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Sponsored Post Was ist das?

Subscription-Management-Plattformen: Wann und wie ihr den Anbieter wechseln solltet

Bild: billwerk GmbH

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Wer ein Abo- oder Subscription-Modell verfolgt, kann wiederkehrende Kernprozesse wie Abrechnungen an eine Subscription-Management-Plattform auslagern. Ein Vertrauensvorschuss, der sich lohnen kann.

Unpünktliche Abrechnungen oder Zahlungen, fehlende Rückerstattungen, Ausfälle, mangelnder Support – es gibt viele Gründe für einen Wechsel. Die Entwickler und Support-Mitarbeiter des Unternehmens billwerk haben bereits einige Händler bei der Umstellung begleitet, zum Beispiel die Immobilien-Service-App Casavi oder das CRM-Tool Julitec. Sie verfügen somit über fertige Migrationsskripte sowie die nötige Erfahrung. Hier fassen sie zusammen, welche Wege es gibt – und welche empfehlenswert sind.

Subscription-Management: Plattform wählen

In Deutschland und Europa herrschen andere und vor allem strengere Reglementierungen als beispielsweise in den USA. Das betrifft insbesondere die Finanzbuchhaltung, den Datenschutz sowie die verfügbaren Zahlungsmethoden und -anbieter. Diesen Anforderungen sollten Subscription-Management-Plattformen unbedingt gerecht werden.

Reihenfolge festlegen

Am besten migrierst du deine Kunden schrittweise, um die Menge der Daten anfangs übersichtlich zu halten. (Bild: billwerk GmbH)

Sollen Neu- und Bestandskunden gleichzeitig migriert werden? Danach richtet sich die weitere Vorgehensweise. Wir empfehlen einen Stufenansatz, also in zwei Schritten auf die neue Plattform umzuziehen – zunächst mit Neukunden und kurz darauf mit Bestandskunden. Das ermöglicht eine Warm-up-Phase mit einer übersichtlichen Anzahl realer Kunden. Möglich, aber nicht empfehlenswert ist eine gleichzeitige Migration: Ein solcher Big-Bang-Ansatz ist durchaus komplex und fehlerträchtig.

Zahlungsanbieter wählen

Nehmen wir an, du entscheidest dich für den Stufenansatz. Nun stellt sich die Frage nach dem passenden Payment-Service-Provider. Als Faustregel empfiehlt Billwerk: Weitverbreitete Zahlungsanbieter wie Wirecard, PAYONE, SlimPay, GoCardless, Stripe, Paymill und Heidelpay sollten die neue Subscription-Management-Plattform bereits integriert haben. Oder zumindest auf Wunsch zeitnah integrieren können.

Findet kein PSP-Wechsel statt, kann die neue Plattform in der Regel die Zahlungen einfach übernehmen. Soll auch der Zahlungsanbieter gewechselt werden? Dann stehen zwei Möglichkeiten zur Wahl: den neuen Zahlungsanbieter selbst migrieren oder diesen Schritt auslagern.

Zahlungsanbieter wechseln – selbst migrieren oder abgeben?

billwerk GmbH
billwerk GmbH

Mit billwerk hast du deine wiederkehrende Abrechnung und die wiederkehrenden Zahlungen sowie alle damit verbundenen Geschäftsprozesse im Griff.

Der Wechsel zu einem neuen Zahlungsanbieter kann von Händlerseite selbst übernommen werden. Hierfür muss sich der Händler mit seinen Bestandskunden in Verbindung setzen, diese müssen ihre Zahlungsdaten für den neuen PSP erneut autorisieren. Viele Händler scheuen diesen Weg – zu Recht. Zu hoch ist das Risiko, dass Kunden abspringen.

Die weitaus bessere Methode ist, dass alter und neuer Zahlungsanbieter die Zahlungsdaten austauschen. Dabei entsteht ein Mapping, das von der Subscription-Management-Plattform übernommen werden kann. Sollte der alte Zahlungsanbieter diesen Prozess nicht unterstützen, etwa bei einer Insolvenz, muss der Händler den Wechsel wie oben beschrieben selbst vornehmen.

Neue Plattform integrieren

Achte bei der Wahl des Anbieters unbedingt auf einen umfassenden Support während des Onboarding-Prozesses! Um richtig starten zu können, legst du nun deine Subscription-Produkte über das Admin-UI fest: Preise und Pläne, Laufzeiten und Fristen, Rabatte und Coupons, Zahlungsarten und Zahlungsintervalle etc. Hast du das erledigt, können die Abo-Daten gemapped und die Migration durchgeführt werden.

Migration

Die Übernahme von Bestandskunden von der alten zur neuen Plattform erfordert eine gute zeitliche Planung, um Unterbrechungen in der Abrechnung oder gar doppelte Abrechnungen zu vermeiden. Eine vollständige Migration kann in nur wenigen Tagen umgesetzt werden – ein gutes Projektmanagement und ein erfahrenes Onboarding-Team beim neuen Subscription-Management-Anbieter vorausgesetzt.

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