Und dann kommt plötzlich diese Nachricht: „Wir müssen dringend reden. Wann passt es dir?“ Wer sie bekommt, dem drehen die Gedanken im Kreis: Was ist los? Habe ich etwas falsch gemacht? Ist der Kunde abgesprungen? Bin ich entlassen? Diese Fragen quälen vor allem, wenn der Empfänger der Nachricht gerade tatsächlich keine Zeit für ein Gespräch hat. „Ich könnte heute Abend noch telefonieren, tagsüber bin ich jedoch leider in Terminen.“

In der Arbeitswelt findet Kommunikation überwiegend digital statt. Dabei ist es egal, ob Teams im Homeoffice oder im Büro sitzen. In Messengern wie Slack entsteht oft eine große Flut an Informationen und Botschaften, die ohne Kontext gesendet werden und somit für mehr Verwirrung als Klarheit sorgen. Eine Nachricht, die in 30 Sekunden geschrieben ist, kann dazu führen, dass ein Kollege stundenlang darüber nachdenkt.

Laut einer global angelegten Studie von Atlassian, die t3n vorliegt, verliert mehr als ein Drittel der befragten Angestellten mehr als 40 Stunden pro Jahr mit dem Versuch, zu interpretieren, was ihre Kollegen ihnen sagen wollen. „Wir nennen das ‚Emotional Overhead‘: die Zeit, die wir verschwenden, und der emotionale Aufruhr, der durch unklare oder zweideutige Kommunikation entsteht“, erklärt Molly Sands von Atlassian in einem Blogpost.

Sands ist Head of the Teamwork Lab in dem Software-Unternehmen und beschäftigt sich somit schon von Berufs wegen intensiv mit dem Thema: „Das stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Denn die Zeit, in der sich Büroangestellte fragen, was ihre Kollegen sagen wollen oder was ihr Vorgesetzter von ihnen will, könnten sie für geschäftskritische Aufgaben nutzen.“ Es sei enorm wichtig, Team-Mitglieder dafür zu sensibilisieren.

Das geht schon bei der Wahl des Kommunikationsmediums los. Was gehört in eine Slack-Nachricht? Was in einem E-Mail? Was in ein Telefonat? Und endet darin, sich der Qualität der gelieferten Information bewusst zu sein. Ist der Inhalt der Nachricht einleuchtend? Schafft sie Raum für offene Fragen? Ineffektive Kommunikation kann unfassbar viele gedankliche Ressourcen in eine falsche Richtung lenken. Effektive hingegen, Produktivität erhöhen.

„Schriftliche Kommunikation ist enorm wichtig, doch ihre richtige Handhabung ist herausfordernd. Ohne einen präzisen, ausdrucksstarken Schreibstil ist es schwer zu erkennen, was wichtig ist, wie dringend eine Aufgabe ist oder wie sich die Kollegen fühlen“, so Sands. Teams müssen mit Achtsamkeit, Menschlichkeit und Intention kommunizieren. „Der emotionale Aspekt der Kommunikation muss durchscheinen – auch am Arbeitsplatz.“

Sands ist keine Gegnerin schriftlicher Kommunikation, sie hält sie sogar für wichtig. Allein, um Infos auch über Wochen und Monate hinweg auffindbar zu halten. Dementsprechend ist sie überrascht von den Deutschen, denn die weichen in ihrem Kommunikationsverhalten von dem globalen Trend stark ab. Informationen werden hierzulande deutlich häufiger face-to-face in Meetings ins Team getragen anstatt über schriftliche Wege.

Übrigens hält Molly Sands einen Kniff in der schriftlichen Kommunikation für wichtig, der oft unterschätzt wird: Emojis. Tatsächlich nutzen nur 65 Prozent der Befragten weltweit Emojis, um ihren gewünschten Ton und ihre Stimmung zu vermitteln. Dabei liefern sie eine weitere wichtige Verständnisebene. „Wir müssen dringend reden. Wann passt es dir?“ gepaart mit einem lächelnden Emoji anstatt keinem, nimmt schon viel negative Gedanken raus.

Doch Vorsicht: Eine Studie der Ruhr-Universität Bochum und der Berliner Charité hat die Wirkung von Emojis auf Menschen untersucht. Welche Bedeutung sie haben, ist im sogenannten Unicode eigentlich festgehalten. Und doch macht auch hier der sprichwörtliche Ton die Musik. So nehmen Befragte das lächelnde Emoji in Konfliktsituationen als passiv-aggressiv wahr. Kommunikation ist eben so facettenreich wie unsere Gedanken.