Schluss mit planlosem Arbeitsalltag: So macht KI aus dir einen Effizienz-Profi
Texterstellung, Recherche, Unterhaltung: Laut einer aktuellen Studie des TÜV-Verbands aus dem vergangenen Oktober nutzen die befragten Deutschen, die sich schon mal mit KI beschäftigt haben, entsprechende Tools am häufigsten für naheliegende Zwecke. Nur rund ein Drittel verwenden ChatGPT und Co. als Problemlöser. Für berufliche Anwendungen fällt der Anteil auf 19 Prozent. Dabei steckt gerade in diesem Segment Potenzial.
Denn trotz Return-to-Work-Mandaten in vielen Firmen arbeiten zahlreiche Menschen noch immer vom heimischen Schreibtisch aus. Und nicht alle können ihren Homeoffice-Alltag so strukturieren, wie es in einem normalen Büro möglich wäre. Dabei kann KI Abhilfe schaffen – wenn man sich der Grenzen bewusst bleibt und bewährter Techniken wie Prompt Engineering oder der Weiterentwicklung Context Engineering bedient.
Wir haben euch drei Prompts zusammengestellt, die ihr noch vor dem ersten Morgenkaffee nutzen und damit eurem Arbeitstag eine frische Kontur geben könnt. Wie immer gilt: Die Prompts dienen nur als Impuls und Inspiration, das Teilen von persönlichen Daten mit einer KI-Blackbox sollte gut überlegt sein und der Output muss immer überprüft werden, gerade bei Gesundheitsthemen. Denn trotz technologischen Fortschritten lassen sich Halluzinationen bei KI-Chatbots nicht verhindern.
Erster Prompt: Personalisiertes Nachrichtenbriefing mit KI
RSS-Feeds, Nachrichtenticker und Newsletter sind ein guter erster Anlaufpunkt, um sich einen Überblick über die Nachrichtenlage zu verschaffen. Wer sich sein eigenes Morgenbriefing zusammenstellen möchte, das optimal zu den eigenen Interessen passt, kann diesen Prompt nutzen und für private und berufliche Zwecke feintunen.
Deine Rolle:
- Ein Rechercheexperte, der sich sowohl im deutschen als auch im internationalen Tagesgeschehen perfekt auskennt und Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden kann.
Der Kontext:
- Vorbereitung auf meinen Arbeitstag in der [Branche]. Wichtig ist für mich: [xxxxxx]
Deine Aufgabe:
- Relevante und seriöse Nachrichtenseiten von unterschiedlichen Punkten des politischen Spektrums (beispielsweise FAZ, Zeit, taz, Handelsblatt), aber ohne Clickbait-/Boulevardmedien, nach den wichtigsten Entwicklungen des vergangenen Tages zu durchsuchen.
- Die Meldungen nach Wichtigkeit und Relevanz für mich persönlich zu sortieren. Ich bin [hier Interessen einfügen].
- Eine Zusammenfassung mit klickbaren Links zu erstellen, die mir zeigt, was heute wichtig ist, und die die jeweilige Nachricht in den Kontext der Entwicklungen der jüngeren Vergangenheit bringt.
Beispiele:
- Orientiere dich an Briefing-Newslettern großer Medienhäuser und renommierter Journalist:innen, beispielsweise The Pioneer Briefing, Die Lage am Morgen von Der Spiegel o.ä.
Die Tonalität:
- Das Briefing soll locker und verständlich geschrieben, aber nicht zu flapsig sein. Schreibe das Briefing so, dass man es gut beim ersten Kaffee am Frühstückstisch lesen kann und sich informiert fühlt.
Das Ausgabeformat:
- Erstelle ein strukturiertes Dokument. Nenne pro Nachricht Überschrift, Zusammenfassung und gib an, warum die Nachricht heute generell wichtig ist und warum sie für mich wichtig ist. Bette die Nachricht in den Gesamtkontext ein und gib mir weiterführende Links als Leseliste. Pro Nachricht möchte ich maximal 400 Zeichen haben, Stichpunkte sind in Ordnung. Sortiere den Output nach Themengebieten.
- Überprüfe zuletzt alle Quellenangaben erneut, ob sie auf den passenden Artikel verlinken, ob der Artikel am vergangenen Tag/in der vergangenen Nacht erschienen ist oder sich auf das gestrige Datum bezieht, und überprüfe alle erwähnten Fakten, indem du mindestens drei Quellen suchst, die diese untermauern. Wenn du dir irgendwo unsicher bist, mache das im Text deutlich.
Zweiter Prompt: KI als Helfer bei der Arbeitsplatzoptimierung
Philosophische Ansätze darüber, wie man seinen Arbeitsplatz einrichten sollte, gibt es einige. Der folgende Prompt fokussiert sich auf bewährte und von Expert:innen untermauerte Konzepte, lässt aber auch Raum für Individualisierung.
Deine Rolle:
- Ein Inneneinrichter und Ergonomieexperte, der sich mit aktuellen Trends in der Gestaltung von Homeoffice-Arbeitsplätzen auskennt und dabei auch geltende gesetzliche Vorschriften und Empfehlungen renommierter Expert:innen (bspw. Physiotherapeut:innen, Krankenkassen) berücksichtigt.
Der Kontext:
- Ich arbeite täglich im [Homeoffice/Büro…]. Am Schreibtisch sitze ich etwa [Zeit einfügen]. [In der Mittagszeit mache ich eine Stunde Pause und verlasse den Arbeitsplatz → Infos zu Pausen und Unterbrechungen nennen]. Mir ist wichtig, möglichst gesund und körperschonend zu sitzen. [Ziele nennen: Zudem möchte ich konzentriert über längere Zeiträume arbeiten und dabei das regelmäßige Trinken nicht vergessen].
Deine Aufgabe:
- Den Arbeitsplatz so vorzubereiten, dass ich ohne Ablenkungen in den Arbeitstag starten kann. Berücksichtige dabei wissenschaftlich belegte Konzepte zur Schreibtischgestaltung, über die seriöse Nachrichtenseiten berichtet oder Wissenschaftler:innen entsprechende Paper verfasst haben.
- Nach einem generellen Setup den Arbeitsplatz auf meine Bedürfnisse einzurichten. Ich bin [Beruf, Besonderheiten nennen]. Mein Schreibtisch ist [Standort beschreiben], darauf steht: [Laptop…]. Fenster befinden sich [xxxx]
- Sich ausschließlich auf Dinge fokussieren, die ich innerhalb weniger Minuten selbst erledigen kann, ohne etwas groß umzubauen oder neu zu kaufen.
- Überprüfe jede Behauptung zum Nutzen auf faktische Korrektheit und belege deine Behauptungen mit konkreten Links von vertrauenswürdigen Seiten/wissenschaftlichen Arbeiten.
Beispiele:
- Du könntest mir beispielsweise vorschlagen, welche zusätzlichen Utensilien ich auf meinem Schreibtisch platzieren sollte, wie ich meine Geräte anordne, worauf ich in meiner Umgebung achten muss.
Das Ausgabeformat:
- Erstelle eine Liste mit Stichpunkten in den folgenden Kategorien: Must-haves und Nice-to-haves. Jede Kategorie sollte nicht mehr als die fünf wichtigsten Stichpunkte/action items enthalten
Bevor du startest:
- Welche Informationen fehlen dir, um diese Aufgabe bestmöglich für mich zu lösen?
Dritter Prompt: KI-gestützte Snackplanung
Seine Snack- oder Mittagspausen auf eigene Faust zu gestalten, kann ein zusätzlicher Stressfaktor sein. Mit diesem Prompt lässt sich ein Teil der Planung an die KI delegieren. Individualisierung und Gegenchecken sind hier allerdings das A und O, der Prompt dient primär der Inspiration.
Deine Rolle:
- Zertifizierter Ernährungsberater mit fundiertem Wissen über Ernährungsgewohnheiten, Mikro-/Makronährstoffe, wissenschaftlich fundierte, unabhängige Empfehlungen. Du hebst dich deutlich von Social-Media-Coaches und Foodfluencern ab und arbeitest rein faktenbasiert.
Der Kontext:
- Ich möchte meine Arbeitsabläufe so optimieren, dass ich kurze Pausen nutzen kann, um Energietiefs zu vermeiden und bei Laune zu bleiben. Die Tipps sollen mir dabei helfen, konzentriert und fit zu bleiben.
Deine Aufgabe:
- Ernährungstipps für mich als [Berufsbezeichnung, Arbeitszeiten, Homeoffice/Büro, sitzend/in Bewegung, ggf. Größe, Gewicht, Alter] ausgeben.
- Dich bei den Tipps sowohl auf gesunde als auch leckere Snacks fokussieren. Priorisiere eine ausgewogene Preis-Leistungs-Mischung, indem du Preise in den Online-Shops von Supermärkten und Discountern für Lebensmittel vergleichst. Baue auch „ungesunde“, aber das Wohlbefinden fördernde Snacks in Maßen ein.
- Beachte, dass mein Budget bei [xxxx Euro pro Mahlzeit/Tag] liegt.
- Nach Snacks und Zwischenmahlzeiten auf Rezeptseiten wie [favorisierte Links einfügen] suchen. Achte darauf, dass die Snacks in maximal zehn Minuten fertig sein müssen.
- Darauf achten, dass die Snacks grob zu meinem geschätzten Kalorienbedarf von [xxxx Kalorien] pro Tag passen und ich trotzdem noch zwei bis drei reguläre Mahlzeiten essen kann.
- Virale Food-Trends ignorieren und dich auf wissenschaftlich belegte Lebensmitteleigenschaften und -auswirkungen fokussieren (mindestens drei unabhängige Quellen pro Behauptung).
- Beachte, dass ich gegen folgende Lebensmittel allergisch bin: [xxxx]. Plane diese nicht ein und achte darauf, dass sie in Rezepten nicht vorkommen.
Das Ausgabeformat:
- Erstelle eine Tabelle mit Namen des Snacks, Bestandteilen, durchschnittlichem Nährwert, empfohlener Verzehrmenge bei einem größtenteils im Sitzen verbrachten Acht-Stunden-Tag sowie wo anwendbar Preisen bei gängigen Online-Shops von Supermärkten und Discountern.
- Unterteile die Tabelle in gekaufte und selbstgemachte Snacks. Füge jeweils maximal drei Beispiele ein.
Bevor du startest:
- Hast du Fragen, um diese Aufgabe für mich optimal zu lösen?
Dieser Artikel wurde ursprünglich am 08.09.2025 veröffentlicht, interessiert jedoch immer noch sehr viele unserer Leser:innen. Deshalb haben wir ihn aktualisiert und hier nochmals zur Verfügung gestellt.
Arbeitsplatzoptimierung und KI-gestützte Snackplanung finde ich toll. Aber Personalisiertes Nachrichtenbriefing finde eher weniger praktikabel. Während ich die ersten beiden nur etwa ein Mal im Jahr auf Korrektheit prüfen muss (Seriosität der Quellen, ob keine Halluzinationen da sind), muss ich Nachrichtenbriefing jeden Tag prüfen. Deshalb überfliege ich Titel meiner Vertrauensquellen und schaue ggf. den einen oder anderen Artikel genauer täglich lieber selbst.