Dass wir bei t3n ein Faible für gute Tools haben, ist ein offenes Geheimnis. Wir haben schon gezeigt, auf welche Tools Unternehmen wie Scout24, Lieferheld oder Jimdo setzen. Auch die besten Hilfsmittel für Startups, Designer oder Webdeveloper haben wir euch präsentiert. Nun ist es mal wieder an der Zeit, unsere eigene Toolnutzung offenzulegen.

Es ist schon eine ganze Weile her, aber unser Standardset, das alle Kollegen einsetzen, haben wir euch schon vorgestellt. Zahlreiche Anforderungen sind dadurch abgedeckt. Aufgrund der Vielzahl an Aufgaben, die hier bei t3n anfallen, nutzen die meisten Mitarbeiter aber darüber hinaus Tools, die ihren speziellen Erfordernissen entgegenkommen. Welche das sind, wollen wir euch natürlich nicht vorenthalten. Die Geheimwaffen unserer Redakteure haben wir 2014 bereits verraten – dieses Mal haben wir alle Teams nach beliebten Tools gefragt. Außerdem wollen wir euch natürlich auf den neuesten Stand bringen.

Officevibe

Dass alle Kollegen mit ihrer Arbeitssituation zufrieden sind, ist uns bei t3n ein wichtiges Anliegen. Um das sicherzustellen, sind wir auf ehrliches Feedback angewiesen, das wir mithilfe von Officevibe einholen. Die wöchentlichen Umfragen sind niedlich gestaltet und zielen auf unterschiedliche Themenfelder ab. Aus den Ergebnissen können wir übersichtliche Auswertungen generieren, die einen guten Eindruck davon vermitteln, was super läuft oder wo doch mal der Schuh drückt. Officevibe gewährleistet dabei zu jeder Zeit die Anonymität der Befragten.

 

Help Scout

Daran, dass auch unsere Kunden glücklich sind, arbeitet das Supportteam. Support für den Support leistet dann Help Scout. Damit lassen sich mehrere Mailboxen parallel managen und von mehreren Personen bearbeiten. Supportanfragen können Mitarbeitern zugewiesen, für einen späteren Zeitpunkt zurückgestellt oder direkt bearbeitet werden. Mithilfe von individuell gestalteten Textbausteinen werden Standardfälle effizient bearbeitet. Dank der schnellen und durchdachten Suchfunktion sind auch spontane Fragen am Telefon kein Problem. Eine große Hilfe sind auch die Reports, die zum Beispiel Insights dazu liefern, an welchen Tagen das Supportaufkommen besonders hoch war, wie lange die Bearbeitung einer Anfrage durchschnittlich gedauert hat, etc. Auf dieser Basis kann der Einsatz des Supportteams immer weiter optimiert werden.

 

Timebutler

Auch digitale Pioniere sind mal krank oder nehmen Urlaub – bei der Verwaltung hilft Timebutler. Je nach Nutzerstufe kann man die eigenen Abwesenheiten, die der Teammitglieder oder aller Mitarbeiter einsehen. Homeoffice oder Urlaubstage werden über die Anwendung beantragt und bewilligt oder abgelehnt, im Krankheitsfall kann das Vorliegen eines Attests vermerkt werden. Feiertage sind individuell anpassbar. Der Vorzug des Tools: Alle Abwesenheiten sind auf einen Blick sichtbar und werden sorgfältig und transparent erfasst. Die Daten können auch unkompliziert exportiert und so beispielsweise an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden.

 

Metabase

Metabase ist ein mächtiges BI-Tool. Die Open-Source-Anwendung erlaubt es, immer neue Anfragen zu stellen und diese auch zu archivieren. Einsatzkontext bei t3n: das CRM. Einsehbar ist beispielsweise, wer wann über welche Kampagne eine Bestellung getätigt hat, wie lange Abos üblicherweise laufen etc.

Notational Velocity

Die größte Vielfalt haben wir wohl bei den Notiztools. Mehrere Kollegen schwören auf  Notational Velocity, zum Beispiel für Protokolle oder Workflow-Dokumentationen. Denn bei Notational gilt: öffnen, lostippen. Die Oberfläche ist sehr einfach gehalten und ermöglicht so konzentriertes Schreiben. Beim Schließen wird das Geschriebene automatisch gespeichert, verloren geht also nichts. Per Etikett können die Notizen dann Kategorien zugeordnet werden.

 

Notability/Good Notes

Wer gerne digitale, handschriftliche Notizen machen möchte, sollte sich Notability oder Good Notes ansehen. Beide unterstützen beispielsweise den Apple Pencil und haben eine gute Handschrifterkennung, die die Texte durchsuchbar macht und Zeit spart. Der wohl größte Unterschied zwischen den beiden Notiztools: Notability organisiert Texte in Kategorien, Good Notes in klassischen Notizbüchern.

 

Ulysses

Aus Leipzig kommt die beliebte Schreibsoftware Ulysses. Besonders für lange Texte ist das stark individualisierbare Tool praktisch. Es ermöglicht das ablenkungsfreie Schreiben und hat die Verwaltung der Texte gleich mit an Bord. Außerdem können sich Vielschreiber über die elegant integrierten und praktischen Features freuen, unter anderem Schreibziele, Statistiken und Export.

 

Bear

Bear nutzen einige der Kollegen als Ergänzung zu Ulysses oder iA Writer. Während sie dort lange Texte wie Artikel verfassen, dient Bear vor allem dazu, flott Notizen zu machen, und ist als ständiger Begleiter überall dabei. Durch den Einsatz von Call-Back-URLs kann Bear auch ganzheitlicher genutzt und zum Beispiel in Things integriert werden.

 

Drafts 

Drafts kann unter iOS für kurze, spontane Notizen oder ganze Artikel genutzt werden. Die schlichte Oberfläche ermöglicht ablenkungsfreies Schreiben. Dank der Anbindung an Anwendungen wie Dropbox oder Mail sind die Texte auch flott weiterverteilt.

 

Instapaper

Genauso praktisch wie eine Umgebung zum ablenkungsfreien Schreiben ist eine für das Lesen. In Instapaper landen Texte fürs spätere Lesen mit einer Schrift und einem Hintergrund, die selbst konfigurierbar sind. Und bei Bedarf sind die Texte offline gespeichert.

 

Reeder

Wer sich ein ungefiltertes Leseuniversum aufbauen möchte, setzt weiterhin auf RSS-Feeds. Ein Klassiker unter den RSS-Reader-Apps auf iOS ist Reeder. Die App erfährt eher selten Aktualisierungen, erfüllt ihren Dienst aber zuverlässig. Zudem bietet sie einige Individualisierungsmöglichkeiten und unterstützt diverse Anbieter.

 

Workflow/Shortcuts

Wiederkehrende Prozesse zu automatisieren kann enorme Zeitersparnis bringen. Für alles, was iOS-Geräte leisten, ist das mit Workflow möglich. Das Produktivitätstool wurde verkauft und ist ab iOS 12 fester Bestandteil des Apple-Universums. Angebunden an Siri erweitert sich das Anwendungsspektrum noch mal. Aber auch schon jetzt steckt Workflow voller Möglichkeiten: Terminkalender auf anstehende Termine überprüfen, die Fahrtzeit aus Maps berechnen, eine Whatsapp an die Kollegen schreiben, wenn man doch mal spät dran ist – das geht mit Workflow automatisch.

 

Things

Unser Standardtool zur Koordination von Tasks ist Asana. Manche Kollegen möchten aber neben den beruflichen auch ihre privaten Aufgaben immer im Blick haben und nutzen deshalb ein zusätzliches Taskmanagement-Tool wie Things, in dem sie beides zusammenführen. Die Anwendung ist visuell ansprechend aufgemacht und perfekt funktional. Things ist weder überfrachtet, noch mangelt es an Funktionen. Außerdem erfreulich: Es wird kontinuierlich daran gearbeitet, die App zu optimieren.

 

Quintly

Unser Social-Media-Team ist dafür zuständig, euch immer mit aktuellen, relevanten News zu versorgen, gute Stimmung zu verbreiten und euch darüber auf dem Laufenden zu halten, was im t3n-Headquarter passiert. Um einzuschätzen, wie gut das angenommen wird, nutzen wir Quintly. Mit dem Tool können wir unsere Social-Media-Performance auswerten, Benchmark-Analysen erstellen und personalisierte Reports erstellen. Mithilfe der benutzerdefinierten Dashboards haben wir alle wichtigen Kennzahlen immer präsent.

 

Buffer

Die Redaktionsteams pflegen ihre Beiträge in unser WordPress-Backend ein. Dank der Integration von Buffer können dabei auch gleich die Verteiltexte für verschiedene Social-Media-Kanäle gesetzt und die Veröffentlichungsdaten vorgeplant werden. So wird sichergestellt, dass unseren Followern kein Artikel entgeht.

 

Engage

Social-Media-Aktivitäten zielen immer auf Interaktion ab. Ab einer gewissen Followerzahl ist es aber eine ordentliche Herausforderung, alle Kommentare, geteilten Beiträge etc. zu überschauen. Engage hilft unserem Social-Media-Team, alle Interaktionen zu monitoren. Die Beiträge werden chronologisch sortiert als Feed angezeigt. Praktisch für die Bearbeitung ist, dass die Beantwortung von Nachrichten auch einzelnen Teammitgliedern als Aufgabe zugewiesen werden kann.

 

Ryte

In Sachen Onpage-SEO ist Ryte für unser Audience-Development-Team das Mittel der Wahl. Ryte analysiert die Website in Hinblick auf technische, strukturelle, aber auch inhaltsbezogene Kriterien und wirft einen Score aus. Fehler und Probleme werden aufgelistet, Handlungsempfehlungen abgeleitet. Im Bereich Content-Success gibt es auch Vorschläge zur Textoptimierung. Ergänzend setzen wir auf den Sichtbarkeitsindex von Sistrix.

 

Screaming Frog

Für detailliertere, projektbezogene Insights in Sachen Onpage-SEO konsultieren wir den Crawler Screaming Frog. Welche Analysemöglichkeiten das Tool so bietet, haben wir 2017 schon in einem Artikel beschrieben.

 

Klipfolio

Die Einbindung von Klipfolio in den t3n-Alltag, einem modular aufgebauten KPI-Dashboard-Tool, steckt noch in den Kinderschuhen. Mittelfristig hat Klipfolio aber das Potenzial, in fast allen Abteilungen eingesetzt zu werden, um die jeweils relevanten Kennzahlen in Echtzeit und auf einen Blick zu verfolgen. Klipfolio ermöglicht die Anbindung zahlreicher Datenquellen und bietet damit nahezu unbegrenzte Visualisierungsmöglichkeiten. Angesichts der zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten ist aber auch eine intensive Auseinandersetzung  mit dem Tool erforderlich.

 

Pixelmator

Mal schnell das Format eines Logos oder die Größe einer von Anzeigenkunden angelieferten Grafik verändern? Solche Aufgaben fallen bei uns häufiger an und lassen sich im Pixelmator unkompliziert mit wenigen Klicks erledigen. Das Programm ist in Hinblick auf die Grundfunktionen selbsterklärend und bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

Affinity

Nicht jedes Foto, das wir knipsen und für die t3n-Social-Media-Kanäle verwenden, erfordert eine umfangreiche Bearbeitung mit Adobe Lightroom CC und Photoshop CC. Ein paar simple Belichtungs- oder Farbeinstellungen lassen sich auch flott mit Affinity Photo vornehmen. Auch wenn der Funktionsumfang mit Focus Stacking, Retusche und HDR-Anwendungen theoretisch weit darüber hinausgeht, ist das beliebte Bearbeitungstool nicht zu komplex und punktet ebenfalls mit einem vertretbaren Preis.