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Mehr Power für Gmail – 10 Tipps für euer Online-Postfach

So holt ihr noch mehr aus Gmail heraus. (Bild: Shutterstock)

Das liebe Gmail – fast alle haben es, viele nutzen es, die meisten schöpfen das Potenzial des Online-Postfachs jedoch nicht aus. Dabei kann Gmail so einiges mehr als nur elektronische Post zu empfangen, zu verwalten und zu versenden.

Die Kürze-Würze zuerst: Shortcuts und Hotkeys

Wie bei vielen Google-Diensten kann man auch bei Gmail viel Zeit mit Hotkeys und Shortcuts sparen. Ob bei der Postfach-Organisation oder beim Schreiben von Mails – Tastenkombinationen helfen und verschlanken viele Abläufe.

Damit die Tastenkürzel euren Mail-Alltag beschleunigen können, aktiviert ihr sie über das Einstellungen-Menü von Gmail. Das findet ihr bei dem kleinen Zahnrad oben rechts. (Screenshot: t3n)

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Die praktischsten unter ihnen kommen auch bei uns täglich zum Einsatz:

  • C – eine neue E-Mail schreiben
  • R – auf die geöffnete E-Mail antworten
  • A – an alle im CC einer E-Mail antworten
  • F – geöffnete E-Mail weiterleiten
  • E – geöffnete E-Mail archivieren
  • # – geöffnete E-Mail löschen
  • Z – letzte Aktion rückgängig machen
  • Shift + 1 – geöffnete E-Mail als Spam markieren

Kommando zurück! Abgeschickte E-Mails zurückziehen

Beim Klick auf den Senden-Button noch einen Tippfehler entdeckt oder gemerkt, dass ihr vergessen habt, den Anhang anzuhängen? Ärgerlich – aber in Gmail nicht schlimm. Der Mail-Service bietet eine Funktion an, mit der E-Mails bis zu 30 Sekunden nach dem Senden-Klick noch zurückgehalten werden. Das dürfte genug Zeit sein, um noch einmal alles zu checken und fehlerhafte Post im Zweifelsfall zurückzuangeln.

Gmail-Einstellungen - E-Mails zurückrufen.

Unter „E-Mail zurückrufen“ könnt ihr wählen, ob ihr 5, 10, 20 oder 30 Sekunden Zeit haben wollt, um Mails nach Absenden noch zurückzupfeifen. Ihr findet die Einstellung über das Zahnrad-Menü oben rechts. (Screenshot: t3n)

Sobald ihr nun eine E-Mail absendet, könnt ihr sie über eine kleine Einblendung am unteren Fensterrand zurückrufen.

Klüger Schreiben mit Smart Compose

So eine automatische Textvervollständigung, wie man sie vom Smartphone kennt, ist schon was Feines. Viele Programme bieten das mittlerweile auch an Laptop und PC – und Gmail ist eins davon. „Intelligentes Schreiben“ nennt sich das Feature, bei dem Gmail nach und nach eure Schreibgewohnheiten lernt und dann Vorschläge beim Schreiben macht, mit denen ihr eure Wörter und Sätze automatisch vervollständigt.

Gmail-Einstellungen - Intelligentes Schreiben.

Aktivieren könnt ihr das Feature in den allgemeinen Einstellungen, die ihr via Zahnrad-Menü oben rechts erreicht. Hier könnt ihr die „Textvorschläge ein“-schalten und auch ihre Personalisierung aktivieren. Ist die aktiv, lernt Gmail nach und nach eure Schreibgewohnheiten und passt die Vorschläge entsprechend an. (Screenshot: t3n)

Absenden mit Timer

Ihr habt Standardzeiten, zu denen ihr eine E-Mail verschicken müsst oder wollt eine wichtige Pressemitteilung rausschicken, wenn die Sperrfrist endet – seid zur Stichzeit aber verhindert? Mit dem „Senden planen“-Feature könnt ihr fertig getippte Mails zu einem beliebigen Zeitpunkt automatisch versenden lassen.

Klickt dafür, nachdem eure Mail fertig ist, auf den kleinen Pfeil neben dem „Senden“-Button und wählt „Senden planen“.

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Sicherere E-Mails mit dem „Vertraulich“-Modus

Peinliche Fotos oder sensible Infos verschickt? Manchmal kann es gut oder sogar wichtig sein, dass Mails einerseits nicht für immer im Postfach des Empfängers bleiben und andererseits auch nicht weitergeleitet, kopiert oder heruntergeladen werden können.

Genau dafür hat Gmail seinen „Vertraulich“-Modus an Bord, der dafür sorgt, dass E-Mails nur beim Empfänger bleiben und nach festgelegter Zeit wieder verschwinden. Zusätzlich lassen sie sich mit einem Passcode absichern, den der Empfänger per SMS zugeschickt bekommt. Hat man den Code nicht, lässt sich die Mail gar nicht erst öffnen.

Gmal - Vertraulich-Modus in Mails.

Den „Vertraulich“-Modus findet ihr unten in der Options-Leiste in eurer E-Mail. Klickt ihr ihn an, könnt ihr der Mail ein Verfallsdatum geben und den SMS-Passcode aktivieren. Auch Kopieren, Weiterleiten, Herunterladen und Drucken der Mail ist nun nicht möglich. (Screenshot: t3n)

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