Mit dem Wandel der Arbeitswelt steigt auch die Zahl von Kommunikations- und Kooperationskanälen. Die Arbeitsbelastung steigt und Informationen und Zuständigkeiten werden immer unklarer. Was mit gutem Willen startete, hat nun eine Vielzahl anderer Probleme geschaffen: nämlich zusätzliche, unnötige und mühsame Arbeit, um überhaupt den Überblick über die Geschehnisse zu behalten. Kurz: die „Arbeit rund um die Arbeit“. Was fällt eigentlich genau unter den Begriff „Arbeit rund um die Arbeit“? 

Die „Arbeit rund um die Arbeit“ umfasst alle Tätigkeiten, die im Laufe des Tages ausgeführt werden und die nicht deine eigentliche Facharbeit betreffen. Es sind die alltäglichen, zeitaufwendigen Dinge, von denen die meisten Leute einfach annehmen, dass sie zum Job dazugehören. Das kann zum Beispiel das Antworten auf eine Frage deiner Kollegin, Recherchearbeit oder das Checken des Projektstatus sein. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana gehen 60 Prozent der Arbeitszeit einer Person für die „Arbeit rund um die Arbeit“ drauf. Tätigkeiten, die der wichtigen Arbeit Zeit entziehen, darunter die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Wechseln zwischen verschiedenen Apps, die Bewältigung wechselnder Prioritäten und die Statusnachverfolgung von Arbeitsvorgängen. Das große Problem dabei: All diese Stunden summieren sich zu einer riesigen Menge an verlorener Zeit.

Warum ist das fatal für dich und dein Team? Ganz klar: Deine Produktivität leidet massiv darunter. Nicht nur das Arbeitspensum steigt, sondern es entstehen auch zahllose Projektverzögerungen, Fristversäumnisse und unnötige Routineaufgaben, die dir zum Schluss auf die Füße fallen können. Dabei wirkt sich das Ganze langfristig nicht nur auf dich und dein Team aus, sondern auf das komplette Unternehmen. Zeitkritische und große Projekte werden nämlich verzögert oder nicht bewältigt, weil der Umfang der zu erledigenden Aufgaben einfach zu hoch ist. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt außerdem auf, dass „Arbeit rund um die Arbeit“ zu unausgewogener Arbeitsbelastung und langen Arbeitszeiten führt. Ein gestresstes Team ist auf Dauer kontraproduktiv und die Burnout-Gefahr steigt damit zunehmend. Gleichzeitig bleibt die Produktivität und Zufriedenheit auf der Strecke.

Die Ursache für die Unzufriedenheit und Stress im Team resultiert an dem Mangel an Übersichtlichkeit und Orientierung. Durch die vielen Tools und ständige Vernetzung sind viele Arbeitnehmer einfach erschöpft. Um dem entgegenzuwirken bedarf es vor allem Klarheit und optimierte Prozesse. Ein Umdenken im Projektmanagement, also eine Veränderung der Art und Weise, wie die Arbeit innerhalb von Teams koordiniert wird, kann eine signifikante Verbesserung deines Workflows bedeuten. Hier kommt das agile Projektmanagement ins Spiel, zum Beispiel in Form von Scrum oder Kanban: Bei dem Ansatz der agilen Methoden wird die Arbeit auf kleine, bereichsübergreifende Teams verteilt, deren Ziele aufeinander abgestimmt sind. Die Arbeit geschieht iterativ, kollaborativ und mithilfe von kontinuierlichen Tests. Laut einer Analyse der Harvard Business Review führt dies zu höherer Produktivität, mehr Motivation, schnelleren Markteinführungszeiten und weniger Risiken. Und der Ansatz bietet vor allem die Chance, einen flexibleren und effektiveren Arbeitsplatz zu schaffen, so dass die „Arbeit rund um die Arbeit” verhindert wird.

Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand festgelegt, nur der Umfang ist variabel. Als Team durchläuft ihr alle Phasen einer Iteration und der Prozess wird fortlaufend verbessert. Die „Arbeit rund um die Arbeit” sollte im bestenfalls so gar nicht entstehen oder auf ein Minimum reduziert werden. Alle Anforderungen werden kontinuierlich erfasst, z. B. durch Backlogs und die Ergebnisse werden im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet. So hat das Team stets den Überblick, managt sich selbst und übernimmt zusammen die Verantwortung. Was im Vergleich zum klassischen Projektmanagement besonders vorteilhaft ist: Die Kommunikation konzentriert sich auf kurze, tägliche Meeting und wenig Dokumentation. Die Flut an Mails und der unnötige Workload, der dadurch entsteht, fällt weg, so dass deine Konzentration voll und ganz auf deine Ziele gerichtet werden kann. Wie du das Ganze in die Praxis bringen kannst? Workmanagement-Tools wie Asana können dir bei der Umsetzung helfen. 

Passt das agile Projektmanagement eigentlich zu dir und deinem Team? Und wie wird der Ansatz in verschiedenen Unternehmen umgesetzt? Spannende Fallbeispiele sowie eine Reihe an Informationen und Tipps findest du im ausführlichen Bericht von Asana.

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