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Diese 10 Dinge muss eine Cloud-Telefonanlage beherrschen

Telefonieren unterwegs mit Cloud-Telefonanlage

Unterwegs telefonieren wie im Büro: Cloud-Telefonie bietet alle Komfortfunktionen auch bei Rufumleitung (Bild: Shutterstock)

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Remote Working, Homeoffice, Endgeräte aller Art, Collaboration-Tools  – viele klassische Telefonanlagen kommen mit den Anforderungen der Arbeitswirklichkeit nicht mehr mit. Eine moderne Cloud-Telefonanlage muss her.

Gerade die derzeitige Situation mit vielen Homeoffice-Mitarbeitern und verteilten Teams zeigt es: Eine herkömmliche stationäre Telefonanlage funktioniert eigentlich nur, wenn alle Mitarbeiter brav auf ihren Plätzen in der Firma sitzen, vor ihnen ist das Bürotelefon in attraktivem Asphaltgrau.

Komfortfunktionen bei der Rufumleitung nach Hause? Kostenlose Rufumleitung auf mobil? Integration von Softphones und Kollaboration-Tools? Zugriff auf erweiterte Funktionen wie Warteschlangen-Management, Interactive Voice Response (IVR) oder automatisierte Workflows vom Homeoffice aus? Alles Punkte, bei denen der Administrator vieler herkömmlicher Telefonanlagen nur „Das wird aber schwierig …“ murmelt oder traurig den Kopf schüttelt.

Wechsel zur Cloud-Telefonanlage

NFON
NFON

NFON aus München ist der einzige paneuropäische Cloud-PBX-Anbieter und zählt über 40.000 Unternehmen in 15 europäischen Ländern zu seinen Kunden. NFONs Telefonanlage Cloudya bietet über 150 Funktionen sowie eine nahtlose Integration von Premium-Solutions.

Tel: +49 8000 - 63 66 24

Die unzureichende Technik gefährdet die Businesskontinuität, wenn Anrufe ins Leere gehen und Mitarbeiter Gespräche nicht angemessen führen können. Es wird Zeit für eine cloud-basierte Telefonanlage: Sie ist mit IP-Telefon, Handy, Web-Interface auf dem Laptop und Headset nutzbar und standortunabhängig. Sie erlaubt den vollen Zugriff auf alle Leistungsmerkmale, egal, ob sich der Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen im europäischen Ausland aufhält.

Der Wechsel auf die State-of-the-Art-Lösung ist meist recht einfach: Liste der genutzten Rufnummern erstellen und Anzahl der gewünschten Nebenstellen ermitteln. Alles an den Wunschanbieter der Cloud-Telefonanlage übermitteln. Der ist gleichzeitig auch Telefongesellschaft und kümmert sich um alles Weitere.

Es gibt eine große Auswahl an Cloud-Telefonanlagen. Entscheidend ist der Leistungsumfang: Kann die Telefonanlage wirklich das, was ich brauche? Zehn Fragen, die du abklären solltest, bevor du dich für die Buchung einer Cloud-Telefonanlage entscheidest.

10 Fragen an eine Cloud-Telefonanlage

1. Gibt es eine kostenlose Testphase?

Wer will schon die Katze im Sack kaufen? In einem Trial-Zeitraum kannst du bequem die angepriesenen Funktionen testen. Du überprüfst, ob alles so reibungslos läuft, wie du es für dein Business brauchst. Dafür sollte die Testphase wenigstens 30 Tage umfassen.

2. Ist das Preismodell transparent?

Die Abrechnung sollte alle Kosten übersichtlich nach Nebenstellen und gegebenenfalls gebuchten Zusatzfunktionen auflisten. Kein Verstecken in großen Pauschalposten.

3. Wie flexibel ist der Tarif?

Je nach Umständen kann es sein, dass plötzlich mehr mobile Nebenstellen gebraucht werden – so wie beispielsweise im Moment, wenn viele Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten. Genauso kann der Bedarf wieder sinken, wenn sich etwa viele Tätigkeiten im Büro konzentrieren. Hier spielen Angebote mit flexiblen Laufzeiten ihre Stärke aus. Nebenstellen sollten einfach und schnell hinzugebucht, bei Bedarf aber auch wieder abbestellt werden können.

Telefonanlage

Cloud-Telefonanlagen sollten all das können, was klassische Anlagen beherrschen – und mehr. (Bild: Shutterstock)

4. Gibt es eine vollständige Mobile-Integration?

Hochwertige Systeme mit Fixed-Mobile-Integration ermöglichen es, ein Gespräch auf dem Bürotelefon im Festnetz zu beginnen und es nahtlos auf dem mobilen Endgerät im Mobilfunknetz weiterzuführen – und umgekehrt.

5. Kann ich meine Rufnummer mit all meinen Endgeräten verknüpfen?

Eine einheitliche Rufnummer für alle Endgeräte ist ein wichtiges Merkmal einer guten cloud-basierten Telefonanlage. Die Cloud-Telefonanlage sollte eine möglichst große Palette an Telefonen unterstützen, vom Softphone über IP-Tischtelefone bis zu drahtlosen und drahtgebundenen Headsets.

Das ermöglicht eine uneingeschränkte Erreichbarkeit des Angerufenen. Kein Anruf geht mehr ins Leere. Unterschiedliche Kommunikationsprofile ermöglichen es dem Anwender, das Telefonverhalten optimal anzupassen. So kann er beispielsweise im Büromodus einstellen, dass bei Anrufen zunächst nur das Schreibtischtelefon läutet und erst nach 30 Sekunden das Gespräch auch auf dem Smartphone angezeigt wird. Im Reisemodus läutet dagegen nur das Smartphone und im Meeting-Modus werden alle Gespräche direkt auf die Mailbox geleitet.

6. Braucht die Telefonanlage wenig Bandbreite?

Gerade im Homeoffice steht oft nur sehr begrenzt Bandbreite zur Verfügung. Deshalb sollte die Cloud-Kommunikationslösung der Wahl möglichst sparsam mit Daten umgehen und effiziente Codecs nutzen, um trotz hoher Sprachqualität die zusätzliche Last so gering wie möglich zu halten.

Cloud-Telefonie im Homeoffice

Homeoffice und verteilte Teams stellen Telefonanlagen vor neue Herausforderungen. (Foto: Shutterstock)

7. Werden wichtige Datenschutzstandards eingehalten?

In Telefongesprächen werden häufig sensible Daten ausgetauscht. Es muss daher sichergestellt sein, dass die Cloud-Telefonanlage gesetzlichen Regelungen wie der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) entspricht. Am besten sollten die Server, auf denen die TK-Anlage gehostet wird, in deutschen Rechenzentren oder zumindest im EU-Ausland betrieben werden. Gängige Verschlüsselungstechniken wie SSL und SRTP schützen die Daten- und Sprachübertragung vor dem Abhören.

8. Lässt sich die Cloud-Telefonanlage einfach bedienen und nutzerfreundlich administrieren?

Nicht jedes kleine oder mittelständische Unternehmen hat eine eigene IT-Abteilung. Anwender ohne tiefergehende Fachkenntnisse profitieren von einer übersichtlichen und benutzerfreundlichen Administration der Cloud-TK-Anlage über eine ansprechende Web-Oberfläche.

9. Kann ich die Telefonanlage gut in Collaboration-Tools einbinden?

Die Cloud-Telefonanlage sollte sich nahtlos in Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams integrieren lassen. So können Anwender alle Leistungsmerkmale beider Welten ohne Systembrüche nutzen. Das wirkt sich positiv auf Produktivität, Nutzerzufriedenheit und den Zusammenhalt in den verteilten Teams aus. Die Kombination aus collaboration- und cloud-basierten Kommunikationslösungen ist darüber hinaus ein wesentlicher Baustein einer hundertprozentigen Business-Kontinuität auch unter schwierigen Bedingungen.

10. Bietet das System eine hohe Ausfallsicherheit?

Bei On-Premises-Systemen können technische Probleme der Telefonanlage zu einem Komplettausfall der Kommunikation führen. Nutzer sind dann oft Stunden oder gar Tage nicht erreichbar. Cloud-Lösungen dagegen können durch eine redundante und geografisch verteilte Serverkonfiguration auch im Fehlerfall hohe Ausfallsicherheit bieten und unterbrechungsfreie Telefoniefunktionen sicherstellen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Cloud-Provider eine hohe Verfügbarkeit von mindestens 99 Prozent garantieren kann.

Cloudya: Alle Vorteile in einer Lösung

Ein gutes Beispiel für eine Cloud-Telefonanlage mit großem Leistungsumfang ist Cloudya von NFON. Die Cloudya-App überzeugt durch Übersicht und leichte Bedienbarkeit. Das System ersetzt eine klassische Telefonanlage vollständig und bietet darüber hinaus viele Funktionen und Vorteile: flexible Anrufbehandlung, garantierte Erreichbarkeit des Mitarbeiters unter der persönlichen Rufnummer, Kompatibilität mit jeder Art von Endgerät, Wartungsfreiheit durch zentrale Wartung in der Cloud und eine Ausfallsicherheit von 99,9 Prozent. Sichere Verschlüsselung und Datenhaltung in deutschen Rechenzentren garantieren die Einhaltung datenschutzrelevanter Bestimmungen wie der DSGVO und die Sicherheit deiner Daten.

Mit Nvoice for MS Teams von NFON lassen sich die Komfortfunktionen von Cloudya in Microsoft Teams integrieren. So kannst du alle Merkmale einer leistungsfähigen Telefonanlage aus der vertrauten Microsoft-Teams-Umgebung heraus nutzen. Statt nur einer Rufumleitungsoption stehen dann beispielsweise bis zu neun zusätzliche Rufweiterleitungsprofile für bestimmte Szenarien wie Urlaub, Dienstreisen, Besprechungen oder Ähnliches zur Verfügung. Die Integration erlaubt es, aus Teams heraus sämtliche Anrufe zu tätigen, Anrufe mit verschiedenen Endgeräten anzunehmen, Rufnummernblöcke zu definieren sowie Voicemail auch außerhalb der Teams-App zu nutzen oder IVR-Funktionen zu verwenden.

Mehr erfahren? Im Whitepaper „Business Continuity – auch im Homeoffice“ erläutert NFON, wie cloud-basierte Telefonielösungen die Arbeit von verteilten Teams unterstützen. Es zeigt anschaulich, was eine moderne Telefonanlage können muss.

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