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Waiting for a sign? Deshalb solltest auch du die elektronische Unterschrift nutzen

Unterschrift einscannen und passt schon? Leider nein, leider gar nicht! Damit eine digitale Unterschrift tatsächlich rechtskräftig wird, gilt es, ein paar Dinge zu beachten. Alles, was du über die digitale Unterschrift wissen musst, liest du hier.

4 Min. Lesezeit Anzeige

Die Vision von papierlosen Büros wird immer mehr zur Realität. Denn mittlerweile laufen bereits viele Prozesse digital ab: Briefe wurden durch Mails ersetzt, Dokumente liegen auf Festplatten, statt in haptischen Ordnern und auch handschriftliche Unterschriften werden immer häufiger von elektronischen Signaturen abgelöst.

Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier, es senkt auch Kosten für Ausdrucke und schont die Umwelt. Viele Nutzer befürchten jedoch, dass elektronische Unterschriften bei einem Rechtsstreit zu Problemen führen. Diese Befürchtung ist nicht unberechtigt, denn die E-Signatur ist in drei verschiedenen Varianten verfügbar – und nicht immer in vollem Umfang rechtsgültig.

Du solltest dir also genau überlegen, welche Form der elektronischen Unterschrift für dein Anliegen die richtige ist und bei der Auswahl eines Signatur-Tools darauf achten, dass die digitale Unterschrift das gewünschte Maß an Rechtssicherheit bietet. Nur dann kannst du die Inhalte des Dokuments auf dem Rechtsweg durchsetzen.

Elektronische Unterschriften sind ein wichtiger Schritt zum digitalen Business. (Foto: Adobe Stock / Blue Planet Studio)

Welche elektronische Signatur ist die richtige für dein Business?

Es werden drei Arten von elektronischen Unterschriften unterschieden. Hier erfährst du, welche Version für welche Anwendung am besten geeignet ist.

1. Einfache elektronische Signatur

Das ist die einfachste Form der digitalen Unterschrift, die keinen strengen Regelungen unterliegt. Sie dient lediglich dazu, den Urheber einer Nachricht kenntlich zu machen. In diesem Fall kannst du deine handschriftliche Unterschrift tatsächlich einfach einscannen. Sollte es jedoch zu einem Rechtsstreit kommen, wird per Einzelfallentscheid über die Rechtsgültigkeit entschieden. Das Risiko, dass die eingescannte Unterschrift nicht anerkannt wird, ist also hoch, weshalb du die einfache digitale Signatur nur für formfreie Vereinbarungen verwenden solltest, wie beispielsweise Bestellungen, Protokolle oder Bescheinigungen.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten die Vorschriften der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung). Diese Art der elektronischen Unterschrift muss einer bestimmten Person eindeutig zuordenbar sein. Basis der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist ein geheimer, einmalig vergebener Software-Schlüssel. Nachträgliche Manipulationen sind damit ausgeschlossen. Kommt es zum Rechtsstreit, ist die Chance hoch, dass du damit deine Interessen durchsetzt oder ungerechtfertigte Ansprüche abwehrst. Für Transaktionen mit mittlerem Risiko (Angebote oder Verträge) ist die fortgeschrittene elektronische Signatur also ausreichend – wenngleich sie nicht auf derselben Stufe steht wie eine herkömmliche Unterschrift.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Du möchtest ein Maximum an Sicherheit genießen und dir keine Gedanken darüber machen, ob die Unterschrift rechtsgültig ist? Dann ist die qualifizierte elektronische Signatur die richtige Wahl für dich. Denn diese digitale Signatur ist rechtlich einer persönlichen Unterschrift gleichgestellt. Dafür ist allerdings eine vorherige Registrierung bei einem Anbieter für Zertifizierungsdienste (Trust-Center) erforderlich. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur kannst du beispielsweise rechtssicher Rechnungen erstellen, die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt erledigen und an der Vergabe bei öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen.

Eine eingescannte Unterschrift ist nicht rechtskräftig und sollte daher nicht für Verträge oder andere wichtige Dokumente genutzt werden. (Foto: Adobe Stock / A Stockphoto)

Die Vorteile einer rechtssicheren E-Signatur

Vorteile wie Zeit, Geld und Papier sparen liegen auf der Hand. Aber wie profitiert dein gesamtes Unternehmen vom Einsatz rechtssicherer digitaler Unterschriften?

Geschäftsabschlüsse werden beschleunigt

Mit der Verwendung elektronischer Unterschriften entfallen die einen oder anderen administrativen Tätigkeiten und es bleibt mehr Zeit, Geschäftsabschlüsse schneller zu realisieren. Denn du kannst Angebote nach einer Kundenanfrage direkt digital unterschrieben versenden, Aufträge ohne zeitlichen Verzug abschließen und so die Effizienz deines Vertriebs steigern. Mit digitalen Signaturen bist du der Konkurrenz den entscheidenden Schritt voraus.

Die Rechtsabteilung wird entlastet

Auch die Abläufe in der Rechtsabteilung lassen sich durch die digitale Unterzeichnung von Dokumenten beschleunigen: Routineprozesse werden einfach automatisiert erledigt. Das betrifft beispielsweise die elektronische Signatur unter Verschwiegenheitserklärungen oder die Bestätigung der Haftungsfreistellung. In diesen Fällen ist es unverzichtbar, auf eine rechtlich unantastbare IT-Lösung zurückzugreifen.

Die Rekrutierung von Bewerbern wird erleichtert

Der Kampf um die besten Bewerber beginnt bereits beim Prozess der Rekrutierung. Punkte damit, deinen Bewerbern das Einreichen von Bewerbungsunterlagen zu erleichtern! Mit elektronischen Signaturen wird nachweislich die Hürde, sich zu bewerben, gesenkt. In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels ist das ein wichtiger Faktor, um die besten Leute für dein Team zu gewinnen.

Mit Adobe Sign unterzeichnest du auch wichtige Dokumente wie Verträge sicher und rechtskräftig digital. (Grafik: Adobe Stock / Good Studio)

Vereinfachte Business-Prozesse mit Adobe Document Cloud

Jetzt bleibt nur noch die Frage zu klären, welches Tool du für deine elektronischen Signaturen nutzen willst. Die Antwort lautet: Adobe Sign. Sign ist eine breit aufgestellte und flexible Lösung, die alle Arten der elektronischen Signatur von einfach bis qualifiziert (über die Einbindung von Trust-Service-Providern) abdeckt. Vor allem in Kombination mit Adobe Acrobat, Adobes umfangreichen Tool zur Verwaltung und Bearbeitung von PDFs ist Sign ein echter Gamechanger.

Sign und Acrobat sind außerdem Teil von Adobe Document Cloud, die von Global Playern wie Lufthansa und Microsoft genutzt wird. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten. Mit den intuitiv bedienbaren Tools von Adobe kannst du alle Vorteile der Digitalisierung in deiner Firma nutzen.

Mit Adobe Sign kannst du Unterschriften effizienter einholen und damit eine signifikante Zeit- und Kostenersparnis erreichen. Verbessere die Arbeitsprozesse und reduziere gleichzeitig das Papiervolumen! Auch die Dokumentation und Archivierung erfolgen problemlos digital in der Cloud. Das innovative Tool ist überall cross-device verfügbar und ermöglicht, Unterschriften jederzeit mobil einzuholen. Klingt das interessant?

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