Meetings sollten grundsätzlich entlang bestimmter Regeln geführt werden – das gilt im Homeoffice genauso wie im Büro. Dennoch ist ein digital durchgeführtes Meeting, beispielsweise in Form eines Videochats, aufwendiger. Zu den Regeln kommt nämlich die Technik – zumal eine digital stattfindende Kommunikation erhöhtes Konfliktpotenzial birgt. Es gibt eine Vielzahl an Videocall-Anbietern – zu den populärsten gehören Zoom, Teams und Facetime. Bevor das Meeting aber stattfindet, ist es ratsam, zu überlegen, ob das Treffen wirklich nötig ist. Dafür lohnt sich ein Gedankenexpertiment: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich vorstellen, dass es keine Option gibt, eine klassische Besprechung einzuberufen – als stünde dieser Kommunikationskanal gar nicht zur Verfügung.

Was würde stattdessen passieren? Wer müsste per E-Mail kontaktiert, wer angerufen werden, um an den benötigten Input zu gelangen oder eine gewünschte Entscheidungen herbeizuführen? So klärt sich, ob ein Meeting überhaupt der beste, also effektivste Kommunikationskanal ist. Die Faustregel: Erst wenn ein Vieraugengespräch nicht ausreicht, sollten Kolleginnen und Kollegen zusammenkommen. Denn Meetings gelten allgemein als Zeitfresser. Meeting-Regeln helfen dabei, das Treffen effizient und effektiv zugleich zu halten. Es haben sich diverse Punkte etabliert, die jede Kollegin und Kollege beachten sollte.

Welches Team-Mitglied ist unabdingbar, damit das Meeting zum Erfolg wird? Diese Frage hat oberste Priorität, denn nur diese Menschen sollten auch eingeladen werden. Faustregel: Mehr als acht Teilnehmer sollten es nicht sein. Unnötig aufgeblähte Treffen führen zu schlechteren Ergebnissen. In Meetings mit mehr Teilnehmenden entsteht schnell eine Vortragsatmosphäre, in der einer das Wort ergreift und nicht wieder abgibt. Ideen werden so nicht ausreichend besprochen und es entstehen Konflikte. Andererseits können Themen aber auch totgeredet werden und das Meeting frisst unnötig viel Zeit.

Damit jede Teilnehmerin und Teilnehmer über den Ablauf des Meetings und die Themen Bescheid weiß, sollte vor dem Treffen eine Agenda aufgesetzt und beispielsweise per E-Mail verschickt werden. Die Team-Mitglieder bekommen so schon im Vorfeld die Möglichkeit, sich zu bestimmten Fragen zu informieren oder wichtige Antworten vorzubereiten. Eine Agenda erhöht anfangs zwar den Aufwand, ist während der Durchführung jedoch ein enormer Effizienzbooster, der sich auszahlt. Im Idealfall enthält eine Meeting-Agenda nicht mehr als fünf Punkte. Niemand will zwei Stunden in einem Meeting verbringen. Zudem wirken lange Agenden entmutigend und werden oft nicht durchgelesen. Die Faustregel: Wer ein Meeting einberuft, sollte auch in der Pflicht sein, die Agenda vorzubereiten.

Damit ein Meeting nicht länger als notwendig dauert und Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht Gefahr laufen, Folgetermine abzusagen oder aus dem Treffen zu verschwinden, bevor ein Ergebnis zustande kam, sollten klare Zeitblöcke definiert werden. Das kann so aussehen: In einem einstündigen Meeting wird in den ersten zehn Minuten das Thema dargelegt. In den folgenden 30 Minuten könnte eine Diskussion stattfinden. Danach werden zehn Minuten lang die Lösungsansätze zusammengetragen und in den darauffolgenden zehn Minuten die Aufgaben verteilt. Diese klaren Blöcke helfen dabei, die Zeit effizient und effektiv zu nutzen. Merke: Meetings sind kein Kaffeekränzchen.

In Meetings sollte ein Protokoll geführt werden, das wichtige Beschlüsse – idealerweise begründet – inklusive aller daraus resultierenden Handlungsanweisungen festhält. So lassen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die es betrifft, im Nachgang leicht über die Ergebnisse informieren. Zudem verhindert das Protokoll Missverständnisse durch unterschiedliche Erinnerungen und jede Person weiß genau, was sie oder er zu tun hat. Jedoch gilt: Auch ein Protokoll sollte – wie eine Agenda – nicht allzu ausufernd sein, da es sonst häufig nicht mehr gelesen wird. Stichpunkte sind besser als Fließtexte, Namenskürzel besser als ausgeschriebene Namen. Außerdem sollte im Protokoll immer nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat – zumindest, wenn es um inhaltlich sehr Relevantes geht. Das wichtigste Element eines Protokolls ist nicht, was im Meeting gesagt wurde, sondern wer nach dem Meeting welche Aufgaben hat.

Noch anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro ist ein Telefoncall. Hier ist es wesentlich schwieriger, alle Stimmen zuzuordnen. Außerdem werden Botschaften, die über Körpersprache übermittelt werden, nicht erkannt. Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollten deshalb lieber per Videochat kommunizieren. Fast jedes Notebook verfügt über eine integrierte Kamera und ein Mikrofon. Wer an einem feststehenden PC arbeitet, benötigt zusätzlich eine externe Webcam und Kopfhörer mit einem Mikrofon. Wer im Homeoffice nur über ein leistungsschwaches WLAN verfügt, ist manchmal besser beraten, sich direkt per Ethernet-Kabel ins Internet einzuloggen. Die IT-Abteilung kann bei Bedarf sicherlich eines bereitstellen.

Es gibt Verhaltensweisen, die ein Gespräch unnötig schnell zum Konflikt aufbauschen. Dazu zählt beispielsweise, andere nicht ausreden zu lassen. Das ist unhöflich und führt vor allem in digital durchgeführten Meetings zu Verwirrung, weil individuelle Einwürfe sich oft nicht leicht zuordnen lassen. Auch sollten Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer eine konkrete Frage stellen, wenn eine Position nicht verstanden wurde: „Ich habe deine Position so verstanden, dass … – liege ich damit richtig?“ wäre ein Beispiel. Des Weiteren sind Belehrungen oft nicht zielführend. Sie vermitteln Arroganz und rufen so eher Abwehrverhalten anstelle von gesteigertem Interesse hervor. Empathie ist bei digitaler Kommunikation wichtig.

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