Damit der Wechsel vom Schreibtisch in den Urlaub und zurück möglichst reibungslos verläuft, hilft es, im Vorfeld und nach der Rückkehr einige Routineaufgaben einzuplanen. Eine Checkliste für alle, die bald verreisen.

Der größte Aufwand rund um den Urlaub ist wohl die Vorbereitung. Wer die allerdings gut meistert, bereitet damit auch die eigene Rückkehr vor – und kann im Urlaub selbst einfach abschalten.

Irgendwie schaffen es die letzten Tage vor dem Urlaub immer wieder, auf magische Weise Probleme und Dinge, die ganz dringend erledigt werden müssen, anzuziehen. Es lohnt sich also, schon einige Wochen im Voraus die wichtigsten Prioritäten abzustecken und so abzuarbeiten, dass sie einige Tage vor dem Urlaub erledigt sind.

Die Wahrscheinlichkeit, dass durch den geschaffenen Puffer am letzten Tag vorm Urlaub Langeweile herrscht, ist ziemlich gering. Sollte sich doch ein Leerlauf ergeben, kann man den nutzen, um den eigenen Arbeitsplatz am Ende des Tages schon so vorzubereiten, dass der Start nach der Auszeit möglichst leicht fällt.

Und was ist mit den Aufgaben, die während dem Urlaub nur pausieren, die man also gar nicht vorher abschließen kann? Der sogenannte Zeigarnik-Effekt sorgt dafür, dass wir uns an offene To-dos sehr viel besser erinnern als an abgeschlossene.

Um zu verhindern, dass die offenen Projekte zum Urlaubsspuk werden, hilft es, dem Gehirn vorzugaukeln, sie wären beendet. Dafür schreibt man den Zwischenstand einer Aufgabe auf und notiert dazu, wie und wann es nach dem Urlaub damit weitergeht, – das To-do ist dann zwar nicht abgearbeitet, aber immerhin gut versorgt, was schon zur Entspannung beitragen kann.

Gerade vor langen Urlauben wird oft eine Übergabe an Kolleg:innen fällig, die Projekte, Kund:innen oder Aufgaben überbrückend betreuen. Auch hier lohnt es sich, nicht bis kurz vor knapp zu warten, sondern einige Tage Puffer zu lassen, falls Fragen aufkommen. Wer möchte, hat so auch den Raum, wiederkehrende Aufgaben einmal gemeinsam abzuarbeiten und einmal noch im Hintergrund für Fragen zur Verfügung zu stehen.

Wer grundsätzlich mit gut nachvollziehbaren Strukturen arbeitet und zum Beispiel Anleitungen oder Notizen zu den verschiedenen Abläufen unterm Jahr so ablegt, dass sie auch für andere schnell zugänglich sind, ist bei der Übergabe klar im Vorteil. Folgende Fragen sollten mit der Vertretung geklärt werden:

• WAS muss alles erledigt/betreut werden
• WIE ist der Stand bei größeren Projekten, die übergeben werden
• WIE sind die Prioritäten der einzelnen Aufgaben
• WIE funktionieren gewisse Prozesse/ Tätigkeiten
• WANN gibt es Deadlines, Routinetermine & Co.
• WER sind die Ansprechpartner:innen (wie sind sie erreichbar & wie ticken sie?)
• WO sind benötigte Ressourcen hinterlegt (und sind sie auch frei zugänglich/ die nötigen Freigaben erteilt)?

Ist das Zepter übergeben, geht es an die Abwesenheitsnotiz. Die gibt der Außenwelt nicht nur Bescheid, dass und wie lange man von der Bildfläche verschwindet, sondern auch, wer in der Zwischenzeit übernimmt.

Wer auch mit internationalen Kund:innen zu tun hat, sollte daran denken, die Abwesenheitsnotiz sowohl auf Deutsch, als auch auf Englisch zu hinterlegen.

Aber nicht nur externe Kontakte sollten an dieser Stelle benachrichtigt werden, dass sie ihre Anliegen in einem gewissen Zeitraum hinten anstellen oder mit der Vertretung klären müssen – auch die Kolleg:innen und Führungskräfte sollten das schon einige Zeit vor Urlaubsbeginn wissen. So bleibt im Vorfeld Raum für aufkommende Fragen.

Übrigens: Wer trotz Urlaub wichtige Mails, zum Beispiel als Reminder verschicken will, kann die in vielen Mailprogrammen schon im Voraus schreiben und timen. Und wer am ersten Tag nach dem Urlaub einen Puffer zum Abarbeiten braucht, könnte den bei der Angabe, ab wann man für externe Kontakte wieder erreichbar ist, einplanen.

Die umfangreiche Vorbereitung auf den Urlaub macht den Einstieg danach vielleicht ein bisschen leichter. Dass das Zurückkommen vielen trotzdem schwerfällt, ist ziemlich normal. Wer erwartet, am ersten Tag nach dem Urlaub direkt 100 Prozent geben zu können und maximale Leistung zu bringen, dürfte damit ziemlich auf dem Holzweg sein – und setzt sich unnötig unter Druck.

Einige Menschen leiden nach dem Urlaub erst einmal am Post-Holiday-Syndrom, fühlen sich gestresst von den vielen offenen Mails und Anfragen, sind müde und gereizt von der plötzlichen Umstellung zurück zum achtstündigen Bürotag. Das Gute daran: Das Post-Holiday-Snydrom dauert nur wenige Tage an.

Wer sich den Einstieg etwas leichter machen will, kann das zum Beispiel über ein nahendes Wochenende: Der Arbeitspsychologe Oliver Weigelt rät gegenüber der Barmer Krankenkasse dazu, mittwochs wieder mit der Arbeit zu starten, „weil dann der Wiedereintritt in die Arbeitsatmosphäre leichter ist.“

Um die mentale Belastung beim Wiedereinstieg zu reduzieren, kann es außerdem helfen, schon ein paar Tage vor Arbeitsbeginn zuhause anzukommen und in aller Ruhe auszupacken, zu waschen und ähnliche Aufgaben zu erledigen.