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PS 880, Steuerberater-Zugang und Co.: Das muss eine Buchhaltungssoftware können

Digitalisiere deine Buchhaltung mit Billomat. (Foto: Billomat)

Mit der Software von Billomat kannst du deine Buchhaltung ganz einfach digitalisieren. (Foto: Billomat)

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Ihr wollt eure Buchhaltung digitalisieren und die alten Ordner verbannen? Dann solltet ihr auf die richtige Buchhaltungssoftware setzen. Wie ihr ein für euch passendes System erkennt und welche speziellen Funktionen dabei nicht fehlen sollten, erfahrt ihr hier.

Viele Startups, kleine und mittelständische Unternehmen setzen bereits auf digitale Buchhaltungssysteme und sparen damit nicht nur Zeit, sondern bares Geld. Denn solange die Rechnungsführung einer Firma noch überschaubar ist, macht die Einstellung eines Buchhalters aus wirtschaftlicher Sicht wenig Sinn. Vielmehr sollten diese Betriebe ein vertrauenswürdiges Programm für ihre Buchhaltung nutzen. Doch die Auswahl der richtigen Software kann sich schwierig gestalten. Im besten Fall sollte diese genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein und den neuesten technischen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Wahl der richtigen Software: Das sind die grundlegenden Funktionen

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen und damit auch besondere Anforderungen an die Rechnungsführung. Prinzipiell hat die Software in der Buchhaltung die Aufgabe, die Buchführung zu vereinfachen, Abrechnungen zu erstellen und Steuerunterlagen zusammenzustellen. Darüber hinaus muss sie zudem für eine zuverlässige Archivierung der digitalisierten Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben sorgen. Unternehmen sollten also darauf achten, dass die grundlegenden Funktionen, wie Buchführung, Belegerfassung, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber auch die Verwaltung vorhanden sind. Wichtig ist außerdem eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle und dass der Programmassistent Scans sowohl einlesen als auch automatisch buchen kann.

GoBD und IDW PS 880: Ordnungsgemäße Buchführung und deren Zertifizierung

Billomat
Billomat

Billomat ist ein webbasiertes Buchhaltungsprogramm, mit dem Kunden ihre Buchhaltung von überall schnell, sicher und effektiv erledigen können.

Tel:+49 911 148861590

Die Buchführung ist heute in den meisten Firmen automatisiert. Dabei gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) für analog und digital erfasste Datensätze gleichermaßen. Die GoBD ergänzt nun zusätzliche Anforderungen an elektronische Dokumente. So besagt sie, dass alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar und nachprüfbar erfasst sein müssen und zwar vollständig und chronologisch. Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein und dürfen im Nachhinein nicht verändert oder gar gelöscht werden. Wenn man nun bedenkt, dass jeder steuerpflichtige Selbstständige persönlich für seine Buchführung haftet, können diese Regularien schnell überwältigend wirken. Daher sollten moderne Buchhaltungstools unbedingt den Richtlinien der GoBD entsprechen, damit die Kunden sich voll und ganz auf das System verlassen können.

Um ein solches vertrauenswürdiges Programm zu identifizieren, gibt es verschiedene Siegel. Allen voran die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880. Denn diese wird nur erteilt, wenn sich das Programm eines langen und ausführlichen Qualitäts-Checks durch externe Prüfer unterzogen hat und die Verfahrensdokumentation allen rechtlichen Anforderungen entspricht. Generell wird bei dieser Zertifizierung auf folgende Kriterien geachtet: Die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitnahe Eintragung, Richtigkeit und außerdem die Ordnung und Archivierung der Daten. Wer eine solche Software verwendet, braucht die nächste Betriebsprüfung nicht zu fürchten und kann jederzeit die von dem Programm erstellte Verfahrensdokumentation vorlegen. Innerhalb Deutschlands ist Billomat der erste Anbieter, der nach der Norm IDW PS 880 zertifiziert wurde und gilt so als besonders zuverlässig.

Eine passende Zertifizierung ist wichtig für die Auswahl der richtigen Software. (Foto: Billomat)

Bei der Auswahl der passenden Software ist stets auf die richtige Zertifizierung zu achten. (Foto: Billomat)

Digitale Buchhaltung und Steuerberater: Wie die Zusammenarbeit funktioniert

Durch die Nutzung eines webbasierten Buchhaltungstools sind die Voraussetzungen für einen digitalen Steuerberater bereits erfüllt. Hier werden alle grundlegenden Belegarten elektronisch verarbeitet und können so mit wenig Aufwand dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Dafür gibt es unterschiedliche Lösungen. Einige gängige Methoden sind beispielsweise die Übermittlung der Datensätze über verschlüsselte E-Mail oder Online-Plattformen und das zur Verfügung stellen der Dokumente auf externen Datenträgern. Diese Möglichkeiten sind zwar zulässig, haben aber dennoch entscheidende Nachteile: Sie sind anfällig für Fehler und teilweise recht zeitintensiv. Aus diesem Grund bietet Billomat eine Komplettlösung inklusive eines digitalen Steuerberaters an. Dabei ermöglicht der Nutzer einem Berater seiner Wahl ganz einfach den Zugang zum eigenen Account. Durch individuelles Einstellen der Zugriffsrechte kann jede Firma frei entscheiden, wie weit die Unterstützung durch das Steuerbüro reicht. Wenn gewünscht, kann das Programm von der Übergabe der Belege über den Jahresabschluss bis hin zur Vertretung gegenüber dem Finanzamt alle Aufgaben einer Steuerberatung übernehmen. Buchhaltungssoftwares, die all diese Punkte erfüllen, können nicht nur problemlos genutzt werden, sondern auch eine erhebliche Arbeitserleichterung und Geldersparnis bedeuten.

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