Hand auf’s Herz – liegt noch ein Notizbuch samt Lieblingsstift neben deinem Laptop? Wenn ja, dann kennst du sicherlich auch das Problem, alle Notizen erneut eintippen zu müssen, damit auch das ganze Team im Bilde ist. Jetzt kommt gleich das nächste Problem: Wohin mit den Notizen? In eine Mail? Als Anhang und/oder Word-Dokument? Ins Google Doc? Oder einfach in den unternehmensinternen Chat? Notiz- und Dokumentations-Tools können hier eine große Hilfe sein.

In den vergangenen Jahren ging der Trend, auch nicht zuletzt befeuert durch die Coronapandemie, Richtung Remote Work und hybrides Arbeiten. Dezentrale Teams sollen bestenfalls so zusammenarbeiten, als ob sie in einem Büro sitzen würden. In der Realität leidet jedoch die Kommunikation. Auch wenn Remote-Teams von überall aus und zu verschiedenen Zeiten asynchron arbeiten, sollte der Wissensaustausch lückenlos und zentral stattfinden. Eine Lösung, um kompetent, transparent und sicher auch über Regionen, Länder und Zeitzonen hinweg arbeiten zu können, ist, das Wissen in einem gemeinsamen Dokumentations-Hub wie MeisterNote zu bündeln.

Im Hub kannst du die Art und Weise, wie dein Team gemeinsam Inhalte erstellt und bearbeitet, verbessern – auch mit Hilfe praktischer Features für die Online-Zusammenarbeit. Ein Dokumentations-Tool kann somit als Wissensdatenbank, für das Festhalten von Meetings und Besprechungen, für die interne Kommunikation, die Projektdokumentation im Allgemeinen und vieles, vieles mehr dienen.

Es gibt so einige Notiz-Tools am Markt. Vorrangig bei der Entscheidung für das passende Kollaborations-Tool ist das Thema Datenschutz, auf das du bei jeder Software ein Augenmerk legen solltest. Bei MeisterNote zum Beispiel befinden sich die Serverstandorte ausschließlich in Deutschland und sind DSGVO-konform. So kannst du auch hochsensible Informationen mit Datenschutz „made in Germany“ austauschen. Hier sind außerdem fünf Funktionen, die ein Notiz-Tool wirklich praktisch werden lassen:

• Synchrones Arbeiten: Der aktuelle Stand sollte von allen Teammitgliedern einsehbar sein, sodass alle gemeinsam Inhalte erarbeiten, veröffentlichen und aktuell halten können – so entstehen keine Wissensinseln.
• Versionsverlauf: Jeder im Team sollte einen klaren, übersichtlichen Versionsverlauf sehen, wenn einzelne Abschnitte im Laufe der Zeit aktualisiert werden.
• Vorlagen: Notizen sollten als Vorlagen gespeichert werden können, das spart Zeit und Mühe. So kann dein Team beispielsweise sicherstellen, dass Projektbesprechungen und Stand-ups routiniert verlaufen, auch wenn sie von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten.
• Flexible Gestaltung: Ob Tabellen, Infoboxen, Anhänge, Checklisten – Inhalte kreativ gestalten zu können, ist ein großes Plus. Notizen sind dann nicht nur noch starre Textblöcke.
• Keine Einstiegshürde: Und zuletzt wie bei jeder Software: Ein einfacher Anmeldeprozess lässt Teams schnell und einfach starten. Gerade wenn es um Kollaborations-Tools geht, sollte ein schneller intuitiver Einstieg und eine selbsterklärende Benutzeroberfläche dafür sorgen, dass alle Teammitglieder das Tool auch nutzen und zentral arbeiten können.

Egal, wie groß und welche Branche – jedes Unternehmen büßt Effizienz ein, weil es keine einheitliche Dokumentation gibt. „Jeder weiß, was dann passiert: Es entstehen Wissensinseln, Know-how geht verloren, keiner weiß, wo welche Informationen liegen. Es gibt zu viele Tools, zu viele verschiedene Dokumente, die irgendwo gespeichert sind“, weiß Michael Hollauf, Mitgründer und CEO von Meister. Um die zeitaufwändige Suche nach Dokumenten und die wiederholten Fragen bei deinen Teammitgliedern nach Informationen zu beenden, kann das Verwenden eines digitalen Dokumentations-Hubs wie MeisterNote die Zusammenarbeit deutlich produktiver machen.

Überzeugt euch selbst, arbeitet produktiver im Team und testet MeisterNote.

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