Als Productivity-Coachin berät Laura Mae Martin bei Google Mitarbeitende, vor allem Führungskräfte, wie sie besser arbeiten. Ihr Buch Uptime soll ein „praktischer Guide zu persönlicher Produktivität und Wohlbefinden“ sein und liefert dafür eine Vielzahl an Hacks für den Alltag.

Die Basis für all die kleinen Tipps und Trick bilden allerdings vier Fragen.

Kann auf der Couch sitzen und Musik hören genauso produktiv sein wie Wäsche waschen, Steuern machen oder arbeiten? Ja, findet Martin – immer dann, wenn man sich ganz bewusst dafür entschieden hat. Stehen „Entspannung“, „Regeneration“ oder „Zeit für mich“ mit auf der Prioritätenliste, zahlt Musikhören auf der Couch auf die eigenen Ziele ein – und ist damit produktiv.

Apropos Prioritäten: Wer Schwierigkeiten hat, zu entspannen, weil ja eigentlich noch 500 andere Dinge erledigt oder erlebt (Stichwort FOMO, die Angst etwas zu verpassen) werden könnten, sollte laut Martin überlegen, was einem „Zukunfts-Ich“ zugutekommen würde.

„Was sind die Dinge, über die Sie froh sein werden, dass Sie sich darauf konzentriert und Prioritäten gesetzt haben? Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die dies widerspiegelt. Und dann lernen Sie, zu anderen Dingen nein zu sagen.“

Die Frage danach, WAS man eigentlich macht, hilft also dabei, Prioritäten zu setzen und fokussiert zu entscheiden, statt sich und die eigene Energie in einem Wirrwarr aus Details zu verlieren.

Sind die Prioritäten gesetzt, geht es an die Einteilung, welche To-dos wann erledigt werden. Denn wer glaubt, dass Produktivität schlicht darin besteht, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen möglichst dauerhaft durchzuackern, liegt aus Martins Sicht weit daneben.

„Die größte Tücke der Produktivität besteht darin, alle Zeitfenster gleich zu behandeln“, so die Expertin. „Was sind deine ‚Power Hours‘, in denen du konzentrierte Kopfarbeit erledigen kannst?“

Wann Menschen im Tagesverlauf ihre Hochphasen haben, ist ganz unterschiedlich. Wer den eigenen Rhythmus kennt, kann versuchen, die Verteilung der To-dos daran anzupassen – soweit es im (Arbeits-)alltag eben möglich ist.

Sind Was, Wann und Wo geklärt, geht es ans Wie – und hier kommen Laura Mae Martins Hacks ins Spiel. Die sollen dabei helfen, Aufgaben strategisch und mit Struktur anzugehen, statt sich darin zu verzetteln.

Als Beispiel nennt Martin eine Aufgabe, die für viele eher unliebsam sein dürfte: das Beantworten von E-Mails. Sie habe trotz ihrer hohen Position bei Google am Ende des Tages immer einen leeren Posteingang, schreibt die Produktivitäts-Coachin.

„Stellen Sie sich das wie Wäsche waschen vor. Sie würden Ihren Trockner nicht 20 Mal am Tag öffnen, ein Hemd falten, es weglegen und dann den ganzen Tag lang immer wieder das Gleiche tun.“ Statt immer wieder in den Posteingang zu schauen und auf neu eintrudelnde Nachrichten zu reagieren, rät sie, die Mails in bestimmten Zeitfenstern in Ordner zu sortieren, „zum Beispiel zum Lesen, zum Durchsehen oder zum Beantworten“.

Bei technischen Tools wie zum Beispiel dem Smartphone postuliert Martin: „Lass es für dich arbeiten, nicht gegen dich.“ Ihr Smartphone liege deswegen nachts in einem anderen Raum.