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Indirekte Einkäufe optimieren: Das geht!

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Ein großer Marktplatz, der fast jeden Bedarf abdeckt statt Beschaffung über diverse Anbieter – für Profi-Einkäufer ist das attraktiv: Studien belegen, dass sie dadurch Geld und Aufwand sparen.

In der heutigen Business-Welt kann der Online-Einkauf dazu beitragen, die Beschaffung verschiedener Produkte zu optimieren. Vor allem indirekte Unternehmenseinkäufe laufen in vielen Fällen ineffizient: Sie haben ein geringes Einkaufsvolumen bei gleichzeitig hohem Beschaffungsaufwand – das Handling und die Koordination für den Kauf von C-Teilen, wie Bürobedarf, Arbeitsschutz oder Reinigung, ufern bei vielen Unternehmen aus. Gerade hier lassen sich Einkaufsprozesse verschlanken, wie die Studie „The Benefits of Supplier Consolidation Extend Far Beyond Sourcing Savings“ der Unternehmensberatung „The Hackett Group“ zeigt.

Niedrigere Kosten

Niedrigere Einkaufspreise führen direkt zu greifbaren Ersparnissen – das größere Einsparpotenzial liegt aber in der Reduzierung der Prozesskosten. Laut der Studie von „The Hackett Group“ kaufen Unternehmen zu viele Produkte an unterschiedlicher Stelle, um ihren zunehmenden Bedarf zu decken. Die Beschaffungsdatenbank wächst ständig an. Dies erhöht die Komplexität und führt zu höherem Aufwand in vielen Bereichen. Eine Optimierung der Beschaffungsprozesse senkt dagegen die Kosten: Online-Marktplätze bieten hierfür eine gute Möglichkeit, eine breite Produktauswahl von mehreren Anbietern in Anspruch zu nehmen – und zwar unter dem Dach eines Partners. Damit können Einkäufer ganz einfach die Preise für ihre indirekten Käufe vergleichen und gleichzeitig die Kosten für Versand, Handling, Steuern oder sonstige Gebühren reduzieren. Laut der Studie liegt das Einsparpotenzial pro Einkaufsablauf bei circa 18 Euro: Die Bearbeitung eines Kaufvorgangs bei Unternehmen mit Top-Beschaffungsabteilung kostet durchschnittlich zehn Euro – bei allen anderen aber 28 Euro.

Höhere Effizienz

Gerade indirekte Einkäufe, wie für Büromaterial oder Kaffee, laufen häufig spontan und nebenher. Oft benötigt man mal schnell etwas für die Arbeit und hat das Produkt zum Beispiel online gefunden. Doch dann beginnt das Durcheinander: Lieferanten müssen gelistet werden, sollte der Anbieter zum ersten Mal mit einem Unternehmen zusammenarbeiten. Die Sachen über den privaten Account zu kaufen ist umständlich und auch keine Lösung: Dann muss man die Belege bei der Buchhaltung einreichen, und bevor die Kosten erstattet werden, muss sie im Zweifel ein Vorgesetzter freigeben. Das geht auch einfacher: Wenn die meisten dieser Bestellungen über einen Marktplatz laufen können, gibt es weniger einzelne, kleinere Vorgänge. Das ist in der Regel nicht nur günstiger, sondern auch übersichtlicher.

Einkaufsvorgänge werden auch dadurch effizienter, dass die Einkäufer nun das gleiche Interface nutzen, unter Umständen sogar einen gemeinsamen Account. Produktauswahl, Bestellungen und Abwicklung gehen schnell mit ein paar Klicks. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder spontane Urlaubsvertretungen sind dadurch problemlos für alle möglich, und lästige Meetings zur internen Abstimmung untereinander entfallen.

Mehr Transparenz

Über seine Einkäufe immer den Überblick zu behalten, ist für Unternehmen besonders wichtig. Bei der Zusammenarbeit mit Zulieferern kann man darauf achten: Online-Marktplätze haben komfortable Möglichkeiten, Bestellungen zu verwalten, Genehmigungsprozesse zu automatisieren und Zahlungsmodalitäten zu hinterlegen.

Viele Vorteile für Business-Kunden

Auch in Deutschland können professionelle Einkäufer von solchen Dienstleistungen profitieren: Seit Ende 2016 bietet Amazon Business ein umfassendes Angebot, das sich speziell an Geschäftskunden richtet. Zu den Vorteilen des kostenlosen Amazon Business Accounts gehören zum Beispiel der Kauf auf Rechnung, der kostenlose Premiumversand bei Einkäufen ab 29 Euro und die Angabe von Netto-Preisen. Zudem können Unternehmen den Account für verschiedene Nutzer individuell konfigurieren und so Freigaben und interne Genehmigungsprozesse automatisch abbilden. Ausgabenberichte stehen ebenfalls zur Verfügung und können je nach Bedarf angepasst werden, um Einkäufe besser zu analysieren. Damit können Unternehmen ganz leicht ihren kompletten Einkauf optimieren.

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