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Diese 5 Buchhaltungsfehler gefährden dein Business!

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Beim Start in die Selbständigkeit kommst du in der Regel zum ersten Mal mit der Buchhaltung in Berührung. Auch wenn du „nur“ vorbereitest und dann den Rest vom Steuerberater erledigen lässt, sind Fehler als Laie vorprogrammiert.

sevDesk zeigt dir die fünf schlimmsten Buchhaltungsfehler und gibt Tipps, wie du diese verhindern kannst.

Fünf Buchhaltungsfehler und eine Lösung:

1. Rechnungen nicht ablegen, mangelhaft sortieren oder falsch aufbewahren

Immer wieder passiert es, dass Selbstständige Rechnungen nicht ablegen, mangelhaft sortieren oder falsch aufbewahren. Zum einen kann das dazu führen, dass sich die Kosten für deinen Steuerberater erhöhen, weil bei der Buchhaltung verstärkt Rückfragen entstehen. Zum anderen kann es zu Steuernachzahlungen beim Finanzamt kommen, die den Geschäftsbetrieb gefährden können.

sevDesk Tipp: Sämtliche Eingangsrechnungen musst du entweder in einem Ordner, besser aber digital in einer Buchhaltungssoftware ablegen. Denk auch an Onlinerechnungen und Rechnungen, die du per Paypal oder mit der EC-Karte/Kreditkarte beglichen hast. Achte bei der Ablage von Beginn an auf die Sortierung der Rechnungen nach dem Datum. Solltest du von einem Lieferanten/Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, fordere diese unbedingt an.

Wichtig: Ein bezahlter Betrag kann ohne Rechnung nicht als Betriebsausgabe verbucht werden, wodurch du automatisch einen höheren Gewinn ausweist, der faktisch nicht vorliegt. Das Finanzamt berechnet von diesem vermeintlich höheren Gewinn Steuern. Du zahlst also mehr.

2. Vernachlässigung der offenen Forderungen

Viele Kleinunternehmer überwachen ihre offenen Forderungen nicht ausreichend und haben kein Mahnwesen. In der Folge dauert es oftmals sehr lange, bis die Zahlung eingeht. Die Liquidität des Selbstständigen ist dadurch eingeschränkt. Der kurzfristige Handlungsspielraum bei anstehenden Investitionen sinkt.

sevDesk Tipp: Gehe die Liste der offenen Forderungen mindestens einmal im Monat durch. Wenn du einen Steuerberater hast, kannst du von ihm monatlich nach Abschluss der Buchhaltung eine Liste „Offene Posten“ anfordern. Voraussetzung hierfür ist, dass er die Forderungen verbucht. Mahne die offenen Rechnungsbeträge, bei denen ein Zahlungsverzug vorliegt monatlich zuzüglich einer Mahngebühr an. Mehr als drei Mahnungen sollten an einen Kunden bezüglich einer Forderung nicht geschrieben werden. Spätestens nach der dritten Mahnung solltest du einen Rechtsanwalt beziehungsweise ein Inkassounternehmen beauftragen.

3. Das komplette Unternehmen selbst führen wollen

Um die Kosten möglichst gering zu halten, würdest du alle anfallenden Aufgaben am liebsten selbst erledigen, oder? Verabschiede dich von dieser Denkweise!

Buchhaltung erfordert Expertise, also lasse in diesem Bereich auch einen Experten ans Werk. Dadurch sparst du auf lange Sicht Zeit und Geld.

sevDesk Tipp: Aufgaben und Verantwortung abzugeben, ist eine der ersten Lektionen, die du in der Selbstständigkeit lernst. Bei deiner Buchhaltung erledigst du deshalb nur die Dinge, für die deine buchhalterischen Vorkenntnisse ausreichen und die gleichzeitig nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine passende Buchhaltungssoftware kann dir dabei viel Arbeit abnehmen und automatisiert große Teile deines Buchhaltungsprozesses.

Für komplexere Buchhaltungsaufgaben benötigst du final einen Experten – ergo einen Steuerfachwirt, einen Bilanzbuchhalter oder einen Steuerberater. Gerade die Mitarbeit eines externen Steuerberaters ist mit Kosten verbunden. Vermeidest du dadurch allerdings Fehler bei deiner Buchhaltung, amortisiert sich diese Investition im Handumdrehen.

4. Die Kasse wird falsch geführt

Tätigst du viele Barumsätze? Wenn ja, ist eine ordnungsgemäße Kassenführung für dich und dein Unternehmen extrem wichtig. Wird die Kasse nicht täglich geführt, können sich ganz schnell Fehler bei der Kassenführung ergeben. Die Kasse kann beispielsweise ins Minus geraten. Betriebsprüfer des Finanzamtes, die ab 2018 unangekündigt deine Kasse überprüfen dürfen, stellen diese nicht-ordnungsgemäße Führung der Kasse fest. In der Konsequenz ergeben sich oft Hinzuschätzungen und eine Nachzahlung an das Finanzamt steht an.

sevDesk Tipp:

Du solltest die Kasse täglich führen, wobei alle Kasseneinnahmen und alle -ausgaben erfasst werden. Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen, was sowohl für Einnahmen als auch Ausgaben gilt. Der Kassenbedarf darf niemals ins Minus geraten.

Die Kassenaufzeichnungen müssen sortiert und fortlaufend nummeriert sein. Tageseinnahmen sind getrennt nach 7 Prozent Umsatzsteuer und 19 Prozent Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnung ist so zu verfassen, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse verglichen werden kann. Außerdem sind fehlerhafte Eintragungen so abzuändern, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.

Wenn du deinen Gewinn als Freiberufler durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelst, bist du grundsätzlich nicht zur Kassenführung verpflichtet. Aufzeichnungen sind aber so zu führen, dass sie dem Besteuerungszweck genügen. Soll heißen: Auch hier müssen deine Belege geordnet abgelegt werden. Trotzdem ist es für Einnahmenüberschussrechner, die viele Bargeschäfte tätigen, empfehlenswert, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen.

5. Private und geschäftliche Ausgaben werden nicht richtig getrennt

Es kann schnell mal vorkommen, dass für das Geschäftsessen die private EC-Karte gezückt wird oder die Tankrechnung des Privat-Pkws mit der Firmenkreditkarte bezahlt wird. Diese Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben bedeutet im Anschluss aber in aller Regel einen Mehraufwand für deinen Steuerberater, der sich letztendlich in höheren Kosten für dich niederschlägt.

sevDesk Tipp:

Private Konten gewerblich zu nutzen, ist in der Theorie zwar möglich, macht in der Praxis allerdings keinen Sinn. Lege daher lieber ein Betriebs- und ein Privatkonto an. Private Ausgaben solltest du grundsätzlich von deinem Privatkonto begleichen. Kosten für deinen Betrieb sollten nur von dem Geschäftskonto bezahlt werden. Dadurch ist die Trennung von betrieblichen und privaten Ausgaben gewährleistet, dein Steuerberater hat weniger zu tun und du sparst Geld.

Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware vermeidest du Buchhaltungsfehler

Du merkst, beim Thema Buchhaltung in der Selbstständigkeit kann so einiges schiefgehen. Jeder der fünf genannten Buchhaltungsfehler kann dich teuer zu stehen kommen. Abschrecken muss dich das Ganze allerdings nicht. Denn Buchhaltung kann auch ohne Fehler ablaufen: einfach, sicher und unkompliziert – mit einer Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel sevDesk.

sevDesk hat für jeden der fünf genannten Buchhaltungsfehler eine Lösung parat:

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