Affiliate-Marketing-Riese Awin erlebte in 20 Jahren Unternehmensgeschichte ein schnelles, kontinuierliches Wachstum, das auch deutlich komplexere Projekte mit sich brachte. Um den rund 15.200 internationalen Werbekunden mit über 211.000 aktiven Vertriebspartnern weiter gerecht zu werden sowie die hohe Umsetzungsgeschwindigkeit nicht zu verlieren, stellte sich das Unternehmen einem weitläufigen Transformationsprozess. Im Fokus dabei: das Erreichen einer höheren Effizienz.

Die Transformation der Arbeitswelt geht nicht ohne neue Arbeitsmodelle. Um dies zu unterstützen und ihren Mitarbeitern gleichzeitig eine gewisse Work-Life-Balance zu bieten, hat sich Awin in diesem Sinne entschlossen, eine Pilotphase für eine Vier-Tage-Woche einzuführen. So arbeiten die Mitarbeiter pro Woche nur noch 32 statt 40 Stunden, an vier statt an fünf Tagen – und das bei vollem Gehalt. Ziel ist es, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine nachhaltige Win-Win-Situation zu schaffen: Mitarbeiter haben flexibel einen kompletten Tag pro Woche mehr frei, erholen sich und sind dafür an den restlichen Tagen motivierter und effizienter. So weit so gut, doch wie kann der Prozess im Unternehmensalltag wirklich gelebt werden? Im Fokus stehen dabei agile Arbeitsmethoden und eine generelle Prozessoptimierung, um in der Vier-Tage-Woche die nötige Effizienzerhöhung zu erreichen.

Die Problematik dabei: Unterschiedliche Tools verhinderten zunächst eine abteilungsübergreifende Planung und die Prozessarbeit. Das globale Unternehmen brauchte also ein geeigneteres, agiles Work-Management-Tool, das die Möglichkeit auf eine Integrationen mit bestehenden Systemen zuließ. Die Teams sollten abteilungs- und vor allem projektübergreifend arbeiten können. Die Wahl fiel auf das Work-Management-Tool Asana, das schon bereits im Marketing des Unternehmens als Tool eingesetzt wurde. Nach eingehender Evaluation der Tool-Landschaft erfolgte der unternehmensweite Rollout Mitte 2020 und die erste Bewährungsprobe im Black-Friday-Geschäft. Um die Nutzungsquote voranzutreiben und die Leistungsfähigkeit von Asana zur Geltung zu bringen, entschied sich Awin, das deutsche Vertriebs-Team als Early Adopter auszuwählen und das Projektmanagement für den Black Friday 2020 ausschließlich über Asana abzuwickeln.

Nach dem erfolgreichen Einsatz im Black Friday 2020 und dem positiven Feedback stellte sich Asana zusätzlich als Katalysator der Transformation im Unternehmen heraus. Mit der
Einführung der Vier-Tage-Woche und Asana wuchs die Akzeptanz für neue Prozesse, und Ressourcen können seither besser gebündelt werden. Die Mitarbeiter sind motiviert, ihre Arbeitszeit in der Vier-Tage-Woche effektiver zu strukturieren – und dies auch teamübergreifend bei internationalen Projekten. Vor allem die Painpoints bezüglich der Transparenz, dem verbesserten Informationsfluss und mehr Kommunikation konnten mit Asana entscheidend gelöst werden. Was besonders ist: Das Tool zeigt seine Effektivität vor allem in globalen Projekten, bei denen viele Stakeholder und internationale Teams involviert sind.

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