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Bye-bye Medienbrüche: So optimierst du deine HR-Prozesse mit digitalen Workflows

Sichtung, Bewertung, Kooperation, Übersendung, Unterschrift etc.: HR-Prozesse sind oft sehr aufwändig (Quelle: Irina Strelnikova/Shutterstock)

Lesezeit: 2 Min.
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Der ganze Arbeitsalltag ist digital – oder? Gerade HR-Prozesse beinhalten oft noch Medienbrüche, erzeugt durch händisch zu unterschreibende Verträge. Die gute Nachricht: Es ist 2021 und niemand muss mehr zu Drucker und Kugelschreiber greifen.

HR-Chefin Lisa aus München hat allen Grund zur Freude: Die lange Zeit offene Stelle wurde endlich und zufriedenstellend besetzt. Die sowohl im Gespräch als auch beim Probetag überzeugende Kandidatin wird aller Voraussicht nach zum kommenden Monatsanfang starten, nur der gegengezeichnete Arbeitsvertrag fehlt noch zum perfekten Glück. So langsam kommt jedoch etwas Ungeduld auf: Seit über zwei Wochen wartet Lisa nun schon auf eine Rückmeldung.

Lange Wartezeiten sind bei Vertragsangelegenheiten leider keine Seltenheit. Kein Wunder: Allein die initiale Zusendung eines haptischen Schriftstücks über den postalischen Weg kann mehrere Werktage in Anspruch nehmen. Bis zum Erhalt eines von beiden Seiten unterzeichneten Vertrags können so schon mal zwei oder auch drei Wochen vergehen – etwaige Feedbackschleifen noch nicht mit eingerechnet.

Elektronische Signaturen und ihre Rechtsgültigkeit

Abhilfe schafft wie so häufig die Digitalisierung. Durch den Verzicht auf Papier und Drucker wird nicht nur Zeit, sondern auch Geld gespart und gleichzeitig die Umwelt geschont. Allerdings wird vielerorts, spätestens bei Arbeitsverträgen, über die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen gerätselt: Welche Signatur ist wann und wie gültig? Dürfen Arbeitsverträge überhaupt digital unterzeichnet werden? Und: Wie fälschungssicher sind solche Signaturen?

Schneller, einfacher und trotzdem gleichgestellt

Die kurze Antwort: Eine qualifizierte elektronische Signatur steht ihrem handschriftlichen Pendant in nichts nach. Jedes so digital unterzeichnete Dokument wird durch einen einzigartigen Schlüssel sowie einen Zeitstempel gesichert, die bei nachträglichen Änderungen am Dokument ihre Gültigkeit verlieren – und somit fälschungssicher sind.

Aber Moment, was genau meint „qualifizierte elektronische Signatur“? Grundsätzlich gilt es, zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen zu unterscheiden, die wir an anderer Stelle bereits näher beleuchtet haben. Die Kurzfassung: Es kommt immer auf das Dokument an, um zu entscheiden, welche Art von Signatur benötigt wird. In den meisten Fällen – wie beispielsweise bei Bewerbungen, Handlungsvollmachten oder Abmahnungen – reicht eine einfache elektronische Signatur aus. Bei Änderungen eines Arbeitsvertrages oder der Empfangsbekenntnis eines Arbeitsgeräts ist jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur nötig.

Effizientes Onboarding mit Adobe Sign und Adobe DC

Besonders beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist das Hin-und-her-Schicken von Unterlagen oft noch ein großer Zeitfresser. Mit Adobe Sign als Teil der Adobe Document Cloud können zeitintensiven Medienbrüchen der Kampf angesagt und HR-Prozesse merklich verschlankt werden – damit ihr favorisierte Kandidat*innen noch schneller ins Unternehmen integrieren könnt. Am Ende des Tages können so bis zu 92 Prozent des zeitlichen Aufwands eingespart werden – um direkt zu den nächsten Schritten überzuleiten, anstatt auf unterschriebene Unterlagen zu warten.

Wie diese Zeitersparnis funktioniert, beziehungsweise wie aus ehemals 24 nur noch sieben Arbeitsschritte ohne Medienbrüche werden, erläutert Adobes Principal Solution Accountant, Stanislav Rosahatsky, im Webinar mit der Personalwirtschaft.

Dein Business läuft

Dieser Prozess macht es nicht nur für HR-Chefin Lisa einfacher in der Abwicklung, sondern sorgt auch für ein reibungsloses, an einem Ort gebündeltes Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Doch nicht nur die HR-Abteilung kann profitieren: Die digitalen Dokumenten- und Signaturprozesse sind in jedem Unternehmensbereich flexibel einsetzbar und machen Unternehmen somit ganzheitlich flexibler und erfolgreicher.

Mehr als acht Milliarden Signaturen werden bereits pro Jahr über Adobe Sign getätigt; weltweit vertrauen über neun Millionen Unternehmen der cloudbasierten Lösung.

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