Ratgeber

Praktikum im Homeoffice: So wird’s gemacht

(Foto: Shutterstock)

Worauf Unternehmen bei einem virtuellen Praktikum achten sollten, damit Praktikanten nicht ganz auf sich allein gestellt sind und zu Hause nur für sich selbst Kaffee kochen.

Studenten fühlen sich in der digitalen Welt zu Hause und die Einarbeitung in neue Tools gelingt ihnen meist sehr intuitiv. So kann auch ein virtuelles Praktikum als erste Berufserfahrung Sinn ergeben. Fällt der Gang ins Büro weg, können Arbeits- und Lernzeit gut miteinander kombiniert werden.

Onboarding und das virtuelle Kennenlernen

Beim Onboarding geht es in der Regel darum, dass Mitarbeiter alle wichtigen Informationen erhalten, damit sie zu vollwertigen Teammitgliedern im Unternehmen werden. Das gegenseitige Kennenlernen passiert im Büro ganz nebenbei. Geht es darum, einen neuen Mitarbeiter oder Praktikanten virtuell durch das Onboarding zu begleiten, sollte zunächst klar sein, dass die persönliche Kennenlernphase hier viel länger dauert als Face-to-Face.

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Auch wenn Praktikanten nur für einen kurzen Zeitraum im Team mitarbeiten, wirkt sich ein gutes Onboarding erheblich auf die Leistung aus. Am ersten Tag niemanden zu kennen und dann größtenteils ignoriert zu werden, kann dafür sorgen, dass Praktikanten sich nicht nur unwohl, sondern vor allem fehl am Platz fühlen. Damit das virtuelle Onboarding zum Erfolg wird, können folgende Punkte helfen:

  1. Checkliste für das Onboarding: Sie sollte alle wichtigen Punkte enthalten, die für die erste Phase wichtig sind. Ganz wichtig: Diese Liste für den Ablaufplan sollte selbstverständlich mit den Praktikanten geteilt werden, damit die gleich wissen, was sie erwartet.
  2. Videoanrufe zum Informationsaustausch: Das Onboarding passiert normalerweise vor dem ersten Arbeitstag. Bei einem virtuellen Praktikum gehört es natürlich auch dazu. Ein bis zwei kurze Videoanrufe (15 bis 30 Minuten) vor dem ersten Praktikumstag lockern das Arbeitsklima auf virtueller Basis. Diese Videoanrufe eignen sich auch dazu, dass Praktikanten alle nötigen Informationen zum aktuellen Projekt erhalten und vorab Fragen stellen können.
  3. Auf Linkedin vernetzen: Eine Vernetzung auf Linkedin hilft den Praktikanten, sich ein besseres Bild vom Team zu machen. Gemeinsamkeiten wie Interessen oder die gleiche Universität können als Eisbrecher für die ersten Gespräche genutzt werden.
  4. Virtuelles Mittagessen zum Kennenlernen: Das erste Mittagessen ist ein Klassiker beim Onboarding-Prozess. Hier können sich alle ganz ungezwungen unterhalten. Virtuell kann man beim Mittagessen mithilfe von Skype, Zoom oder Google Hangouts in Kontakt treten. Das Gute hierbei ist, dass sich dieser Videoanruf nicht wie ein weiteres Vorstellungsgespräch für die Praktikanten anfühlt. Wenn beide essen, entsteht automatisch eine lockere Atmosphäre.
  5. Einarbeitung richtig planen: Die erste Woche ist die wichtigste. Für Praktikanten sollte sich deshalb jeden Tag mindestens eine Stunde Zeit genommen werden. Auch wenn die erste Woche für die Einarbeitung und Lernphase genutzt wird, ist der persönliche Kontakt essenziell. So können offene Fragen gleich geklärt werden. Ein Video-Meeting mit den Praktikanten zu einer vereinbarten Zeit schafft Struktur im neuen Arbeitsalltag.

Klares Projekt mit regelmäßigen Check-ins

Ein grob definiertes Projekt, bei dem man „mal schaut, wie weit der Praktikant schon kommt“, geht meist nach hinten los. Ein klar definiertes Projekt mit kleinen Meilensteinen oder sogar KPI vermeidet Frustration auf beiden Seiten.

Bei einem virtuellen Praktikum ist es meist schwieriger, einzuschätzen, wie lange jemand für eine bestimmte Aufgabe brauchen wird. Die Ressourcen, das Arbeitsumfeld und der Kontakt zu den anderen Mitarbeitern sind von Homeoffice zu Homeoffice unterschiedlich.

Um ein besseres Gefühl für die Leistung der Praktikanten zu bekommen, hilft es, ein größeres Projekt in kleinere Abschnitte aufzuteilen und wöchentlich neue Meilensteine festzusetzen. Eine feste Zeit, die man mit den Praktikanten über Videochat verbringt, hilft ihnen, sich vorzubereiten, und dem Vorgesetzten, sie nicht aus den Augen zu verlieren. Hierfür genügen ein kurzes tägliches Check-in und ein wöchentliches Meeting, um das Projekt und die Meilensteine zu besprechen.

Für Fragen, die zwischendrin aufkommen, sollte eine bevorzugte Kontaktmöglichkeit vorab besprochen werden. Wichtig ist, dass Praktikanten nicht ununterbrochen andere Mitarbeiter bei deren Arbeit stören, sich aber auch nicht ausgeschlossen fühlen. E-Mails eignen sich diesbezüglich vielleicht besser als der Instant-Chat. Praktikanten müssen sich beim Verfassen der E-Mail nämlich mehr Gedanken darüber machen, wie sie das Problem und die Frage formulieren.

Training und Weiterbildung

Ein wichtiger Aspekt bei einem Praktikum ist das sogenannte Shadowing oder „über die Schulter schauen“. Praktikanten können dabei einiges lernen und den echten Arbeitsablauf in einem Unternehmen kennenlernen. Ein virtuelles Praktikum sollte diesen wesentlichen Punkt nicht auslassen.

Ein Mitarbeiter kann den Bildschirm über Skype oder ähnliche Tools teilen. So können Praktikanten den einzelnen Schritten und Mausklicks folgen. Es kann auch sinnvoll sein, die Bildschirmpräsentation aufzunehmen. Praktikanten haben dann die Möglichkeit, sich das Video in ihrem Tempo anzuschauen und gegebenenfalls darauf zurückzukommen.

Unternehmenseigene Trainings, die es bereits im Intranet gibt, können den Praktikanten ebenso zugute kommen. Kleinere Firmen, die über wenig Budget in diesem Bereich verfügen, können Praktikanten mithilfe von Onlinekursen zu branchenspezifischem Wissen unterstützen.

Kontakt zu Kollegen und anderen Praktikanten

Auch auf den Plausch und das Networking mit Kollegen und anderen Praktikanten muss niemand verzichten. Instant-Messaging-Dienste wie Slack ermöglichen den direkten Austausch mit dem ganzen Team. So können Praktikanten sich auch gegenseitig austauschen und bei der Arbeit unterstützen.
Der tägliche Kontakt zu anderen Mitarbeitern ist bei der Remote-Arbeit ein wichtiger Punkt, um das Gefühl der Isolation zu vermeiden. Praktikanten, die sowieso neu in der Arbeitswelt sind und sich mit vielen Sachen noch nicht auskennen, haben es ohnehin schwer. Unternehmen, die virtuelle Praktika ausschreiben, sollten deshalb ganz besonders darauf achten, dass Praktikanten ebenso als Teil des Teams gesehen werden.

Das kann zum Beispiel durch ein virtuelles Kaffee-Treffen bewerkstelligt werden. Hier lernen Praktikanten auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen kennen. Dabei reichen schon 15 Minuten als Kaffeepause ein Mal pro Woche.

Fazit

Als Nachwuchstalente von morgen sind Studenten mit der digitalen Welt groß geworden. Unternehmen, die virtuelle Praktikanten einstellen wollen, können sich mit ein wenig Struktur und der richtigen Planung des Praktikums einen Pool an neuen und flexiblen Mitarbeitern aufbauen.
Die Remote-Arbeitsweise verspricht letztendlich nämlich nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch mehr Konzentration. Hiervon profitieren beide Seiten.

Praktika im Homeoffice sind momentan noch eine Seltenheit. Der Trend Remote-Work gewinnt allerdings immer mehr an Beliebtheit, was in Zukunft ebenso auf Praktika überschwappen wird.

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