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Flexibel, sicher, datenschutzkonform: So klappt Teamwork im Cloud-Office

Cloud-Office-Systeme - flexibel und sicher

Effiziente Zusammenarbeit in der Cloud und maximale Datensicherheit schließen sich mit ONLYOFFICE nicht aus. (Grafik: Ascensio System SIA)

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Cloud-Office-Lösungen sichern die produktive Zusammenarbeit aus der Ferne. Doch diese Flexibilität sollte nie zulasten von Sicherheit und Datenschutz gehen. Welche IT-Security-Features für dein Cloud-Office unverzichtbar sind.

Schon vor der Corona-Pandemie waren Remote Work und Homeoffice im Trend. Damit die Zusammenarbeit im Team auch aus der Ferne reibungslos klappt, ist die Möglichkeit, von überall Dokumente gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten zu können, ein absolutes Muss. Cloud-basierte Office-Lösungen bieten genau das: Dokumente, Tabellen und Präsentationen sind ständig verfügbar und ermöglichen es den Teams, daran in Echtzeit zusammenzuarbeiten – ohne Versionskonflikte oder unzählige E-Mail-Schleifen.

Sicherheit bei der Cloud-Zusammenarbeit

ONLYOFFICE
ONLYOFFICE

Mit ONLYOFFICE von Ascensio System SIA erhalten User eine leistungsstarke Cloud-Office-Suite, um in Echtzeit und von jedem Ort auf ihre Dateien zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten – dank Open Source mit maximaler Freiheit und Flexibilität bei der Integration in die eigene Infrastruktur.

Trotz dieser Flexibilität sollten Unternehmen unbedingt an den Schutz ihrer Daten denken. Gerade wenn viele Mitarbeiter möglichst ungehindert auf ihre Dokumente zugreifen und Daten miteinander teilen können, entstehen auch Einfallstore für Sicherheitsrisiken. Eine Linkfreigabe ist schnell erteilt, aber kaum jemand denkt daran, sie später wieder zu deaktivieren. Das führt im Laufe der Zeit zu einem Wust an Dokumenten, die unkontrolliert im Internet herumschwirren und nicht so ohne weiteres wieder „eingesammelt“ werden können. Ein Unternehmen muss also daran denken, jederzeit die Hoheit und den Überblick über die eigenen Daten zu behalten – und zwar schon bei der Anschaffung einer Cloud-Office-Lösung. Die sollte einige entscheidende Security- und Datenschutzfeatures bieten, insbesondere die folgenden:

  1. Wirkungsvolle Verschlüsselung
  2. Einhaltung höchster Datenschutzstandards
  3. Kontrolle über den Datenspeicherort (Hosting)
  4. Eine sichere Nutzerauthentifizierung
  5. Eine passende Backup-Strategie

Ein Beispiel für eine Open-Source-Lösung, die all diese Punkte erfüllt, ist ONLYOFFICE. Warum sie so wichtig sind und wie du sie mit ONLYOFFICE umsetzen kannst, erläutern die folgenden Abschnitte.

5 Security-Features für deine Cloud-Office-Lösung

1. Wirkungsvolle Verschlüsselung

Liegen Dokumente unverschlüsselt online, erhalten Unbefugte leichter Zugriff darauf. Dass Daten zumindest im Ruhezustand standardmäßig verschlüsselt werden können, sollte Grundanforderung an jede Kollaborationsplattform sein. Doch auch während der Bearbeitung ist es wichtig, die Daten zu schützen. ONLYOFFICE bietet hierfür das Feature „Privaträume“: Wenn die Mitglieder eines Teams in einem solchen virtuellen Raum zusammenarbeiten, wird jede einzelne Änderung in Echtzeit mit dem besonders sicheren AES-256-Algorithmus verschlüsselt. Damit erhalten Nutzer echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die den produktiven Betrieb nicht stört und bei der wichtige Daten nie unverschlüsselt auf dem Server liegen.

Mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in „Privaträumen“ können Nutzer von ONLYOFFICE ganz ohne Sicherheitsbedenken in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten (Screenshot: Ascensio System SIA)

2. Einhaltung höchster Datenschutzstandards

Generell sollten Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten Kollaborationsplattform auf die Einhaltung höchster Datenschutzstandards achten. Das gilt insbesondere dann, wenn sie die Plattform auch ihren Kunden zur Verfügung stellen und als Datenverantwortliche fungieren. ONLYOFFICE gibt Nutzern sämtliche Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre persönlichen Daten verwalten, einschränken und löschen können und ist zudem vollständig DSGVO- und HIPAA-konform.

3. Kontrolle über den Datenspeicherort (Hosting)

Daten landen auf fremden Servern? Das hält viele Unternehmen von Cloud-Kollaborationen ab. Doch es gibt Plattformen, die das Hosting auf eigenen Servern erlauben und somit Nutzern maximale Datensouveränität einräumen. ONLYOFFICE wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die besonders großen Wert auf Datensicherheit legen. Es lässt sich nicht nur auf eigenen Servern verwenden, sondern bietet auch für die On-Premises-Nutzung technischen Support an.

4. Eine sichere Nutzerauthentifizierung

Ein einfaches Passwort zum Login genügt den Datenschutzanforderungen im Business-Kontext schon lange nicht mehr. Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie die Abwicklung von Single-Sign-Ons über bewährte globale Authentifizierungsservices sollten ebenso ins Repertoire einer Kollaborationsplattform gehören wie umfangreiche Optionen zur Verwaltung von Zugriffsrechten einzelner Nutzer und Nutzergruppen. Neben all diesen Funktionen bietet ONLYOFFICE weitere Einstellungsmöglichkeiten für eine sichere Authentifizierung, wie beispielsweise IP-Beschränkungen, Cookie-Lebensdauer oder Kriterien für die Passworterstellung.

5. Eine passende Backup-Strategie

Regelmäßige Backups = weniger Datenverlust. Eine Kollaborationsplattform sollte Unternehmen die Möglichkeit zum automatischen wie auch manuellen Backup an einem Speicherort ihrer Wahl bieten. Nutzer von ONLYOFFICE haben hier alle Optionen, weil sie ihre Dateisicherung manuell oder völlig automatisch direkt im Modul ONLYOFFICE Dokumente, bei einem Filehoster ihrer Wahl (beispielsweise Dropbox, Box, Google Drive, Onedrive) oder bei einem Drittanbieter-Service (AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage) backuppen können.

ONLYOFFICE legt besonders großen Wert auf Sicherheit und bietet Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen für sichere Kollaboration in der Cloud. (Quelle: Ascensio System SIA)

Effizient und sicher im Team dank Open Source

Mit der richtigen Cloud-Kollaborationsplattform können Unternehmen sämtliche Vorteile von effizienter und einfacher Online-Zusammenarbeit genießen und sich dabei gleichzeitig auf den Schutz ihrer Daten verlassen. Die Open-Source-Kollaborationsplattform ONLYOFFICE bietet hier besonders hohe Datenschutzstandards und wurde explizit für Unternehmen entwickelt, die mit sensiblen Daten arbeiten.

ONLYOFFICE kostenlos testen

ONLYOFFICE steht in verschiedenen Versionen zur Verfügung. So haben Nutzer die Wahl zwischen der kostenfreien Community Edition und der skalierbaren Enterprise Edition mit einer erweiterten Administrationsoberfläche. Interessierte haben die Möglichkeit, ONLYOFFICE 180 Tage lang kostenlos zu testen. Ein sicheres, vollständig flexibles Cloud-Office ist damit nur ein paar Klicks entfernt.

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