Zahlreiche Unternehmen rechnen die Spesen von Mitarbeiter:innen nicht mehr selbst ab. Sie haben die Aufgaben an Dienstleister:innen übergeben, die oft Bilder der Belege von den Angestellten bekommen und die Rückzahlungen im Anschluss freigeben. Doch dabei gibt es im KI-Zeitalter ein großes Problem, wie die Financial Times berichtet. Demnach erstellen immer mehr Arbeitnehmer:innen gefälschte Quittungen für die Spesenabrechnung.

So meldet der Finanzsoftwareanbieter AppZen, dass ein Teil der Betrugsfälle mittlerweile auf KI zurückzuführen ist. Etwa 14 Prozent der betrügerischen Aktivitäten im September 2025 drehten sich um Dokumente, die mit KI-Tools erstellt wurden. Im vergangenen Jahr gab es noch keinerlei solche Fälle. Und auch das Fintech-Unternehmen Ramp berichtet, dass die hauseigene Software innerhalb von 90 Tagen gefälschte Belege mit einem Gesamtwert von mehr als einer Million US-Dollar entdeckt hat.

Einige Softwareanbieter:innen  haben diesen Anstieg der KI-Betrugsfälle festgestellt, nachdem OpenAI im März 2025 GPT-4o für die Bildgenerierung in ChatGPT eingesetzt hatte. Chris Juneau, Senior Vice President bei SAP Concur, sagte gegenüber der Financial Times: „Diese Belege sind so gut geworden, dass wir unseren Kunden sagen, dass sie ihren Augen nicht trauen sollen“. Mittlerweile brauchen die Angestellten für den Spesenbetrug nur noch Zugang zu den Tools und kein Wissen über Photoshop oder andere Werkzeuge zur Bildmanipulation.

KI-Modelle wie OpenAIs GPT-4o erstellen etwa Bewirtungsbelege mit passendem Hintergrund, zerknittertem Papier und realistischen Einträgen, die so etwa auf der Karte eines Restaurants stehen könnten. Sogar Unterschriften sollen die Programme nachahmen. OpenAI selbst sagt, dass diese KI-Fälschungen gegen die Richtlinien von ChatGPT verstoßen und Nutzer:innen entsprechend mit Konsequenzen rechnen müssen. Das setzt allerdings voraus, dass sie erwischt werden.

Bevor die Probleme aber weiter ausufern, wollen einige Unternehmen schon Maßnahmen ergreifen, um dem KI-Spesenbetrug Einhalt zu gebieten. Die Lösung: KI. Statt sich auf die Entscheidung von Menschen zu verlassen, ob eine Quittung echt ist, sollen Tools Fälschungen aufspüren. Zunächst schauen sich die Tools die Metadaten der Bilder an, die Mitarbeiter:innen einreichen. Diese zeigen oftmals, ob sie von einer KI stammen. Sollten Mitarbeiter:innen aber einfach ein KI-Bild abfotografieren und dann einreichen, lässt sich das System zumindest im ersten Schritt weiter überlisten.

Deshalb gehen KI-Tools beim Aufspüren von gefälschten Belegen noch tiefer. Sie analysieren die Inhalte auf den Quittungen und stellen etwa fest, ob sich die Namen der Kellner:innen oder die Zeiten auf den Belegen wiederholen. Zudem können sie auf Firmendaten zugreifen und den Beleg mit den Reisedaten der Angestellten vergleichen. Calvin Lee, Senior Director of Product Management bei Ramp, sagte dazu: „Die Tools können sich alles mit einem hohen Fokus und enormer Aufmerksamkeit für Details anschauen. Bei Menschen fallen diese Details nach einer Zeit hinten über, weil sie eben Menschen sind“.