch restriktiver: E-Mails von Leuten, die nicht im eigenen Adressbuch sind, werden gar nicht mehr gelesen.

Im Arsenal der digitalen Selbstverteidigung gegen die Zeiträuber sollte das nur das letzte Mittel sein – denn E-Mail-Kommunikation wird sich dennoch nicht vermeiden lassen, und alle, mit denen man dennoch kommuniziert, stört der Autoresponder auch. Immerhin eine Whitelist für das eigene Unternehmen und ausgewählte Kontakte, die die automatische Antwort nicht bekommen, bietet sich an.

In vielen Fällen aber sind die vorgeschriebenen Standard-Absagen tatsächlich der beste Weg. Auf dem Mac lassen sich solche Texte auch vorschreiben und dann in die Mail mittels eines Buchstabenkürzels einfügen. Voreingestellt sind dort Abkürzungen wie „vlg“, was Apple Mail automatisch in „Viele liebe Grüße!“ umwandelt. Die Kürzel legt man in den Systemeinstellungen unter „Tastatur“ und dort dem Reiter „Text“ fest. Statt nur „Viele liebe Grüße!“ lässt sich hier auch eine komplett ausformulierte E-Mail eintragen – beispielsweise mit der Bitte, aus einem Verteiler ausgetragen zu werden.

Am Ende muss jeder E-Mail-Nutzer selbst für sich ausmachen, wie viel Freundlichkeit er sich zulasten der Arbeitseffizienz im Umgang mit E-Mails noch leisten kann und will. Und dann gibt es immer noch eine Hoffnung: die Fortschritte bei der Entwicklung künstlicher Intelligenz.

Wäre es nicht wunderbar, wir hätten endlich den „Bitte freundlich abwimmeln“-Button in unseren E-Mail-Programmen? Wenn es ein Aufgabenfeld für die künstliche Intelligenz gibt, in der diese echten Mehrwert für Millionen von Menschen schaffen kann, dann dieser: Freundlich sein, wenn wir keine Nerven mehr dazu haben.