Digitale Gesellschaft

Internetrecht: Die 13 größten Irrtümer bei elektronischen Rechnungen

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Irrtum 10: Die Finanzbehörde achtet nicht darauf, ob eine elektronische Rechnung vorliegt

Das kann stimmen, aber man sollte sich keineswegs darauf verlassen. Grundsätzlich ist für Betriebsprüfer das Mehrergebnis einer Prüfung wichtig. Das heißt je höher die Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung ausfällt, desto höher ist der Erfolg des Betriebsprüfers. Die Vorsteuer ist für ihn ein zweischneidiges Schwert. Wenn er eine elektronische Rechnung nicht anerkennt, kann er die Nachzahlung der Vorsteuer verlangen. Wird die Rechnung von dem Rechnungsaussteller berichtigt, erübrigt sich jedoch die Nachzahlung und damit erzielt der Betriebsprüfer kein Mehrergebnis. Daher liegt das Hauptaugenmerk des Betriebsprüfers nicht darauf, unzureichend signierte elektronische Rechnungen aufzuspüren.

Betriebsprüfer sind natürlich je nach Fall und Menschentyp unterschiedlich. Aber man sollte auf keinen versuchen, ihnen Ausdrucke elektronischer Rechnungen unterzuschieben. Insbesondere, wenn es sich um simple Laserausdrucke, womöglich noch im Drucksparmodus, handelt. Dann wird der Betriebsprüfer eine qualifizierte Signatur oder einer Originalrechnung in Papierform verlangen.

Irrtum 11: Bei Verstoß gegen die Anforderungen an elektronische Rechnungen muss nur die Vorsteuer zurückgezahlt werden

Die Rückforderung der Vorsteuer ist nur eine Folge. Die Finanzbehörde kann zudem ein Ordnungsgeld von bis zu 25.000 Euro verhängen, wenn die Unterlagen, wie die elektronischen Rechnungen, nicht ordnungsgemäß archiviert sind.

Zudem kann eine unzureichende Archivierung die gesamte Buchhaltung in Zweifel stellen. Bei gravierenden Mängeln kann ein Betriebsprüfer sogar die gesamte Buchhaltung verwerfen und eine Schätzung vornehmen. Damit kann sich der Verstoß gegen die gesetzlichen Regeln auch auf andere Steuerarten wie die Einkommensteuer auswirken.

Das sind Extremfälle mit Ausnahmecharakter, die stark von der Unternehmensstruktur abhängig sind. Diese Folgen drohen aber insbesondere Unternehmen, bei denen elektronische Rechnungen einen großen Teil der Buchhaltung ausmachen.

Irrtum 12: Elektronische Rechnungen sind viel zu kompliziert und zu teuer für kleine Unternehmen

Das stimmt nur teilweise und ist von mehreren Faktoren abhängig.

Der erste Faktor ist die Anzahl der Rechnungen. Werden nur eine handvoll Rechnungen pro Monat verschickt und empfangen, dann wird der Aufwand für elektronische Rechnungen außer Verhältnis zum Nutzen stehen.

Für Rechnungsaussteller ist zudem die Anzahl der Rechnungsempfänger, die elektronisch signierte Rechnungen verarbeiten können, bedeutend. Denn eine Signierlösung bringt keine Vorteile, wenn die Empfänger selbst keine Vorrichtungen zur Prüfung der Signatur besitzen.

Umgekehrt gilt das auch für die Rechnungsempfänger. Es lohnt sich nicht, eine Lösung zur Prüfung von elektronischen Signaturen einzurichten, wenn die Geschäftspartner keine qualifiziert signierten Rechnungen verschicken.

Was die Preise für Signierlösungen angeht, so können diese von zirka hundert Euro für Vorrichtungen zur Einzelsignierung bis zu mehreren tausend Euro für Massensignierungsverfahren betragen. Ferner gibt es Dienstleister, die die Signierung, die Prüfung von Signaturen und die ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen abwickeln. Bei Kosten pro Signatur um 30 Cent oder weniger ist dies günstiger als eine Briefmarke und kann sich in größeren Mengen schnell lohnen. Bei großem Rechnungsaufkommen lohnt es sich, ein besonderes Angebot zu erfragen. Anbieter sind zum Beispiel unter billportal.de, httpsign.de oder unter intarsys.de zu finden.

Irrtum 13: Die hohen Anforderungen an elektronische Rechnungen helfen sinnvoll gegen Steuerkriminalität

Zugegeben, diese Vorstellung werden wohl nur die Initiatoren der gesetzlichen Anforderungen gehabt haben. Doch da lagen sie nicht ganz richtig.

Diese strengen Anforderungen an die elektronische Rechnung sind ein deutscher Vorstoß, mit dem Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden sollte. Damit ging Deutschland über das hinaus, was die europäischen Richtlinien von den Mitgliedsstaaten forderte. In Finnland wurde zum Beispiel ein Verfahren ohne Signaturen realisiert.

Es stimmt, dass hierdurch das nachträgliche Verändern von Rechnungen erschwert wird. Doch ist es heutzutage ein Leichtes, für wenig Geld Scanner und Drucker anzuschaffen, mit denen Rechnungen einfach gefälscht werden. Ferner ist es für Steuerbetrüger ebenso einfach, signierte Rechnungen zu erstellen wie für ehrliche Unternehmer. Dem fragwürdigen Nutzen der Vorschriften stehen ein umständliches Verfahren und Rechtsunsicherheit gegenüber, die dazu führen, dass die elektronischen Rechnungen immer noch ein Nischendasein führen.

Dieses Missverhältnis wurde jedoch in Brüssel erkannt und daher ist die gute Nachricht zum Ende, dass die Umständlichkeiten der elektronischen Signatur in der Zukunft entfallen sollen. Diese Bürokratieabbaumaßnahmen werden für das Jahr 2013 angestrebt.

Weitere Quellen

Zur Vertiefung des Themas werden folgende Links empfohlen::

Die Autoren:

Rechtsanwalt Sebastian Dramburg, LL.M. (University of Auckland) ist als Rechtsanwalt in Berlin tätig mit einem Schwerpunkt im Internet- und Urheberrecht.

Rechtsanwalt Thomas Schwenke, LL.M. (University of Auckland), Dipl.FinWirt (FH) ist Rechtsanwalt für Onlinerecht und erklärt in regelmäßigen Publikationen sowie in seinem Blog auf Advisign.de einfach und verständlich schwierige Rechtsfragen. Die Erfahrungen und Kenntnisse im Steuerwesen eignete er sich als Steuerinspektor sowie Sachgebietsleiter in der Finanzverwaltung an.

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25 Kommentare
Andre
Andre

Also ist es gar nicht zulässig, wenn mir die Telekom oder mein Handyanbieter die Rechnung per PDF mailen? Ich kann ja die Signartur gar nicht prüfen (wenn überhaupt eine vorhanden ist)!

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Andreas

Müßte es in der Überschrift zu Irrtum Nr. 2 nicht richtig „eine“ statt „keine“ heißen? Computerfax ist doch eine elekt. Rechnung? Oder habe ich den folgenden Text falsch verstanden?

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Andreas

Ich ziehe mein vorheriges Posting zurück. Es handelt sich ja um „Irrtümer“(!), also ist die Negation richtig. Sorry, mein Fehler.

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Thomas Schwenke

@Andre: Dann ist es nicht zulässig. Daher wird meistens gefragt, ob man die Rechnung papierlos empfangen möchte. Soweit ich mich erinnern kann hat es Vodafone bei mir getan und versendete auch signierte Rechnungen.

@Andreas: Eine Text-Strukturierung die den Leser geistig wach hält. Wo das Thema schon so „einfach“ ist. :)

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René

Zum Irrtum 12: Ich kann FastBill.com als günstige Signaturlösung empfehlen. es kostet 10 Cent pro qualifizierter Signatur und man kann seine Rechnung auch komplett online erstellen und auch gleich vesenden.

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Bodo
Bodo

Diesen Artikel ausgerechnet bei yeebase zu lesen, die selbst elektronische Rechnungen (ungefragt) verschicken und diese nicht qualifiziert, sondern nur mit PGP signieren, ist schon seeehr amüsant. :-D

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Simon

Vielen Dank für die gute und einfache Zusammenstellung. Auch wir von Billomat (webbasierte Rechnungsverwaltung) beobachten beobachten noch viele Unklarheiten bei dem Thema elektronische Rechnungen. Da freut man sich über jede einfach gehaltene Aufklärung.
In dem Zusammenhang ist sicher auch der Überblick über Pflichangaben auf Rechnungen sehr interessant.

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wdr
wdr

Merkwürdig finde ich, dass diese unzähligen Vorschriften einfach so hingenommen werden. Dieses Steuersystem ist einfach irrwitzig. Jede Vereinfachung wird mit zig Zusatzvorschriften komplizierter als vorher. Wann wehren sich die Bürger?

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Thomas Schwenke

@wdr: Als einzige Abwehrmaßnahme verbleiben die Wahlen. Und oft haben Parteien schon mit der „Steuererklärung auf dem Bierdeckel“, also einer radikalen Vereinfachung des Steuerrechts, geworben. Gekommen ist sie jedoch nie. Stattdessen gibt es weiterhin umfangreiche Gesetze, die sich ständig ändern. Von der Stimmung würde ich eher sagen, man nimmt es hin. Woran das liegt?

1. Das Steuerrecht ist ein Stellwerk mit dem die Staatseinnahmen reguliert werden. Ein sehr kompliziertes Stellwerk, bei dem man nicht immer weiß, welcher Hebel zu welchem Ergebnis führt. Daher wird ständig hier eine Schraube gedreht, da ein Hebel verstellt und dort eine Weiche gestellt, damit am Ende der Staatshaushalt stimmt. Man könnte es mit einem aufgeblähten Programmcode vergleichen, der eigentlich eine Ansammlung von Mods und Hacks ist, die keiner überblicken kann. Und deswegen werden oft Vorschriften erlassen, von denen man sich ein Ergebnis, hier die Minderung der Steuerkriminalität, verspricht. Klappt die Vorschrift nicht, dann wird sie im besten Fall wieder verworfen. Oft jedoch wird sie durch eine neue Vorschrift modifiziert.

2. Wir Deutschen mögen Regeln. So sehr auch viele schreien, dass sie lieber weniger Regeln hätten, so sehr ist uns wichtig eine Ordnung zu haben, um die Ergebnisse unser Aktionen vorauszusehen. Das ist im Grunde genommen gar nicht so falsch, denn Regeln schaffen Sicherheit. Doch ab einem gewissen Grad kann man sie nicht überblicken und statt Sicherheit bringen zu viele Regeln Unsicherheit.

3. Interessensgruppen und Lobbyismus tragen ebenfalls zu einem komplizierten Rechtssystem bei. Oft gibt es zig Ausnahmeregeln, weil die Bauern oder die Asienexporteure oder die Umweltförderung besondere Behandlung wünschen und/oder brauchen.

4. Lange Dienstwege und verschiedene Gesetzesgeber. Nehmen wir zum Beispiel die Regelungen zur elektronischen Rechnung. Die EU erlässt eine Direktive mit viel Spielraum, in der sie dazu auffordert die elektronische Rechnung zu regeln. Alle Mitgliedsstaaten regeln sie unterschiedlich. Es kommt zum leichten Chaos, vor allem bei grenzüberschreitendem, Verkehr. Daher sieht die EU, dass es nicht gut war den Mitgliedsstaaten soviel Freiheiten zu geben und gibt ihnen neue, engere Regeln.

5. Mit Augenzwinkern könnte man auch auf die vielen Arbeitsplätze im Steuerwesen verweisen. Die Finanzbeamten, die Steuerberater und die Buchautoren. All diese Gruppen leben von einem komplizierten Steuerrecht. Und im Vergleich mit anderen Staaten kommt die meiste Steuerliteratur immer noch aus Deutschland.

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Sebastian Dramburg

Nun, soweit ich das im Kopf habe, ist das mit der elektronischen Signatur und den Rechnungen nicht nur Deutsche Regelungswut sondern eine Vorgabe der EU gewesen. Nur das Deutschland die Sache wieder zu 110 % übernommen hat. Hintergrund war wohl der Versuch, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen.

Es gibt aber Bestrebungen, die Sache zu lockern. Den neusten Stand kenne ich aber nicht.

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wdrhenus
wdrhenus

Das sehe ich alles ein … Meine Frage war, wie können wir als Bürger mehr Einfluss nehmen? Auf Wahlen und Politiker zu verweisen, also selbst nichts tun wollen, hilft nichts. Gerade am Steuerrecht kann man aufzeigen, wie hilflos Politiker, Behörden und Juristen sind. Das Steuerrecht ist mit seinen Ungerechtigkeiten, Unzulänglichkeiten und Ungereimtheiten nicht nur kompliziert, sonder kriminell. Der Hinweis auf die Geldnöte des Staates greift nicht, das jetzige System verhindert geradezu die Sanierung des Haushalts und setzt sich in vielen Bereichen über eine seriöse, den Grundrechten entsprechende Rechtsprechung hinweg …! Wir müssen als Betroffene eingreifen und gerade zu Wahlzeiten Druck machen. Die Aktivitäten des Bundes der Steuerzahler sind mir hier zu platt … Nutznießer interessieren nicht, dürfen nicht interessieren!

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Dirk Wohlrabe

Das Ganze kann man so umgehen:

1. Rechnung per Mail an den Kunden schicken
2. Kunde informieren dass er die Rechnung ausdruckt.
3. Bei Nachfrage vom Finanzamt muss er behaupten dass die Rechnung per Post kam.
4. Ggf. noch im Briefformat falten.

Wie soll das Finanzamt dass nachweisen können?

Das funktioniert bei allerdings nur bei einem festen Kundenstamm, bei Shopsystemen mit ständig neuen Kunden geht das ohne Signatur nicht.

Eine Signatur lohnt sich allerdings erst ab Bestellungen von ca. 200 aufwärts. Die jetzigen Anbieter sind für kleinere Betriebe viel zu teuer.

Als Käufer kann man aber immer noch nachträglich eine auf dem Postweg verschickte Rechnung verlangen.

gruß

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Sebastian

Hallo Herr Wohlrabe,

wir benutzen in unserer Webfirma FastBill und gehören vermutlich in den Bereich, den Sie als „kleinere Betriebe“ bezeichnen würden.

Es gestaltet sich für uns allerdings viel einfacher, einfach für einen vernachlässigbar geringen Betrag ein paar Signaturen zu kaufen, als unserem Kunden zu erklären, er möge doch bitte die Rechnung ausdrucken, vor dem Finanzamt etwas behaupten und ggf. diese Behauptung durch Falten eines Blattes für das Finanzamt glaubhaft zu machen.

Das ganze „lohnt“ sich, meiner Erfahrung nach, schon ab 10 bis 100 Signaturen. Da Signaturen ja nicht so angeboten werden, dass sie verfallen oder regelmäßignachgekauft werden müssen, ist es egal, ob z.B. 100 Signaturen in einer Woche oder in 2 Jahren aufgebraucht werden. Solang es günstiger ist als das Porto lohnt es sich in jedem Fall und damit auch ab der ersten Signatur.

Viele Grüße

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Monika Meurer
Monika Meurer

Und woran erkennt das Finanzamt, ob ich die Rechnung auf meinem Rechner ausgedruckt habe und per Post versendet habe, oder ob mein Kunde die Rechnung ausgedruckt hat???? Viele Firmen verwenden nämlich gar kein vorgedrucktes Briefpapier und somit werden Logo und andere Daten einfach mit der Rechnung ausgedruckt…

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Dirk Wohlrabe

Hallo Sebastian, danke für deinen Beitrag. Vor Monaten habe ich nach Signaturen für 30 Rechnungen im Monat gesucht, da gab es so etwas noch nicht.

Mir stellt sich aber die Frage, welche Kosten da auf eine zukommen? 400 Signaturen z.B.

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Simon [billomat]

Ich kann PixelLetter empfehlen. Dort kosten Digitale Signaturen ab 0,14 EUR, ganz ohne monatliche Grundgebühr.
PixelLetter bietet außerdem noch den webbasierten Brief- und Fax-Versand an.
Und mit Billomat können die PixelLetter-Dienstleistungen auch bequem direkt aus Billomat genutzt werden. So sind Rechnungen schnell verschickt, egal ob per E-Mail mit Signatur oder via Post und Fax.
Übrigens: Billomat-Kunden erhalten bei PixelLetter Sonderkonditionen.

Antworten
Sebastian

Hallo Dirk,

hier sind die Pakete im Vergleich: Pakete für online-Rechnung mit elektronischen Signaturen

Die Signatur kostet 10 Cent, wenn man sich auf eine monatliche Grundgebühr einlässt und sonst 20 Cent.

Schöne Grüße
Sebastian

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Thomas Kiwispotter

@Monika Meurer: Der Prüfer könnte bereits die ordnungsgemäß zugeschickten Rechnungen anzweifeln, wenn sie wie einfache Ausdrucke aussehen, und Nachweis fordern. Fehlende Knicke im Papier sind auch Indizien. Aber wie gesagt, die Prüfer werden in der Regel nicht danach suchen.

Antworten
Ducrot Websolutions

Kennt jemand eine einfache Lösung für die „andere Seite“. Also für die Empfänger solcher E-Rechnungen die diese in einem sicheren Archiv aufbewahren müssen? Ich kenne bislang nur epoststelle.de und suche nach einer Alternative.

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Dirk Wohlrabe

Ich habe seit neuesten die Software von buhl im Einsatz: WISO mein Büro professional. Die Software kann alles was das Herz begehrt. Signaturen automatisch für die Rechnungen erstellen, Postversand, PDF, und und …..
Kostet zwar 240 Euro im Jahr, aber ich muss sagen die Zeitersparniss macht das wieder wett.

Gruß

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