Für digitale und zur Nachhaltigkeit verpflichtete Unternehmen wirken papierbasierte Arbeitsprozesse heute wie aus einer anderen Zeit. Und doch scheint es so, dass in Deutschland Nachholbedarf besteht. Wie erlebst du das, Karim?

Ja, das stimmt. Bisher hakte es in vielen Bereichen noch an der Umsetzung rein digitaler Prozesse. Doch durch die Pandemie haben sich neue Organisationsformen entwickelt. Hier wird sich in nächster Zeit einiges tun, gerade im Hinblick auf die rasante Entwicklung von Technologien wie KI und Machine Learning. Wir stehen erst am Anfang der Transformation.

Künstliche Intelligenz – ein bedeutungsschweres Wort. Doch welche Chancen entstehen hier für Unternehmen?

Ich bin davon überzeugt, dass der Alltag durch KI erheblich verändert wird. Auch in Unternehmen. Sie erlaubt dem Menschen immer mehr redundante Aufgaben an Maschinen abzugeben. Somit bleibt mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung, die analytisches Denken und somit menschliche Intelligenz erfordern. Laut einer Studie von Accenture könnte künstliche Intelligenz die Produktivität und Rentabilität in Unternehmen bis 2035 um fast 38 Prozent steigern. Seit Beginn meiner Karriere sehe ich, wie intelligente Steuerung und Validierung in Unternehmen viele Prozesse beschleunigen und vereinfachen. Das geht von der Erfassung digitaler Daten durch OCR (Optical Character Recognition) über die automatische Verwaltung von Ausgaben bis hin zu Freigabeprozessen von Rechnungen durch KI.

Welchen Anteil hat die aktuelle Krise hierzu beigetragen?

Einen erheblichen. Unternehmen in Europa dezentralisieren seit 2020 ihre Infrastruktur und digitalisieren in diesem Zusammenhang ihre Zahlungsprozesse. Covid-19 hat dem einen neuen Anstoß gegeben. Damit einher geht ein Anstieg bei der Akzeptanz für virtuelle Zahlungskarten, gleichzeitig sinkt die Verwendung von Bargeld. In Sachen Zahlungsmittel sind virtuelle Kreditkarten, die auch wir bei Expensya schon anbieten und integrieren, klar die Zukunft.

Digitalisierung spielt sich auf allen Ebenen des Finanzsektors ab. Hier werden wir noch einige Neuerungen erleben. Man könnte sogar so weit gehen und von einer kompletten Transformation sprechen, die heutige Finanzmanager*innen in ihrer aktuellen Daseinsform überflüssig machen wird. Die Validierung wichtiger Zahlungsprozesse könnte bald ganz automatisiert, ohne jegliches menschliches Eingreifen, stattfinden.

Das klingt nach einer geradezu radikalen Wende. Doch wo liegen die Hürden?

Die größte Herausforderung in Deutschland besteht darin, die Denkweise in den Unternehmen zu ändern und das Vertrauen in Technologie zu fördern. Hinzu kommen die Wahl der richtigen Tools und die IT-Sicherheit. Gerade bei finanziellen Transaktionen haben wir in Deutschland zahlreiche gesetzliche Anforderungen zur korrekten Archivierung von Rechnungen bis hin zu einzelnen Belegbestandteilen. Damit die Digitalisierung von der Belegschaft als Erfolg wahrgenommen wird, müssen End-to-End-Systeme in der Lage sein, diesen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig eine Verbesserung in puncto Prozessgeschwindigkeit und -effektivität bieten. Denn manuelle Prozesse sind störungsanfällig und wahre Zeitfresser. Oftmals bleiben Rechnungen und Belege unbearbeitet auf dem Schreibtisch von Mitarbeitenden liegen – ein Szenario, das mit digitalisierten Prozessen so nicht mehr sein muss.

Mit eurem Unternehmen Expensya versucht ihr genau hier anzusetzen. Erklär uns doch kurz euer Geschäftsmodell.

Wir bei Expensya bieten eine intelligente 360-Grad-Software für die Verwaltung aller Geschäftsausgaben – ganz papierlos mit Rückerstattung in Echtzeit. Unsere selbst entwickelte OCR+-Technologie extrahiert in Sekundenschnelle alle relevanten Daten aus Rechnungen und erfasst sie in mehreren Sprachen. Mit automatisierten Prozessen können Verantwortliche die anfallenden Kosten einfach und übersichtlich kontrollieren. Das schafft Vertrauen. Alle Daten werden von erweiterten BI-Modulen auf einer zentralen Plattform zusammengefasst, um ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz zu erhalten. Gerade Deutschland ist ein wichtiger Markt für uns. Er macht heute die Hälfte unseres Umsatzes aus. Hier setzten wir vor allem auf den Mittelstand, der mit Firmen von 100 bis 1.000 Mitarbeiter*innen sehr stark ist.

Und das zieht auch Investoren an. Erst im Mai konntet ihr eine Finanzierungsrunde in Höhe von 20 Millionen US-Dollar abschließen. Welche Schritte kommen als nächstes?

Mit der Finanzierungsrunde wollen wir weiter in Deutschland expandieren und unsere Präsenz in Kontinentaleuropa verstärken. Mit dem neuen Kapital planen wir, in den nächsten drei Jahren mehr als 100 neue Mitarbeiter*innen zu rekrutieren. In Deutschland sind sieben neue Posten geplant.

Wir wünschen euch viel Erfolg.

Auf der Suche nach einer intuitiven Lösung zur automatisierten Verwaltung eurer Geschäftsausgaben? Dann seid ihr bei Expensya genau richtig. Schaut doch mal vorbei und entdeckt die KI-basierte Software.

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