Welche Herausforderung ein Unternehmen auch zu meistern hat, mit großer Sicherheit wird ein Team sie besser lösen als eine einzelne Person. Damit die Menschen jedoch gute Teamarbeit leisten können, müssen wichtige Faktoren erfüllt sein. Jeder kennt Beispiele, in denen die Mitglieder in einer Gruppe nicht gut zusammenarbeiten. Vor allem im Homeoffice, so geben Kritikerinnen und Kritiker immer wieder an, würde die Zusammenarbeit leiden.

Woran das liegen könnte, zeigt eine Studie der Universität St. Gallen in Kooperation mit der Audi AG. Forschende unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Böhm vom Center for Disability and Integration (CDI) und Dr. Martina Hartner-Tiefenthaler von der Technischen Universität (TU) in Wien haben eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Remote-Arbeit in Teams identifiziert: Besonders wichtig seien Leitfäden, die die Zusammenarbeit auf Distanz regeln.

„Teamspezifische Regeln haben nicht nur einen positiven Effekt auf die mentale Gesundheit der Beschäftigten, sie haben auch einen kausalen positiven Einfluss auf die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, so Stephan Böhm im Gespräch mit t3n. Diese Regeln würden Aufgaben, Rollen und Prozesse transparent machen sowie Erreichbarkeiten und Abwesenheiten klar und deutlich festlegen. Davon profitieren Homeoffice-Arbeitende.

Erst durch die Einigung auf Regeln innerhalb einer Arbeitsgruppe steige das gemeinsame Verständnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sie hybrid zusammenarbeiten möchten. Dieses gemeinsame Verständnis sei Böhm nach der entscheidende Schlüssel, um die Teamleistung zu fördern. „Ohne gemeinsames Verständnis ist in hybriden Teams keine effektive Arbeit möglich“, ordnet Professor Böhm vom CDI gegenüber t3n weiter ein.

Wichtig für die Regelfindung sei zudem eine Offenheit innerhalb der Organisation, wer welche zeitlichen Bedürfnisse vor, während und nach der Arbeit habe – etwa durch Kinderbetreuung, so Martina Hartner-Tiefenthaler von der TU Wien. „Wir haben einen Workshop entwickelt, der die Teams schrittweise durch den gemeinsamen Regelfindungsprozess leitet. Es ist entscheidend, dass sie aus der Mitte der Gruppe kommen und nicht etwa von außen auferlegt werden.“

Unter teamspezifische Regeln zur hybriden Zusammenarbeit zählen in der Studie konkrete Abstimmungen zu Kernbereichen der digitalen Zusammenarbeit. Darunter fallen unter anderem Vereinbarungen hinsichtlich der Reaktionszeiten auf E-Mails und anderer Kommunikationskanäle wie Slack oder Teams. Außerdem müsse die Kernarbeitszeit und die Erreichbarkeit außerhalb der Kernarbeitszeit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klar sein.

Wichtig seien zudem Eskalationsstufen, die zweifelsfrei regeln, wann und wie ein dringendes Anliegen innerhalb und gegebenenfalls auch außerhalb der Arbeitszeit kommuniziert werden soll. Kurzum heißt das: Wer darf unter welchen Voraussetzungen wen über welchen Weg kontaktieren? So müsse klar sein, wer ansprechbar ist, sobald beispielsweise eine Website im Feierabend offline geht, und ob die Person angerufen oder angeschrieben werden soll.

Derartige Absprachen helfen zudem dabei, die psychische Gesundheit im Team aufrechtzuerhalten. „Bereitschaftsvereinbarungen regeln, dass nicht alle gleichzeitig im Feierabend über eine Gruppennachricht alarmiert werden, sondern, dass nur eine für den Abend abgestellte Person ansprechbar ist“, so Martina Hartner-Tiefenthaler. Unter den Befragten habe sich dadurch die emotionale Erschöpfung um 28 Prozent reduziert, was das Burn-out-Risiko deutlich senkt.

Dass die Universität St. Gallen mit diesen Erkenntnissen nicht allein dasteht, zeigt auch ein internes Forschungsprojekt von Google. Im Rahmen des Project Aristotle hat der IT-Konzern fünf Faktoren für erfolgreiche Teamarbeit identifiziert. Darunter zählt, dass Zuverlässigkeit sowie Struktur und Klarheit gegeben sein müsse. Jede Person muss jederzeit wissen, wie Aufgaben und Rollen im Team verteilt sind und welche Ansprüche damit einhergehen.

Beide Studien lassen somit den Rückschluss zu, dass der Grund für schlechte Zusammenarbeit im Homeoffice häufig auf fehlenden teamspezifischen Regeln basiert. Teams, die auf Distanz arbeiten, sollten gemeinsam einen Leitfaden für ihre Arbeitsumgebung erarbeiten: „Regeln schaffen Vertrauen“, sagt Stephan Böhm im t3n-Gespräch. „Wo diese Regeln nicht bestehen, passieren Missverständnisse.“ Und die führen zum jähen Ende von Remote-Work.