Eine ganze Reihe von Aktenordnern durchsuchen, nur um eine Rechnung zu finden? Das muss heute wirklich nicht mehr sein. Wenn Dokumente stattdessen aber auf verschiedene Ordner, Cloud-Speicher und Mail-Postfächer verteilt sind, hat die Digitalisierung erst mal auch nicht für mehr Ordnung gesorgt.

Abhilfe schaffen Dokumentenmanagementsysteme, mit denen Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente verwaltet werden können. Dann reicht etwa die Suche nach einem bestimmten Begriff oder Schlagwort, um das gewünschte Dokument auf den Bildschirm zu zaubern.

Für Unternehmen gibt es eine ganze Reihe kommerzieller Dokumentenmanagementsysteme. Für Freelancer und auch Privatpersonen stellt sich aber bisweilen die Frage, ob sich die Kosten für ein solches System rechnen. Zwar gibt es mit Paperless-ngx auch eine beliebte Open-Source-Lösung zur Dokumentenverwaltung, auch die ist aber möglicherweise bereits Overkill, wenn ihr einfach nur eine simple Möglichkeit zur Verwaltung von Dokumenten sucht.

Mit der Open-Source-Anwendung Papra hat der französische Entwickler Corentin Thomasset eine Lösung zur Dokumentenverwaltung entwickelt, die einerseits leicht zu bedienen ist, andererseits aber trotzdem alle wichtigen Funktionen an Bord hat.

Papra verfügt über ein responsives Web-Interface. Das bedeutet, ihr könnt die Anwendung am Desktop wie auch über euren Smartphone-Browser nutzen. Dokumente könnt ihr direkt über das Web-Interface hochladen. Anschließend könnt ihr dann einen Titel, eine Beschreibung und passende Schlagwörter zuweisen.

Statt Dokumente händisch hochzuladen, könnt ihr aber auch einen Ordner bestimmen, den Papra automatisch überwacht. Wann immer ihr ein Dokument in diesen Ordner verschiebt, wird das in Papra übernommen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente per E-Mail direkt an Papra weiterzuleiten.

Ebenfalls praktisch ist die Möglichkeit zur automatischen Verschlagwortung. Hier könnt ihr festlegen, dass bei Nennung eines bestimmten Begriffs im Dateinamen oder dem Dokument selbst automatisch ein entsprechendes Schlagwort angehängt wird. Ihr könnt also beispielsweise bestimmen, dass bei Nennung des Worts „Rechnung“ das Dokument automatisch einen entsprechenden Tag erhält.

Papra wird als Docker-Container installiert. Was für Neulinge eine gewisse Herausforderung darstellen könnte. Tatsächlich haben sich Thomasset und seine Open-Source-Unterstützer aber auch hier Mühe gegeben, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Im Grunde müsst ihr dazu nur Docker installieren und könnt Papra dann mit dem folgenden Befehl in der Standardkonfiguration installieren:

docker run -d \

--name papra \

--restart unless-stopped \

--env APP_BASE_URL=http://localhost:1221 \

-p 1221:1221 \

ghcr.io/papra-hq/papra:latest

Jetzt solltet ihr eure Papra-Instanz über euren Browser unter der URL http://localhost:1221 erreichen können.

Wer Papra noch anpassen möchte, etwa um einen Ordner festzulegen, der von dem Tool überwacht werden soll, der kann das über eine docker-compose.yml-Datei tun. Aber auch hier nimmt euch Thomasset die Arbeit ab: Über einen Online-Generator könnt ihr euch die Datei einfach zusammenklicken. Für Docker-Neulinge ist das extrem hilfreich und wir würden uns einen solchen Generator auch für andere Open-Source-Projekte wünschen.

Zwar ist Papra nicht die mächtigste Lösung zur Dokumentenverwaltung. Am Ende kann das aber auch ein Vorteil sein. Denn dadurch bleibt die Bedienung auch extrem einfach. Zumal wir unserem kleinen Test keinerlei Probleme mit Papra hatten. Und das, obwohl sich die Software eigentlich in einer noch recht frühen Entwicklungsphase befindet.

Zukünftig will Thomasset sein Tool auch als Online-Service anbieten. Der soll, so der Franzose, auf europäischen Servern laufen. Wer sich dafür interessiert, kann sich auf der Papra-Website auf eine Warteliste eintragen und soll dann informiert werden, wenn der Dienst an den Start geht.

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 24.10.2025 veröffentlicht, interessiert jedoch immer noch sehr viele unserer Leser:innen. Deshalb haben wir ihn aktualisiert und hier nochmals zur Verfügung gestellt.