Karriere

Von Solid bis Paper: 9 Tools für effektivere Team-Meetings

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5. TeamSnippets: Meetings in eurer Inbox

TeamSnippets will Standup-Meetings überflüssig machen. (Screenshot: teamsnippets.com)

Was in Standup-Meetings besprochen wird, ist oft banal: Status-Updates kleinerer Projekte, die To-do-Listen des Tages, kleinere Änderungen. Nicht weltbewegend, eigentlich könnte man das auch anders lösen als alle zusammenzutrommeln, oder? Das haben sich auch die Macher von TeamSnippets gedacht, einer Web-App, die diese kleinteiligen Informationen bündeln will.

Die TeamSnippets-Summary. (Screenshot: TeamSnippets)

TeamSnippets sammelt dafür bei den Mitarbeitern per E-Mail einfach alle relevanten Informationen ein, zum Beispiel, woran sie gerade arbeiten, wie der Status bei einem Projekt ist oder was für Aufgaben in dieser Woche anstehen. Dafür stehen ihnen drei Felder zur Verfügung: „What did you work on yesterday?“, „What are you going to work on today?“ und „What are you blocked on?“. Diese Informationen werden dann gebündelt und – zu vom Teamleiter festgelegten Intervallen an das Team verschickt.

TeamSnippets kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden, danach sind zwei US-Dollar pro Nutzer und Monat fällig. Für die Übertragung und Speicherung der Daten verspricht das Unternehmen sichere Verbindungen, dazu sollen keine Daten an Dritte weitergegeben werden.

Fazit

  • Kann TeamSnippets: Stehmeetings ersetzen
  • Kann TeamSnippets nicht: Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation, Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps

6. Solid: Effektivere Meetings dank besserer Planung

Solid soll die Meeting-Planung und Aufgabenverteilung deutlich vereinfachen. (Screenshot: Solid)

Ein effektives Meeting braucht einige klare Regeln: Zeitrahmen, Ziele und nächste Schritte beispielsweise. Damit alle Teilnehmer eines Meetings möglichst gut vorbereitet sind, hat das Unternehmen wisembly die Web-App Solid entwickelt. Sie sammelt zunächst alle wichtigen Informationen aus dem Google-Kalender eines Nutzers, um ihn zu analysieren und ihm zu sagen, welche Meetings eigentlich unnötig sind. Darüber hinaus lässt sich mit Solid für jedes Meeting eine Agenda aufstellen, wobei das Tool Teilnehmer beispielsweise über die verbleibende Zeit und die noch offenen Agendapunkte auf dem Laufenden hält. Nach jedem Meeting verschickt Solid darüber hinaus eine Zusammenfassung, in der unter anderem resultierende Aufgaben festgehalten werden, sowie eine Umfrage, in der Teilnehmer über ihre Zufriedenheit mit dem Meeting befragt werden.

Doch auch außerhalb von Meetings können mit Solid Aufgaben erstellt und an Team-Mitglieder delegiert werden. Für Solid gibt es derzeit eine Mac- und eine Chrome-App, an sich ist das Tool eine Web-App. Besonders interessant: Solid integriert sich unter anderem in Office 366, Slack, Evernote, Dropbox oder Trello – Aufgaben oder Notizen können so beispielsweise direkt in Evernote exportiert oder via Slack mit Kollegen geteilt werden. Aktuell ist Solid noch kostenlos, über Pro-Accounts und Features denkt man bei wisembly offenbar noch nach.

Fazit

  • Kann Solid: Meeting-Planung, Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps
  • Kann Solid nicht: Stehmeetings ersetzen, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation

7. StandupTime will Stehmeetings überflüssig machen

StandupTime verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie TeamSnippets. (Foto: StandupTime)

StandupTime verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie TeamSnippets und verspricht „Remote Daily Standup Meetings“. Entwickelt von Rob Race, einen Gründer aus Phoenix in Arizona, will StandupTime Teams eine Art Maske für ihre Online-Meetings bieten. In die können Aufgaben, Ziele oder Notizen eingetragen werden. Methodisch orientiert sich StandupTime dabei an der Scrum-Methode, sie ist jedoch kein Muss, um das Tool zu nutzen.

In Echtzeit sollen Mitglieder dabei den Status ihrer Arbeit aktualisieren und somit sowohl Teamleiter als auch Kollegen auf dem neuesten Stand halten können. Auch StandupTime bietet Integrationen in andere Dienste an – so kann sich das Tool unter anderem mit Slack, HipChat oder Zapier verknüpfen. Preislich beginnt StandupTime bei 19 US-Dollar im Monat, in diesem Paket enthalten sind bis zu zehn Team-Mitglieder. Die Pakete darüber enthalten unter anderem die Möglichkeit, mehrere Teams beziehungsweise Projekte anzulegen, Nutzer bekommen eine erweiterte Historie und es gibt so etwas wie Gast-Accounts, die Informationen nur lesen können sollen. Alle Pakete können 30 Tage kostenlos getestet werden, zudem soll nahtlos von einem Paket in ein anderes gewechselt werden können. Für die Verbindungen setzt StandupTime auf eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

Fazit

  • Kann StandupTime: Stehmeetings ersetzen, Meeting-Planung, Aufgaben-Koordination
  • Kann StandupTime nicht: Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation, Mobile Lösung / Apps

8. Kollaborativer Editor: Paper von Dropbox

Tools für Remote-Worker: Dropbox Paper befindet sich noch in einer Beta-Phase, ist aber schon jetzt spannend. (Screenshot: Dropbox Paper)

Tools für Remote-Worker: Dropbox Paper befindet sich noch in einer Beta-Phase, ist aber schon jetzt spannend. (Screenshot: Dropbox Paper)

Die beiden letzten Tools sind keine klassischen Meeting-Tools, dürfen aber in einer Übersicht wie dieser trotzdem nicht fehlen. Ens? von Atlassian sind Kollaborations-Tools, die die Arbeit von Teams an gemeinsamen Projekte und Dokumenten vereinfachen sollen – und die so das ein oder andere Meeting durchaus überflüssig machen könnten.

Paper geht dabei ein ganzes Stück weiter als Dienste wie Google Docs. Jedes Team-Mitglied wird mittels eines Cursors innerhalb des Dokuments dargestellt. Außerdem steht der Name des jeweiligen Teil-Autors direkt im Text. So sollt ihr direkt überblicken können, wer für welche Änderungen verantwortlich ist. Über das Dashboard könnt ihr außerdem sehen, welches Team-Mitglied gerade an einem Dokument arbeitet. Interessanterweise unterstützt Paper auch die Auszeichnungssprache Markdown. Das sorgt mit dafür, dass ihr beim Arbeiten nicht durch eine Vielzahl von Menüs abgelenkt werdet. Darüber hinaus könnt ihr euch auch jederzeit die Versionshistorie eines Dokuments anschauen.

In Paper-Dokumente lassen sich diverse andere Datei-Typen und Informationen einfach einbinden: Dropbox-Links, YouTube-Videos, Spotify- oder Souncloud-Links, aber auch PDFs, Bilder und vieles mehr. Derzeit befindet sich Dropbox Paper noch in einer Beta-Phase, wer will, kann sich dafür aber schon anmelden.

Fazit

  • Wird Paper können: Stehmeetings ersetzen, Dokumenten-Sharing
  • Wird Paper nicht können: Meeting-Planung, Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation

9. Atlassian Ens?: Der Paper-Konkurrent

Project Ens?. (Grafik: Atlassian)

Noch ein ganzes Stück weiter als Paper geht Atlassian mit seinem Projekt Ens? – auch wenn das Tool nicht ganz so schick daher kommt wie die Dropbox-Lösung. Doch was die Features abseits der reinen Kollaboration angeht, ist Ens? vielfältiger. Und: Zwar ist auch Atlassians Tool noch nicht fertig, ausprobieren könnt ihr es aber immerhin schon.

Grundsätzlich verbindet die Web-App Sprach- und Videochats mit der Möglichkeit, kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten und Dateien auszutauschen. Virtuelle Meetings lassen sich nach der Anmeldung mit nur einem Klick erstellen. Anschließend müsst ihr nur den Einladungslink mit allen Team-Mitgliedern teilen. Ähnlich wie bei einem Hangout können alle Teilnehmer per Video zugeschaltet werden. Spannend ist aber vor allem die Möglichkeit, gleichzeitig an einem zum Meeting gehörenden Dokument zu arbeiten. Ähnlich wie bei Paper von Dropbox zeigt ein kleiner Hinweis an, wer gerade in welche Zeile etwas schreibt und ihr könnt alle Änderungen live mitverfolgen.

Fazit

  • Kann Ens?: Stehmeetings ersetzen, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Dokumenten-Sharing
  • Kann Ens? nicht: Meeting-Planung, Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps,  Screen-Sharing,  Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation

Die Übersicht: Das können die Meeting-Tools

Während all diese Tools die Frage offen lassen, ob echte Begegnungen nicht vielleicht auch wichtig für unsere Produktivität sind, ist die Palette der Aufgabe, die sie übernehmen wollen, groß. Einige fokussieren sich nur auf die Planung von Meetings, andere wollen Meetings überflüssig machen, wieder anderen versuchen, möglichst alle Aufgaben während eines Meetings abdecken zu können. Damit ihr euch schnell einen Überblick darüber verschaffen könnt, welches Tool was kann, hier eine kleine Übersicht über die Features.

Jell TeamViewer Vyte.in OpenMeetings
Stehmeetings ersetzen ?
Audio-Konferenzen ? ?
Video-Konferenzen ? ?
Screen-Sharing ? ?
Dokumenten-Sharing ? ?
Aufgaben-Koordination ?
Meeting-Planung ? ? ?
Team-Chat ? ? ?
Mobile Lösung / Apps ? ? ?
Eigene Installation ?
TeamSnippets Solid StandupTime Paper Ens?
Stehmeetings ersetzen ? ? ? ?
Audio-Konferenzen ?
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Screen-Sharing
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Aufgaben-Koordination ? ?
Meeting-Planung ? ?
Team-Chat
Mobile Lösung / Apps ?
Eigene Installation

Letztes Update des Artikels: 28. Dezember 2015.

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9 Kommentare
Torsten Materna

Hi,
warum habt Ihr Google Hangouts nicht bei der Aufzählung dabei?

Antworten
Florian Blaschke

Hi Torsten. Wir haben ja auch Skype nicht dabei, unter anderem, weil das Tools sind, die wirklich schon jeder kennt. Spricht aber gar nichts dagegen, sich in einem späteren Update noch mal mit ihnen und ihren Vor- und Nachteilen auseinanderzusetzen.

Antworten
Torsten Materna

Stimmt, Skype fehlt auch. Danke für Deine Antwort.

Thomas

Circuit passt auch noch gut in die Reihe. Einfach mal das Trial anschauen.
Ist aus der Siemens-Telefonsparte wurzelnden Firma Unify. https://www.yourcircuit.com/

Antworten
Nic
Nic

Flock sieht gut aus. Gibt es so etwas auch Als Open Source oder zumindest mit Datenbank unter meiner Kontrolle?

Antworten
jooo
jooo

http://www.gotomeeting.de bietet ab sofort auch eine kostenlose Variante an, die ich noch nicht gestestet habe. Die kostenpflichtige Version ist jedenfalls sehr gut.

Antworten
Franzis
Franzis

http://fastviewer.com/de/ – Online-Meeting Lösung von FastViewer mit vielen Funktionen, hohen Sicherheitsstandards & individuelle Anpassungen

Antworten
Philooo
Philooo

Gibt ja zusätzlich dazu auch noch klassischere Methoden um ein Meeting/Telefonkonferenz durchzuführen. Vor allem international nutzt, aus meiner Erfahrung, jeder ein anderes Tool. betrifft es also Firmenübergreifende Teammeetings, so ist es m.M. nach am einfachsten sich wie z.B. bei https://www.telefonkonferenz.de einfach in einen Call einzuloggen und dann darüber zu „meeten“. Klar ist diese Variante nur auf den Sprachverkehr beschränkt, allerdings ist es dafür einfach simpel und barrierefrei wenn sich jeder mit einer Telefonnummer einwählen kann.

Antworten

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