Dein Büro ist, wo du bist? Auch wenn die Post-Corona-Arbeitswelt – vorsichtig formuliert – wohl nicht die große „Wünsch dir was“-Utopie bringen wird, dürfen sich Arbeitnehmer:innen unterm Strich in jedem Fall auf mehr Freiheit und Flexibilität freuen. Damit diese Freiheit aber nicht ins Chaos mündet, sollten Entscheidungsträger:innen schon heute überlegen, wie sie ihre Office-Kollaboration ausrichten wollen. Neben der Vermeidung von Ineffizienzen verhindern sie so nämlich auch, dass unautorisierte Tools und Anwendungen im Firmennetzwerk betrieben werden.

Diese „Schatten-IT“ bringt nicht nur eine unübersichtliche Dateninfrastruktur mit sich, sondern kann auch ein ganz konkretes Sicherheitsrisiko darstellen. Unternehmen reagieren auf diese Risiken am besten, indem sie die eingesetzte Office-Plattform so konfigurieren, dass sie zu ihrem Bedarf passt und die Arbeitsweise der Belegschaft abbildet. Denn nur Lösungen, die gerne genutzt werden, können sich langfristig etablieren. Gleichzeitig müssen natürlich auch die individuellen Security-Anforderungen erfüllt sein. Die gute Nachricht: Mit Open-Source-Lösungen schaffen Unternehmen in den meisten Fällen genau das; denn gegenüber kommerziellen Anwendungen bietet eine Office-Anwendung mit offenem Quellcode die Möglichkeit, wirklich jeden Aspekt der Software selbst zu bestimmen: Wo soll meine Lösung gehostet sein? Wer hat Zugriff auf welche Daten? Wie können User:innen, die ein Dokument bearbeiten wollen, sich autorisieren? Und was ist bei Compliance-kritischen Prozessen?

Der Vorteil einer Open-Source-Dokumentensuite liegt darin, dass du frei entscheiden kannst, wo sie betrieben werden soll. Während kommerzielle (gern auch umständlich „proprietäre“) Anbieter oft nur die Option bieten, auch ihre Public-Cloud-Infrastruktur zu nutzen, kannst du quelloffene Lösungen auch auf einem eigenen Server betreiben oder in einem Rechenzentrum an einem Standort deiner Wahl. Wenn du in deinem Team zum Beispiel mit besonders datenschutzkritischen Dokumenten arbeitest, kann es sinnvoll sein, zumindest Teile deiner Infrastruktur auf einer privaten Cloud zu hosten.

Klar, wir alle wollen im (Cloud-)Office möglichst viel Freiheit und Flexibilität. Trotzdem wird wohl jeder unterschreiben, dass es manchmal auch „starrer“ Prozesse bedarf, zum Beispiel wenn es um Zugriffs- oder Aufbewahrungsregeln für besonders sicherheitskritische Dateien geht. Auch die Regeln zum Serverstandort oder bestimmte Dokumentationspflichten können je nach Branche stark variieren, zum Beispiel um Industriespionage vorzubeugen. Open-Source-Lösungen helfen dabei, wirklich jede Dimension des Datenschutzes selbst zu definieren und bieten damit entscheidende Vorteile gegenüber proprietärer Software.

Hybrid Work ist natürlich viel mehr, als nur mit seinem Macbook beim Barista des Vertrauens rumzuhängen. Es ist eine Philosophie, die die Produktivität im Team vom Arbeitsort entkoppelt. Und das gelingt nur, wenn dein Team einen Stack einsetzt, der alle Aspekte modernen Arbeitens integriert.

Deswegen muss man sich auch vorher Gedanken machen, ob und in welcher Kollaborations-Umgebung die Open-Source-Tools funktionieren sollen. Besonders den extremen Nutzungssituationen mit Handy im Zug oder sogar in einem fremden Land sollten die Tools standhalten.

Sei dir in jedem Fall vorher bewusst, welche Anforderungen dein Business und deine Branche an deine Arbeitsweise stellen, und richte dein Setup danach aus.

In der Unabhängigkeit von großen proprietären Cloud-Ökosystemen liegt sicher einer der Hauptvorteile einer quelloffenen Office-Suite. Als „ein Cloud-Office, ganz ohne Google und Microsoft“, bezeichnete der Spiegel ONLYOFFICE in seinem Test. Darüber hinaus sind es aber vor allem die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten vom Hosting bis zu den Zusatzfunktionen, die dafür sorgen, dass sich Lösungen wie ONLYOFFICE besser in deine Infrastruktur einfügen. Open Source bedeutet außerdem, statt nur eines Anbieters ein komplettes Ökosystem zur Verfügung zu haben, in dem sich Lösungen verschiedener Anbieter nach Wunsch verbinden lassen. ONLYOFFICE bietet dafür bereits fertig entwickelte Konnektoren an. Eine vollständige Übersicht über alle Konnektoren stellt ONLYOFFICE auf seiner Website zur Verfügung.

ONLYOFFICE bietet seit seiner neuen Version 7.0 ein Feature, das es Nutzer:innen erlaubt, ausfüllbare Formulare von Grund auf neu zu erstellen oder diese in bereits bestehende Dokumente einzuarbeiten. Ausfüllbare Formulare lassen sich sowohl online als auch lokal bearbeiten. Auch das Ausfüllen von unterwegs ist über die kostenlosen Apps für Android- und iOS-Geräte problemlos möglich. Du kannst mit ONLYOFFICE neben den Dokument- oder Tabelleneditoren auch deine komplette Workspace-Umgebung aufsetzen, mit der du sämtliche Business-Prozesse und Sicherheitsfeatures in dein Online-Office integrierst. Dazu gehören Tools für die Dokumenten-, Projekt-, Kontakt- und E-Mail-Verwaltung, ein Mail-Server und viele weitere Anwendungen. Mit solchen professionellen Bearbeitungs- und Produktivitätstools baust du dir mit ONLYOFFICE Workspace eine vollständige Alternative zu kommerziellen Cloud-Offices. Features wie „Private Rooms“ legen dabei einen zusätzlichen Schwerpunkt auf Datenschutz und -sicherheit.

ONLYOFFICE steht Nutzer:innen in verschiedenen Versionen zur Verfügung. So haben User:innen die Wahl zwischen der kostenfreien Community Edition, der skalierbaren Integration Edition sowie der Enterprise Edition mit einer erweiterten Administrationsoberfläche. Interessierte User:innen haben die Möglichkeit, ONLYOFFICE mit bis zu fünf Usern kostenlos zu testen. Ein sicheres, vollständig flexibles Cloud-Office ist so nur ein paar Klicks entfernt.

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