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Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban oder auch Design-Thinking sind in vielen Unternehmen gerade hoch im Kurs. Warum diese Methoden so gut funktionieren und was die menschliche Psyche damit zu tun hat, erfährst du hier.

Jeder kennt ihn, jeder hat ihn – den inneren Schweinehund, der einen allzu oft davon abhält, das zu tun, was man eigentlich tun sollte. Und leider ist dieser innere Schweinehund ziemlich oft ziemlich distanzlos, kennt kaum Prinzipien und schnüffelt in unterschiedlichen Lebensbereichen ungefragt herum. Egal, ob es sich um den Besuch im Fitnessstudio handelt, um das Saugen der Wohnung oder die unliebsame Aufgabe im Büro – der innere Schweinehund hat oft keinen Bock, davon dann aber eine ganze Menge.

Die gute Nachricht: Zumindest in beruflicher Hinsicht bekommt dieser unliebsame Geselle in letzter Zeit ganz schön Gegenwind, denn agile Projektmanagement-Methoden sind auf dem Vormarsch.

Das Wirtschaftslexikon definiert Projektmanagement als „Managementaufgabe, gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden“.

So weit, so verständlich. Den Zusatz „agil“ gibt es aber ja auch noch. Laut Duden bedeutet agil so viel wie „von großer Beweglichkeit zeugend; regsam und wendig“. Bewegliches Projektmanagement also? Das trifft es tatsächlich schon ganz gut.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement eigentlich?

2001 wurde das sogenannte Agile Manifest veröffentlicht, das die Grundlage des heutigen Verständnisses von agilem Projektmanagement bildet und es von klassischem Projektmanagement abgrenzt. Es umfasst die folgenden vier Kernaussagen:

• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
• Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfangreiche Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlungen.
• Auf Änderungen reagieren können ist wichtiger als am ursprünglichen Plan festzuhalten.

Das bedeutet selbstverständlich nicht, dass beispielsweise Prozesse und Werkzeuge unwichtig sind, der Fokus beim agilen Projektmanagement liegt aber darauf, agiler, also spontaner, auf individuelle Herausforderungen reagieren zu können – egal ob in der Software-Entwicklung, im Marketing oder im Product-Management.

Um effizient und agil arbeiten zu können, bietet sich die Nutzung einer Software für agiles Projektmanagement an. Bekannte Anbieter sind Asana oder Trello, die sich einige psychologische Effekte zu Nutze machen und so dabei helfen, den inneren Schweinehund in Schach zu halten.

• Schritt 1: Zwischenziele

Wenn am Anfang eines Projekts die Arbeit wie ein unüberwindbarer Berg vor dir liegt, hilft es, diese große und überwindbar erscheinende Aufgaben in viele kleine Tasks zu unterteilen. Eine passende Projektmanagement-Software hilft dir genau dabei.

• Psychologischer Effekt: Der Wille, dranzubleiben

Denn wer immer nur das nächste Zwischenziel im Blickt hat, dem scheint dieses deutlich realistischer und erreichbar zu sein. Das fördert den Willen, dranzubleiben, und hält die Motivation aufrecht.

• Schritt 2: Klares Delegieren

Teamwork makes the dream work! Aber nur, wenn jeder weiß, was wann zu tun ist. Eine gute Projektmanagement-Software bietet die Möglichkeit, einzelne Tasks spezifisch zuzuordnen und zu terminieren. Alle Stakeholder sind so immer auf dem Laufenden.

• Psychologischer Effekt: Verbindlichkeit

Wenn jeder weiß, wann er was zu tun hat und wie die Anforderungen aussehen, fördert das die Verbindlichkeit. Denn so weiß jeder, was er wann zu tun hat, damit auch die Kollegen ihre Arbeit gut und zeitgerecht erledigen können.

• Schritt 3: Fortschritte sichtbar machen

Das Aufsplitten eines großen Projekts in Zwischenziele ist eine beliebte Herangehensweise bei agilem Projektmanagement und hat nicht nur den Vorteil, dass Mitarbeiter sehr genau sehen, welche Aufgaben noch auf sie warten, sondern auch, was sie bereits geschafft haben.

• Psychologischer Effekt: Glaube an den Erfolg

Zu sehen, wie weit man schon gekommen ist, bereitet ein gutes Gefühl und stärkt den Glauben an den tatsächlichen Erfolg des Projekts.

Wenn auch du dein Projektmanagement agiler gestalten und die Zusammenarbeit in deinem Team oder im gesamten Unternehmen verbessern willst, solltest du dich auf die Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software begeben. Ein Beispiel: Allegra. Allegra ermöglicht es dir, Projekte effizient zu planen und deinen Fortschritt zu verfolgen. Anhand von KPI (Key-Performance-Indicators) kannst du Prozesse auswerten und bei Bedarf verbessern, Projektbesprechungen lassen sich easy dokumentieren und von allen Beteiligten nachverfolgen.

Allegra kann aber nicht nur agiles, sondern auch hybrides Projektmanagement. Was es damit nun wieder auf sich hat? Eine Software, die hybrides Projektmanagement unterstützt, ermöglicht es, zwei oder mehr Managementsysteme für die Abwicklung eines Projekts zu integrieren. So können traditionelle und agile Methoden je nach Bedarf in einem Projekt kombiniert werden.

Am besten probierst du selbst aus, welcher Weg und welche Software für dich die richtige ist. Und das geht völlig ohne Risiko, denn Allegra kannst du unverbindlich 30 Tage lang kostenlos testen.

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