Die Präsentation für morgen vorbereiten, zwischendurch die Fragen eines Kollegen beantworten, kurz noch Feedback zum Projekt von letzter Woche geben … Wer zahlreiche Bälle auf einmal jongliert, läuft schnell Gefahr, im Hamsterrad von einer Aufgabe zur nächsten zu hetzen oder sich zu verzetteln – und gerät im schlimmsten Fall am Ende in Zeitnot.

Beim effizienten Arbeiten, ob nun beruflich oder privat, soll Timeboxing helfen, eine Zeitmanagementstrategie, die ihre Ursprünge in der Softwareentwicklung hat.

Elon Musk und Bill Gates schwören darauf, die Harvard Business Review hat Timeboxing vor einigen Jahren als bestes von insgesamt 100 Produktivitätshacks gekürt – und im Grunde ist das Konzept schnell zusammengefasst.

Beim Timeboxing legst du für jede Aufgabe, die ansteht, vorab fest, wie viel Zeit du in sie investieren wirst. Zehn Minuten, eine Viertelstunde, vielleicht zwei Stunden oder sogar mehrere Tage? Die beiden Stunden am Stück oder beispielsweise in regelmäßigem Abstand über die Woche verteilt?

In jedem vergebenen Zeitslot gilt dann die Devise „one thing at a time“, die entsprechende Aktivität bekommt innerhalb ihrer Box also deine ungeteilte Aufmerksamkeit. Ist die geplante Zeit für eine Aktivität „aufgebraucht“, geht es verlässlich zur nächsten Baustelle – diesen Deal schließt du mit dir selbst beim Planen der Zeitboxen.

Ein Beispiel: Statt E‑Mails immer wieder dann zu beantworten, wenn sie eintrudeln, beantwortest du die wichtigsten von ihnen in den dafür vorgesehenen Timeboxes – 20 Minuten morgens, 20 Minuten vor Feierabend. Alles andere kann derweil warten, und in den geplanten Slots solltest du in der Lage sein, ein von dir gestecktes Ziel – zum Beispiel alles zu beantworten, was wichtig und dringen ist–, zu erreichen.

Seinen Ursprung hat das Timeboxing in der agilen Softwareentwicklung mithilfe von Scrum. Die Zeitslots werden hier beispielsweise genutzt, um den Zeitrahmen für Entwicklungsschritte abzustecken oder Meetings möglichst effizient zu gestalten.

Timeboxing und Timeblocking sind einander ziemlich ähnlich: Beide arbeiten mit zeitlicher Begrenzung und sollen Raum für konzentriertes Arbeiten schaffen.

Während beim Timeblocking allerdings der Fokus auf der zeitlichen Strukturierung von Arbeitstagen liegt – farbige Blocker im Kalender markieren etwa deine Fokuszeit von 10 und 11 Uhr, zeigen, dass du von 13 bis 14 Uhr Mails beantwortest, und so weiter –, steht bei der Timeboxing-Methode das Einhalten der Zeitvorgabe pro Aufgabe oder Thema im Mittelpunkt.

Im Meeting bedeutet das beispielsweise: Du hast genau zehn Minuten, um dein Anliegen zu präsentieren – nicht mehr, nicht weniger.

Wie du die festgelegten Zeitboxen dann beispielsweise im Meeting oder in deiner Woche anordnest, ist nicht Teil des Timeboxings und kann nach Bedarf auch spontan entschieden werden.

Multitasking löst nachgewiesenermaßen Stress aus – schließlich erledigt dein Gehirn die verschiedenen Tasks nicht wirklich zeitgleich, sondern springt dabei in Höchstgeschwindigkeit zwischen Themen hin und her.

Ein Vorteil der Timeboxing-Methode ist, dass du deinen Fokus ganz bewusst auf das Thema des jeweiligen Zeitslots lenkst – und damit im Idealfall Stress reduzierst.

Indem auch Aufgaben, die sonst gern zwischendurch erledigt werden – Stichwort E‑Mails –, eigene feste Zeit Boxen bekommen, statt sich in andere hineinzumogeln, reduzierst du Unterbrechungen und Ablenkungen, die deinen Fokus stören würden.

Die „Deckelung“ der Zeit für eine Aufgabe – also wirklich zum Beispiel nur 30 Minuten für das Beantworten von E‑Mails, der Rest kommt irgendwann anders – hilft dir außerdem, dich nicht zu verzetteln oder zu sehr in Details zu verlieren.

Beim Planen der Zeitboxen erhältst du einen Überblick, wofür du wie viel Zeit aufwenden willst. Im Rückblick siehst du, welche Aufgaben vielleicht mehr Zeit bräuchten, als du ihnen zugestanden hast, und welche Dinge du schneller erledigt hast als gedacht.

Ob Timeboxing für dich persönlich funktioniert oder du für deinen Arbeitsalltag doch lieber auf andere Zeitmanagementstrategien setzt, musst du letztendlich selbst herausfinden.

Gerade am Anfang wirst du zunächst etwas Zeit benötigen, um auszuloten, wie viel Platz du einer Aktivität oder einem Thema einräumen musst. Und wenn du bei manchen Aufgaben gern im Flow, losgelöst von Zeit und Raum, landen willst oder wenn es in einem Meeting darum geht, allen Mitgliedern eines Teams mit offenem Ohr zuzuhören, sind die gedeckelten Zeitboxen lediglich ein Stressfaktor.

Und eine Grenze hat das Timeboxing mit sämtlichen anderen Produktivitätshacks gemein: Wenn grundsätzlich zu viele Aufgaben auf deiner Agenda stehen und die To-do-Liste eigentlich längst wegen Überfüllung geschlossen werden müsste, hilft auch das Aufdröseln in gedeckelte Zeitslots nur noch bedingt.

Klar können die Boxen kleiner oder größer ausfallen und flexibel verteilt werden, je nachdem, wie viel an einem Tag für eine bestimmte Aufgabe getan werden muss. Aber damit Timeboxing funktioniert, solltest die beim Planen die Möglichkeit haben, jeder Aufgabe auch angemessen große Boxen einzuräumen – und irgendwann sind alle Zeitslots, die in einen Tag, ein Meeting oder eine Woche passen, vergeben.

Wird bei der Planung deutlich, dass das eigentliche Problem nicht in der Organisation der Aufgaben liegt, sondern einfach in ihrer Masse begründet ist, kann ein Gespräch mit dem Arbeitgeber helfen, Aufgaben auszusortieren oder Prioritäten zu klären.

Weniger Verzettelung, besserer Fokus und – im Idealfall – weniger Stress: Wenn du jetzt Lust hast, Timeboxing für dein Zeitmanagement zu nutzen, gibt es hier noch ein paar Tipps für den Anfang.

• Am Anfang steht die Übersicht: Welche Aktivitäten willst du eigentlich mit Timeboxing strukturieren?
• Es folgt die Gewichtung: Was ist besonders wichtig, was darf oder muss wie viel Zeit in Anspruch nehmen?
• Apps wie Notion oder Clockify helfen dir beim Sammeln und Einordnen, du findest im Netz außerdem zahlreiche kostenlose Timeboxing-Templates und ‑Vorlagen.
• Hast du deine Boxen „gepackt“, verteilst du sie in deinem Tag, deiner Woche oder deinem Meeting. Nicht für jede Aufgabe reicht ein einzelner Slot und manche wollen in regelmäßigen Abständen immer wieder eingeplant werden.
• Irgendwie offensichtlich, aber dadurch nicht weniger wichtig: Zeitboxen für Aktivitäten sind wichtig – Pausen aber genauso! Behalte beim Planen immer deine Ressourcen im Blick.
• Nach dem Planen ist vor dem Planen: Nimm dir in regelmäßigen Abständen Zeit, deine Zeitboxen und die vergangenen Projekte zu reflektieren, um die Zeitmanagementmethode nach und nach für dich zu optimieren.