Die Evolution der Workflow-Management-Werkzeuge
Die Arbeit wird immer ineffizienter, je mehr du die Arbeit selbst organisieren musst. (Foto: Asana)
Unternehmen haben mit der Entwicklung in den letzten Jahren zu kämpfen: der mittlerweile unter dem Sammelbegriff „New Work“ als Wandel der Arbeitswelt etablierte Trend etwa zu flexibleren Arbeitsmodellen oder mehr Entwicklungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer bei gleichzeitiger Ausweitung der Verantwortung. Und das alles im Zusammenwirken mit Themen wie Open-Desk-Büros, Coworking, Work at home oder agilen Teams.
Besondere Aufmerksamkeit fällt dabei auf strategische Arbeit. Sie beinhaltet Problemlösungen, den Umgang mit Unklarheiten oder die Festlegung und Abstimmung von Zielen. Dies ist oft die kognitiv anstrengendste Arbeit, hat aber gleichzeitig den größten Einfluss auf den Erfolg und den des gesamten Teams. Noch komplizierter wird es, wenn mehrere Teams zusammenarbeiten müssen. Die teamübergreifende Koordination von Arbeit – besonders von strategischer Arbeit – kann extrem herausfordernd sein – vor allem, wenn E-Mails oder Messenger-Apps durchforstet werden müssen, um Informationen zu finden. Ohne ein ausgetüfteltes System für die Planung, Organisation und Durchführung der Arbeitsvorgänge können Verwirrung und Chaos zunehmen.
Was erfolgreiche Strategieteams nach wie vor von nicht so erfolgreichen unterscheidet, sind ihre Workflows: End-to-End-Prozesse, die den erfolgreichen Teams helfen, ihre Ziele effizienter und fehlerfreier zu erreichen. Durch die Einführung wiederkehrender Arbeitsabläufe können Führungskräfte die Kommunikation verschlanken, für mehr Klarheit sorgen und so die Agilität ihrer Teams verbessern. Laut Asanas brandneuer Studie zur Anatomie der Arbeit 2022 werden weltweit beunruhigenderweise nur noch neun Prozent der Arbeitszeit mit strategischer Arbeit verbracht im Vergleich zu 14 Prozent im letzten Jahr. In Deutschland hat sich dieser Anteil von 14 Prozent auf 7 Prozent sogar halbiert. Die oben erwähnten Entwicklungen der Arbeitswelt Richtung New Work beziehungsweise hin zu dynamischen und hybriden Arbeitsweisen scheinen dies verstärkt zu haben.
Arbeitsprozesse müssen weiter verbessert und für dynamische und hybride Arbeitsweisen zukunftssicher gemacht werden.
Strategische Führungskräfte berichten übereinstimmend von nicht mehr effizienten Arbeitsmethoden aus der Vergangenheit, aber auch durchweg guten Erfahrungen mit modernen Workflow-Management-Werkzeugen, um diesen negativen Entwicklungen entgegenzuwirken. In solchen Werkzeugen werden nicht nur Anleitungen an die Hand gegeben und erprobte Schritte zum Aufbau skalierbarer Prozesse empfohlen, sondern auch erklärt, wie diese Schritte auf allgemeine Strategie- und Betriebsabläufe angewendet werden. Dazu gehört auch die teamübergreifende Koordination von Arbeitsvorgängen, die durch Visualisierungen hilft, effizientere Workflows zu designen und an einem zentralen Ort zur Vernetzung von Teams, Organisation von Arbeitsvorgängen und der Optimierung von Projekten bereitzuhalten.
Mit einem optimierten Workflow geht die Arbeit viel schneller von der Hand. (Bild: Asana)
Bei der Auswahl einer Work-Management-Platform sollte also auf Workflow-spezifische Funktionen geachtet werden. Ebenso sollten im Tool die üblichen Herausforderungen bei der Neugestaltung der Prozesse unter Einbeziehung der New-Work-Effekte wie etwa Ortsunabhängigkeit durch geeignete Funktionen unterstützt werden.
Um Workflow-Verbesserungen optimal umzusetzen, findest du hier das neue E-Book zum Thema Workflows und Work-Management-Werkzeuge.
