Die Gefahr ist bekannt: Dauert es zu lange, bis ein Unternehmen seinem Wunschkandidaten das Jawort gibt, läuft es Gefahr, dass der Bewerber sich anderweitig orientiert. „Die erfolgreichsten Unternehmen schaffen es, den Einstellungsprozess auf maximal zwei Wochen zu reduzieren“, so Thomas Hartenfels von der internationalen Personalberatung Robert Walters. „Diese Hochgeschwindigkeit bringt ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Rennen um die besten Köpfe.“ Das Gros der Unternehmen schaffe es immerhin noch, eine Einstellung innerhalb von vier Wochen abzuwickeln. Recruitingprozesse, die sechs bis acht Wochen oder gar länger andauern, seien Überbleibsel aus der analogen Welt und gehörten zunehmend der Vergangenheit an. „Eine gute Grundlage für mehr Schnelligkeit ist die Einbindung digitaler Tools im Bewerbungs- und Auswahlprozess“, so Hartenfels. „Allerdings bringen automatisierte Prozesse wenig, wenn die finale Entscheidung auf sich warten lässt.“ Der Recruiting-Experte sieht vor allem fünf Chancen, die Personaler im Wettstreit um die besten Kandidaten nutzen sollten.

Kandidaten erwarten einen offenen und transparenten Bewerbungsprozess. Die Zeit der Verabschiedungsfloskel „Sie hören von uns“ ist vorbei. Erfolgreiche Unternehmen zeigen potenziellen Mitarbeitern auf, wie viele Gespräche mit welchen Entscheidern nötig sind, um zu einer Entscheidung zu kommen und in welchem Zeitfenster eine Zu- oder Absage getroffen wird. Unterm Strich bedeutet das: Unternehmen müssen lernen, im Bewerbungsprozess serviceorientierter zu handeln.

Unternehmen sollten während des gesamten Prozesses den persönlichen Kontakt zum Kandidaten halten und ihn ständig über die neuesten Entwicklungen des Einstellungsprozesses auf dem Laufenden halten. Nur wenn der Kandidat diese persönliche Bindung erfährt, wird er bereit sein, auf ein Ergebnis zu warten, ohne direkt einer anderen Option den Vorzug zu geben.

Ein häufiger Zeitfresser im Bewerbungsprozess ist, dass zu viele Entscheidungsträger mitwirken. Viele Verantwortliche bedeuten stets eine organisatorische Belastung und höhere Verzögerungsrisiken. Wenn für eine Position im Unternehmen neben dem HR-Team beispielsweise nicht nur jemand aus der Führungsebene hinzugeholt, sondern auch noch jemand aus der Zentrale aus Übersee eingeflogen werden muss, zieht sich der Prozess unnötig in die Länge – und der Kandidat springt schließlich ab.

Online-Formulare sind noch immer eine lästige Hürde im Bewerbungsprozess. Umständliches Ausfüllen und mediale Schnittstellen sorgen nicht nur für Frust, sondern auch für Fehler und Verzögerungen. Hier können bessere Technologien den Prozess optimieren. Auch im wichtigen Bereich der Terminfindung steckt viel Optimierungspotenzial, das Unternehmen mithilfe moderner Tools realisieren können.

Raus aus dem Elfenbeinturm: Wenn Unternehmen direkt ins Gespräch mit dem Bewerber gehen, nehmen sie bewusst die Außensicht ein. Ein solcher Perspektivenwechsel offenbart wertvolle Rückmeldungen. Möglicherweise wird ein Formular oder eine Zwischeninformation von Kandidatenseite völlig anders wahrgenommen, als vom HR-Team beabsichtigt. Grundsätzlich sollten HR-Abteilungen ihre Recruitingverfahren regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Dabei ist es wichtig, sich konsequent in die Rolle des potenziellen Kandidaten zu begeben, um zu überprüfen, wie reibungslos der Bewerbungsprozess tatsächlich funktioniert. Umständliche Prozessabschnitte, Fehler und Schwachstellen können so identifiziert und verbessert werden.

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