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Sponsored Post Was ist das?

Produktives Arbeiten im Team: 5 Fehler, die Potenzial verschwenden

(Foto: Shutterstock)

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Jeder hat so seine eigene Produktivitätsmethode. Die Ziele sind dabei meist dieselben, aber der Weg dahin kann sich stark unterscheiden. Wenn man im Team produktiv und effizient zusammenarbeiten will, gilt es, einige Hürden zu nehmen.

In vielen Unternehmen werden Abteilungsgrenzen mittlerweile aufgeweicht und Projektarbeit findet in gemischten Teams statt. So entstehen immer neue Zusammenstellungen. Dabei arbeiten die Teammitglieder an einem gemeinsamen Ziel und müssen außerhalb ihrer Abteilungsgrenzen und üblichen Workflows denken. Eine Herausforderung, die nicht immer leicht zu meistern ist. Das Asana-Team hat fünf wesentliche Fehler formuliert, die die Teamarbeit erschweren und ineffizient gestalten und zeigt, wie man sie mithilfe des Work-Management-Tools lösen kann.

Keine festgelegten Workflows

Bei wiederkehrenden Aufgaben sollten Workflows nicht immer wieder neu definiert werden. Dazu können zum Beispiel Abnahmeprozesse gehören, die oft nach dem gleichen Schema ablaufen. Ein Ablauf, der sich bewährt hat, sollte für künftige gleiche und ähnliche Projekte festgehalten werden, denn das spart Zeit, reduziert vor allem aber auch den Spielraum für Fehler.

In Asana lassen sich Vorlagen für Workflows und Aufgaben erstellen. So ist der Prozess allen Teammitgliedern von Anfang an klar und jeder kann dem Fortschritt folgen. Asana bietet aber auch eigene Vorlagen für bestimmte Projekte an: Dazu gehören zum Beispiel der redaktionelle Kalender, Bug-Tracking, Produkteinführungen oder die Bewerber-Erfassung.

(Screenshot: Asana)

Daten sind schwer zugänglich oder nicht für jeden auffindbar

Man kennt das: Man sucht eine Information für ein Projekt und hat nicht mehr die leiseste Ahnung, ob die in einer Mail stand, im Chat, einem Spreadsheet oder sonstwo. Mal davon abgesehen, dass die Sucherei nervenaufreibend sein kann, ist es auch immer problematisch, wenn relevante Projektinformationen nicht gesammelt und für alle Teammitglieder einsehbar abgelegt sind. Daher ist es wichtig, sich vorher darauf zu einigen, diszipliniert zu arbeiten und eine zentrale Stelle zu nutzen.

Im Work-Management-Tool lassen sich Dateien, Informationen zu Daten und Zuständigkeiten et cetera zentral ablegen, sodass jeder Teilnehmer orts- und zeitunabhängig aus demselben Wissenspool schöpfen kann.

Teammitglieder nutzen unterschiedliche Tools

Nutzt jeder unterschiedliche Tools, um seine Arbeit zu organisieren, bricht schnell Chaos aus. Aufgaben müssen doppelt abgelegt werden, Kommentare werden übersehen und Feedback taucht an verschiedenen Orten auf.

Ein einheitliches Tool, das die Teammitglieder für die Projektarbeit und für ihre eigenen Todos nutzen, macht es jedem leicht, alles zu finden, was benötigt wird, um Ideen schneller in die Tat umzusetzen.

In Asana können verschiedene Teams und Arbeitsbereiche angelegt sowie Zugriffsbeschränkungen eingerichtet werden. Zudem hat jeder seinen ganz eigenen Arbeitsbereich, in dem er seine  To-dos verwalten kann und wo Projekt- und andere Aufgaben zusammenfließen und individuell nach verschiedenen Schemata sortiert werden können.

Aufgaben werden nicht priorisiert

Bei einer Flut von Aufgaben kann es vorkommen, dass weder Dringlichkeit noch Wichtigkeit eines Tasks richtig eingeschätzt werden. Daher sollten jeder Aufgabe eine Priorisierung und ein Fälligkeitsdatum zugeordnet werden. So verschwenden die Teammitglieder auch keine Zeit damit, zu überlegen, woran sie als nächstes arbeiten müssen.

Durch die Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben in Asana können alle schnell erkennen, welche Aufgaben am wichtigsten sind oder mehr Zeit benötigen. So kann jeder seine Zeit effektiv planen und Fristen einhalten.

Alles wird händisch gemacht

Es ist zeitraubend und fehleranfällig, Aufgaben und Projekte jedes Mal neu zu erstellen und anzulegen. Automatisierung sollte man überall einsetzen, wo es geht.

Bei Asana kannst du neben den Vorlagen, die du anlegen kannst, wiederkehrende Aufgaben einstellen, die in einem festgelegten Intervall wieder auftauchen.

Work-Management im Team – ist Asana das passende Tool für dein Unternehmen?

Du willst die Produktivität und Kommunikation in deinem Team aufs nächste Level heben, weißt aber nicht, ob Asana das beste Work-Management-Tool für dich ist? Dann schau dir hier den Vergleich mit anderen Tools wie Jira, Trello oder Basecamp an.

Oder verschaffe dir hier einen Überblick über die unterschiedlichen Funktionen und Features, die Asana für Unternehmen und Teams bietet:

Alle Features entdecken!

 

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